Per chi: Admin, Admin HR
Configura la pianificazione dei turni e le politiche di assenza per gestire gli orari di lavoro e le richieste di ferie dei tuoi dipendenti.
Questa guida copre gli argomenti trattati nella tua seconda sessione di implementazione Kenjo.
Attivare i dipendenti per la pianificazione dei turni
Prima di poter pianificare un turno, ogni dipendente deve essere attivato singolarmente per la pianificazione. Finché un dipendente non è attivo, non compare nella vista Programmazioni e non puoi assegnargli nessun turno.
Per attivare un dipendente:
Apri il profilo del dipendente e vai su Azioni.
Clicca su Attiva Piano Turni.
Imposta la stazione, l'area di lavoro e il ruolo (puoi assegnare anche più di un ruolo).
Suggerimento:
Questa attivazione va fatta una sola volta per dipendente. Una volta attivato, il dipendente resta disponibile per la pianificazione anche nelle settimane successive.
Creare i turni
Da Pianificazione turni > Programmazioni vedi tutti i dipendenti attivati, con le ore già pianificate per ciascuno. Puoi passare dalla vista settimanale a quella mensile in qualsiasi momento.
Creare un turno cliccando sul calendario
Clicca direttamente su un giorno per aprire la creazione rapida. Puoi definire:
L'ora di inizio, l'ora di fine e la durata della pausa.
La posizione, il ruolo e il dipendente.
Il campo con la stella è obbligatorio; gli altri campi sono facoltativi.
Creare turni in blocco e con i modelli
Con il pulsante (+) puoi creare più turni contemporaneamente: imposta l'ora di inizio, l'ora di fine, la pausa, i giorni della settimana (per esempio lunedì, martedì, mercoledì e sabato) e seleziona più dipendenti in una sola volta. Kenjo crea automaticamente un turno per ogni combinazione di giorno e dipendente selezionati.
Per riutilizzare uno schema ricorrente, clicca su Nuovo modello, assegna un nome modello (per esempio "mattina driver") e definisci orario e pausa (per esempio dalle 8:00 alle 16:00 con 30 minuti di pausa). Il modello creato può poi essere applicato a qualsiasi giorno del planning.
Creare un turno con l'assistente IA
Scrivi un prompt in linguaggio naturale (per esempio "Crea un turno mattino per Andrea per il 22 luglio come driver nella posizione Berlino") e l'assistente di intelligenza artificiale genera il turno corrispondente. Puoi sempre modificarlo prima di pubblicarlo.
Gestire i conflitti e pubblicare i turni
Se il ruolo assegnato a un turno non corrisponde al ruolo del dipendente, Kenjo segnala un conflitto. Questo non impedisce la pubblicazione del turno: è solo un avviso. Puoi filtrare il planning per visualizzare solo i turni in conflitto.
I turni appena creati sono visibili solo agli amministratori. Per renderli visibili ai dipendenti, clicca su Pubblica: solo a quel punto il turno viene notificato al dipendente e appare nel suo calendario personale.
Dal menu Azioni puoi anche cancellare la programmazione dei turni selezionati per ricominciare da zero, senza dover eliminare l'intero planning.
Usare i turni aperti
Un turno aperto è un turno creato senza assegnarlo a nessun dipendente. I dipendenti possono candidarsi per prenderlo. Hai due opzioni per l'assegnazione:
Opzione | Comportamento |
Consenti approvazione necessaria | Il dipendente richiede di lavorare quel turno, ma un amministratore deve approvarlo prima che venga assegnato. |
Consenti assegnazione automatica al primo candidato | Il turno viene assegnato automaticamente al primo dipendente che si candida, senza bisogno di approvazione. |
I turni aperti sono comodi per coprire un'assenza dell'ultimo minuto. Se questa funzionalità non serve alla tua organizzazione, puoi semplicemente non creare turni aperti.
Configurare le impostazioni di pianificazione
Da Pianificazione turni > Impostazioni puoi personalizzare:
Notifiche: attiva l'invio automatico di una notifica al dipendente quando pubblichi i suoi turni.
Visualizzazione: scegli se mostrare l'orario o la durata del turno, se mostrare le festività e le indisponibilità nel calendario, e se mostrare i dati reali di presenza per confrontare il piano con le ore effettivamente lavorate.
Sedi, aree di lavoro, ruoli e tag: aggiungi o elimina le sedi, le aree di lavoro, i ruoli e i tag usati nella pianificazione. Una nuova sede va prima creata nella sezione Presenze prima di comparire qui.
Pause: se attivato, la pausa viene dedotta automaticamente dalla durata del turno, così il piano mostra il tempo di lavoro realmente previsto.
Scambio dei turni: permetti ai dipendenti di accedere ai turni degli altri (di tutti o solo di alcuni dipendenti specifici) e di scambiarseli direttamente dall'app mobile Kenjo.
Disponibilità: se attivato, i dipendenti ricevono un'email periodica (per esempio ogni due settimane) per indicare la loro disponibilità o indisponibilità. È solo un'informazione: non impedisce di pianificare un dipendente in un giorno segnato come indisponibile.
Conflitti e automazioni: imposta i limiti legali di riposo tra due turni e gli altri controlli automatici sui turni sovrapposti.
Pianificazione della capacità: funzionalità pensata per le organizzazioni con un piano tariffario avanzato, per pianificare e monitorare la copertura dei turni durante la settimana.
Consultare e gestire le richieste di assenza
La gestione delle assenze è la parte più articolata di Kenjo: richiede attenzione alla maturazione dell'indennità, al riporto dei saldi e alla corretta configurazione della detrazione oraria.
Nella sezione Ferie e permessi, la scheda Personale mostra solo le tue eventuali richieste come amministratore; la scheda Azienda mostra tutte le politiche e le richieste dei dipendenti, con filtri per tipo di ferie, azienda, divisione, team, ufficio e stato del dipendente.
Nella scheda Richieste puoi vedere le richieste inviate dai dipendenti e accettarle o rifiutarle. Nella scheda Panoramica vedi tutte le richieste con il relativo stato (inviato, accettato, rifiutato o annullato) e puoi filtrare per stato e tipo.
Creare una nuova politica di assenza
Una politica di assenza definisce le regole di un tipo di assenza: chi può richiederla, come viene calcolato il saldo e come viene dedotta dalla busta paga. In Ferie e permessi > Impostazioni trovi due categorie principali, pagato e non pagato, oltre ad altri tipi predefiniti per l'Italia. Non è necessario configurarli tutti: crea solo le politiche di cui la tua azienda ha davvero bisogno.
Per creare una politica, clicca su Aggiungi nuova politica e imposta:
Nome della politica (per esempio "Ferie"). Non è possibile creare due politiche con lo stesso nome.
Visibilità: se attivata, i dipendenti possono vedere le richieste di ferie dei colleghi.
Indennità definita in giorni o in ore (di norma in giorni).
Tipo: fissa (un numero specifico di giorni, per esempio 22 giorni l'anno per le ferie) oppure illimitata (tipica per la malattia).
Ciclo annuale: la data in cui si rinnova l'indennità ogni anno (per esempio il 1° gennaio).
Documento collegato (facoltativo): utile per esempio per la malattia, per richiedere un giustificativo.
Configurare la maturazione dell'indennità
La maturazione stabilisce quando il dipendente riceve i giorni della sua indennità. Hai tre opzioni:
Metodo | Comportamento (esempio con 22 giorni l'anno) |
Assegnazione all'inizio del ciclo | Il dipendente riceve tutti i 22 giorni il 1° gennaio. |
Credito mensile a fine mese | Il dipendente riceve 1,83 giorni alla fine di ogni mese. |
Credito mensile a inizio mese | Il dipendente riceve 1,83 giorni all'inizio di ogni mese. |
Applicare un permesso extra per anzianità
Puoi assegnare giorni aggiuntivi in base agli anni di servizio: per esempio, se un dipendente ha lavorato 3 anni nella tua azienda, può ricevere 3 giorni di permesso extra in più. Questa impostazione è facoltativa: puoi anche saltarla.
Configurare la proratazione
La proratazione riduce proporzionalmente l'indennità di un dipendente che inizia o termina il contratto a metà ciclo, oppure che non lavora a tempo pieno.
Base della proratazione | Opzioni disponibili |
Data di inizio del dipendente | Nessuna proporzione, proporzione giornaliera o proporzione mensile. Esempio: un dipendente che inizia ad agosto non riceve tutti i 22 giorni, ma solo quelli proporzionali ai mesi di lavoro rimanenti nell'anno. |
Data di fine contratto | Stessa logica, applicata alla fine del contratto: se il dipendente lavora solo fino a marzo, riceve solo i giorni proporzionali a quel periodo. |
Orario settimanale del dipendente (part-time) | Proporzione basata sui giorni lavorativi settimanali o sulle ore lavorative settimanali. Un dipendente che lavora il 60% o l'80% delle ore di un full-time riceve, rispettivamente, il 60% o l'80% dell'indennità. |
Per i dipendenti part-time, la proporzione basata sulle ore settimanali è più precisa di quella basata sui giorni, perché riflette esattamente la percentuale di tempo lavorato.
Gestire il saldo negativo e il riporto
Consenti saldo negativo: se attivato, puoi impostare un limite (per esempio 10 o 20 giorni) oppure lasciarlo illimitato; se disattivato, il dipendente non può scendere sotto zero giorni disponibili.
Riporto: se attivato, permette di trasferire al ciclo successivo l'indennità non utilizzata, con un limite di giorni (per esempio 10) o senza limite, e con una data di scadenza opzionale (per esempio 3 mesi dopo l'inizio del nuovo ciclo, entro il 31 marzo).
Arrotonda il saldo a giorni pieni: disponibile, ma sconsigliato, perché rende più difficile capire con precisione quanti giorni residui ha un dipendente.
Capire la logica di detrazione
La detrazione stabilisce quante ore vengono sottratte al saldo del dipendente quando prende un giorno di assenza. È il punto più critico da configurare correttamente: un errore qui compromette la corretta generazione delle buste paga.
Detrazione basata su | Comportamento |
Orario di lavoro, con pianificazione turni attiva | Usa le ore contrattuali per la detrazione oraria (quelle nel profilo del dipendente). Questo è un problema con contratti irregolari, perché Kenjo non sa quali giorni erano pianificati, a meno che non utilizziate la pianificazione dei turni. |
Orario di lavoro, senza pianificazione turni | Usa il piano di lavoro fisso salvato nel profilo del dipendente. Se il dipendente ha un orario irregolare (per esempio lavora certi sabati), il sabato risulta comunque come giorno non lavorativo nel profilo e la ferie non può essere registrata correttamente quel giorno. |
Valore personalizzato (raccomandato se non utilizzate la pianificazione dei turni) | Imposti tu un numero di ore fisso (per esempio 8 ore) per i soli giorni realmente lavorativi. Devi selezionare esclusivamente quei giorni: se lasci selezionati anche sabato e domenica, quando il dipendente non lavora, Kenjo calcola 8 ore x 7 giorni = 56 ore invece delle 40 ore corrette (8 ore x 5 giorni). Allora quando mettete questa assenza a un dipendente, dovete solo scegliere i giorni in cui il dipendente avrebbe lavorato. |
Importante:
Se utilizzi la pianificazione dei turni, la detrazione basata sull'orario di lavoro è sempre la scelta più sicura, perché Kenjo usa i turni realmente pianificati invece di un piano fisso. Una detrazione impostata in modo scorretto porta a pagare troppo o troppo poco nella busta paga: verifica sempre questa impostazione prima di attivare una politica.
Configurare la richiesta, l'approvazione e le restrizioni
Per la richiesta delle assenze hai due opzioni: attiva l'approvazione richiesta se vuoi che il dipendente invii la richiesta su Kenjo e tu l'accetti o la rifiuti; disattivala se preferisci che solo Admin e Admin HR possano creare o modificare le richieste, mentre i dipendenti ti contattano direttamente.
Puoi inoltre:
Bloccare le richieste durante il periodo di prova del dipendente.
Permettere ai dipendenti di richiedere mezza giornata.
Aggiungere una restrizione per bloccare temporaneamente le richieste su una politica in periodi di alta attività (per esempio l'intero mese di dicembre).
Assegnare la politica ai dipendenti e modificare i saldi
Dopo aver creato una politica, vai sulla scheda Dipendenti e clicca su Assegna dipendenti (o Aggiungi tutti per assegnarla a tutta l'azienda). Imposta la data di applicazione: puoi scegliere la data di inizio del dipendente, la data di inizio del ciclo, oppure una data personalizzata. Kenjo calcola automaticamente i giorni spettanti in base a questa data.
Per modificare manualmente il saldo di un dipendente, vai su Ferie e permessi, sezione Azienda, e cerca il dipendente. Individua la voce relativa al tipo di assenza che ti interessa e scorri verso destra: troverai i tre puntini. Clicca sui tre puntini e seleziona Regola saldo. Da qui puoi aggiungere o togliere giorni e indicare un motivo per la modifica.
Creare politiche aggiuntive e consultare le risorse di supporto
La procedura per creare qualsiasi politica è essenzialmente la stessa. Le politiche a giorni limitati (ad esempio Ferie) seguono tutte la stessa logica di configurazione; allo stesso modo, le politiche a giorni illimitati (ad esempio Malattia) si configurano tutte secondo lo stesso schema. In entrambi i casi, presta particolare attenzione a due aspetti: la configurazione della detrazione e quella dell'approvazione, perché sono i punti più delicati e più soggetti a errori. Ricorda inoltre che non puoi creare due politiche con lo stesso nome.
Prima di finalizzare le tue politiche, consulta gli articoli e i video dedicati nel nostro Help Center: clicca sull'icona blu in basso a destra nell'app. Se l'assistente virtuale Kira non risolve il tuo dubbio, scrivi che vuoi parlare con una persona per essere messo in contatto con il team tecnico.
Domande frequenti
Un turno appena creato è subito visibile al dipendente?
No. Un turno è visibile solo agli amministratori finché non clicchi su Pubblica. Solo dopo la pubblicazione il dipendente riceve la notifica e il turno appare nel suo calendario.
Cosa succede se il ruolo assegnato a un turno non corrisponde al ruolo del dipendente?
Kenjo mostra un conflitto come avviso, ma questo non impedisce di pubblicare comunque il turno.
Devo configurare tutti i tipi di assenza disponibili in Kenjo?
No. Configura solo le politiche di cui la tua azienda ha davvero bisogno; non sei obbligato ad attivare gli altri tipi.
Come evito di calcolare male le ore quando uso un valore di detrazione personalizzato?
Seleziona solo i giorni in cui il dipendente lavora realmente. Se includi anche i giorni non lavorativi, per esempio sabato e domenica, il sistema calcola ore in eccesso e la busta paga risulterà sbagliata.
Posso creare due politiche di assenza con lo stesso nome?
No. Kenjo non permette di salvare una nuova politica se esiste già una politica attiva con lo stesso nome.