In Kenjo kannst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren. Bevor du diese Funktion nutzen kannst, musst du in den Einstellungen alle für dein Unternehmen relevanten Abwesenheitsarten, sowie deren Richtlinien hinzufügen. 


Anlage der Abwesenheitsarten


Lege zunächst über das + Symbol alle für dein Unternehmen relevanten Abwesenheitsarten an. 

Häufig verwendete Abwesenheitsarten sind zum Beispiel: 

  • Krankheit

  • Urlaub 

  • Homeoffice

  • Mutterschutz

  • Elternzeit

  • Kind krank

  • Weiterbildung 

  • Sabbatical 

  • Sonderurlaub (Umzug, Heirat, Todesfall, etc.) 


Du kannst beliebig viele Abwesenheitsarten in Kenjo hinterlegen und schaffst somit volle Transparenz in diesem Bereich. 


Sobald du alle Abwesenheiten angelegt hast, geht es nun an die Grundeinstellungen der Abwesenheit: 

  1. Arbeitszeit: Lege fest ob die Abwesenheitsart Arbeitszeit ist und somit für Mitarbeiter gedacht ist, die außer Haus sind (zum Beispiel Homeoffice, Weiterbildung, etc.) oder ob die Abwesenheitsart keine Arbeitszeit ist (zum Beispiel Urlaub, Krankheit, etc.).

  2. Sichtbarkeit der Abwesenheitsart: Hier kannst du einstellen, ob die Abwesenheitsart für die Kollegen des abwesenden Mitarbeiters sichtbar ist. Die Abwesenheit als solches ist zwar im Kalender eingetragen aber nur der Mitarbeiter selbst, Admins und der Manager des Mitarbeiters können die Art sehen. 

  3. Abwesenheiten Dokumente: Hier kannst du deinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben Dokumente zur Abwesenheit hochzuladen. Dies empfiehlt sich bei zum Beispiel Krankheit, Mutterschutz oder Fortbildung. 


Nun hast du alle grundlegenden Einstellungen zu den Abwesenheiten vorgenommen und kannst die einzelnen Richtlinien verwalten. 



Füge eine neue Richtlinie hinzu, indem du auf das + Symbol klickst. Du kannst einer Abwesenheitsart beliebig viele Richtlinien hinzufügen. 


Definition der Richtlinien:


  • Name: Lege zunächst fest wie die Richtlinie heißen soll (Beispiel: Abwesenheitsart “Sonderurlaub” - Richtlinie “Umzug” oder Abwesenheitsart “Urlaub” - Richtlinie “Urlaub 30 Tage).
  • Wähle nun den Beginn der Berechnung. Dies ist üblicherweise der erste Januar und relevant für alle Richtlinien mit einer Anzahl von Tagen (zum Beispiel Urlaub).
  • Wähle nun die Bildung des Anspruches aus:
    • Basierend auf den Arbeitstagen pro Woche, gebildet pro Monat oder Jahr: Diese Auswahl wird meistens bei der Abwesenheitsart Urlaub gewählt. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Jahr gewährt wird. Bei Teilzeitkräften oder Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, rechnet Kenjo somit automatisch den Urlaubsanspruch für dich aus. 
    • Unbegrenzt: Diese Auswahl bedeutet, dass dem Mitarbeiter kein Limit bei der Richtlinie hinterlegt wird. Diese Auswahl wird meist bei zum Beispiel Krankheit oder Homeoffice gewählt.
    • Jährlich fixer Wert: Falls es sich nicht wie in der ersten Auswahl um einen Wert handelt, der von der Unternehmenszugehörigkeit oder der wöchentlichen Arbeitsstunden abhängt, kannst du einen jährlich fixen Wert wählen. Dies bietet sich vor allem für Sonderurlaub wie zum Beispiel Umzug oder Heirat an. 

Falls du eine nicht unbegrenzte Richtlinie einstellst, kannst du nun als nächstes die Anzahl der Tage wählen. 

  • Wenn deine Richtlinie auf Arbeitstagen pro Woche basiert kannst du nun auswählen ob:
    • diese im voraus  
    • oder monatlich berechnet werden. 


Eine Auswahl des Übertrags in das nächste Jahr kannst du ebenfalls tätigen, wenn die Abwesenheit nicht unbegrenzt ist. Wähle hier noch das Datum der Übertragsgrenze (zum Beispiel 31.03. für Urlaub) sowie die maximalen Tage (zum Beispiel fünf für Urlaub) aus.

Zum Schluss kannst du noch auswählen, ob deine Richtlinie eine Genehmigung beinhaltet. Abwesenheiten können immer von den Managern des Mitarbeiters oder einem Admin genehmigt werden.