Ab dem 1. Januar 2027 kann sich kein Arbeitgeber in Deutschland mehr befreien lassen: Die Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV führst Du elektronisch und gibst sie bei Anforderung an den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) heraus. Dazu gehören zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen, A1-Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse und der Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs.
Gut zu wissen
Dokumente werden nicht über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) übermittelt. Du gibst sie nur bei Anforderung an den Prüfer heraus, auf dem Weg, den Du mit ihm abstimmst.
Papierunterlagen aus der Zeit vor 2022 musst Du nicht nachträglich digitalisieren. War Dein Unternehmen befreit, gilt das für Unterlagen vor 2027.
Kündigt die DRV eine Prüfung an, übermittelst Du oder Dein Lohnbüro die Lohn- und Buchhaltungsdaten (euBP) aus systemgeprüfter Software, zum Beispiel DATEV.
So unterstützt Dich Kenjo mithilfe von SmartDocs (geplant ab Dez 26)
BVV einmal aktivieren: Ein Admin schaltet es ein, und Kenjo legt einen BVV-Bereich und ein Starterset an Tags/Markierungen an, die nur HR sieht.
Tags als „BVV-relevant“ markieren: Das gilt auch für Dokumente, die Du bereits hochgeladen hast. Ergänze den Zeitraum jedes Dokuments, einzeln oder für viele auf einmal.
Dokumente ehemaliger Mitarbeiter behalten: Ist BVV aktiv, bleiben Dokumente mit BVV-Tag bis zum Ende des fünften Jahres nach dem Austritt in Kenjo, auch wenn Du den Mitarbeiter löschst.
Alles an einem Ort prüfen: alle BVV-Dokumente, auch die ehemaliger Mitarbeiter.
Für die Prüfung herunterladen: pro Mitarbeiter (ab Dezember 2026), danach pro Firma und Prüfzeitraum (ab Januar 2027).
Dateinamen: Deine vorhandenen Dateien musst Du nicht umbenennen. Beim Download erzeugt Kenjo Dateinamen nach den Regeln der DRV, aus Dokumentart, Name und Zeitraum (zum Beispiel „immatrikulation-mustermann_max-2026-10_2027-03.pdf“), und legt eine Übersichtstabelle mit allen Dokumenten bei. Der Tag-Name wird zur Dokumentart. Wähle also eindeutige Tag-Namen.
Was Du jetzt schon tun kannst
Deaktiviere ausgeschiedene Mitarbeiter, statt sie zu löschen. Wer heute einen Mitarbeiter löscht, löscht auch seine Dokumente.
Nutze einen eindeutig benannten Tag pro BVV-Dokumentart.
Lade jedes Dokument als eigene Datei hoch.
Bewahre die Papieroriginale unterschriebener Formulare auf (zum Beispiel den Befreiungsantrag bei Minijobs), wenn keine qualifizierte elektronische Signatur vorliegt.
Lass Dir von Deinem Lohnbüro oder Steuerberater bestätigen, dass die euBP-Daten übermittelt werden.
Fragen? Schreibe einfach unserem Support via Chat. Wir helfen Dir gern.
Dieser Artikel enthält Produktinformationen, keine Rechtsberatung. Wie die Regeln für Dein Unternehmen gelten, kann Dir Dein Steuerberater bestätigen.
Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elektronisch zu übermitteln. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.