In Kenjo kannst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren. Aktiviere dazu zunächst unter Einstellungen die Funktion Abwesenheiten. Ein neues Flugzeugsymbol erscheint im Menü auf der linken Seite der Homepage.  

TABLE OF CONTENTS

• Genehmigungen

• Einen Genehmigenden delegieren

• Erstellen von Abwesenheitsarten
• Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien
• Zweistufige Genehmigung
• Weitere wichtige Informationen

Genehmigungen

Standardmäßig ist der Genehmigende für die Freizeit eines Mitarbeiters dessen Vorgesetzter (berichtet an). Wenn Sie einen Genehmigungsprozess mit zwei Schritten konfiguriert haben, wird der Vorgesetzte der Genehmigende im ersten Schritt sein.

Wenn du andere Mitarbeiter als Freizeitgenehmigende auswählen möchtest, sollst du die Rolle des Freizeitgenehmigenden aktivieren hinzufügen.

Einmal aktiviert, können Sie zum Profil eines Mitarbeiters navigieren und auswählen, wer deren Freizeitgenehmigung erteilen wird. Bitte beachten Sie, dass deren Vorgesetzter ebenfalls die Anfrage erhalten wird.

Wenn du einen Workflow konfigurieren möchtest, sodass der Genehmigende für Freizeit eine E-Mail erhält, wenn eine neue Anfrage gestellt wird, navigiere zu Einstellungen > Workflow > Zeit-Workflow erstellen/bearbeiten, bei dem das Objekt = Freizeit ist > füge den Aktionstyp E-Mail-Benachrichtigung hinzu und wähle als Empfänger = Freizeitgenehmigenden aus.

Einen Genehmigenden delegieren

Durch Aktivierung dieser Funktion können Vorgesetzte einen Kollegen bestimmen, der Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter genehmigt oder ablehnt, wenn sie selbst abwesend sind.

Hinweis: Wenn niemand festgelegt wird, ist der Vorgesetzte des Vorgesetzten für die Bearbeitung dieser Anträge verantwortlich.

Um diese Funktion zu aktivieren, bitte folge den nächsten Schritten:

• Unter Einstellungen > Übersicht > Funktionen > Freizeit > Einstellungen, aktiviere den Umschaltknopf, um delegierte Genehmigung zu erlauben.

Um einen delegierten Genehmigenden zuzuweisen, bitte folge den nächsten Schritten:

• Unter Personen > Verzeichnis > Wähle einen Mitarbeiter aus > Persönlich > Delegierter Genehmigender, wähle einen Mitarbeiter als delegierten Genehmigenden gemäß den Anforderungen aus.

Erstellen von Abwesenheitsarten

Zunächst musst du alle für dein Unternehmen relevanten Arten von Abwesenheitsarten erstellen. 

• Klicke auf das (+) Symbol
• Trage den Namen der Abwesenheit ein
• Klicke auf ERSTELLEN 

Es erscheint ein neues Fenster, in dem du die folgenden Einstellungen vornehmen kannst:

• Farbe: Wähle eine Farbe, um diese Abwesenheitsart in anderen Funktionen, z. B. in deinem Kalender, hervorzuheben. Wir empfehlen, für jede Abwesenheitsart eine andere Farbe zu verwenden. Hinweis: Die Farbe der Abwesenheitsart ist nur dann für das gesamte Unternehmen sichtbar, wenn diese Abwesenheitsart öffentlich ist (siehe "Sichtbarkeit der Abwesenheitsart"). 

• Aktivitätstyp: Wähle eine der drei im Dropdown-Menü angezeigten Optionen aus, je nachdem, wie du die Abwesenheitsart konfigurieren möchtest. Hinweis: Diese Auswahl wird auf alle Richtlinien angewendet, die du unter dieser Abwesenheitsart erstellen wirst.
  
  • Keine Arbeitszeit, bezahlt: Diese Option kann gewählt werden, wenn es sich um nicht geleistete Arbeitszeit handelt, die aber dennoch an den Arbeitnehmer gezahlt wird, z. B. Urlaub, Krankheit oder andere Leistungen, die du in Betracht ziehst.
  • Keine Arbeitszeit, unbezahlt: wie Sonderurlaub oder Sabbatical, usw.
  • Arbeitszeit, bezahlt: dies kann zum Beispiel bei einer Home Office-Abwesenheitsart gewählt werden

• Sichtbarkeit der Abwesenheitsart: Wenn du diese Option nicht aktivierst, sehen nur der Mitarbeiter, der abwesend ist, der Vorgesetzte und die Verwaltung im Kalender, warum er abwesend ist, und nicht die anderen Kollegen. Es wird empfohlen, die Abwesenheitsart öffentlich zu halten, wenn es sich um Krankheit, Urlaub oder ähnliche Arten von Abwesenheit handelt.
  

• Dokumente hinzufügen: Hier kannst du deinem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Dokumente über seine Abwesenheit hochzuladen. Dies wird für Krankheit, Elternzeit oder Weiterbildung empfohlen. 

• Begründete/ Unbegründete Abwesenheit: Wähle aus, wie die Art der Abwesenheit im Dashboard der Abwesenheitsrate angezeigt werden soll. Begründete Abwesenheiten werden nicht als Abwesenheitszeit gewertet, während nicht begründete Abwesenheiten als Abwesenheitszeit gewertet werden.
  
  • Begründete Abwesenheit - wenn der Antrag im Voraus/am Tag der Abwesenheit bewilligt wurde.
  • Unbegründete Abwesenheit - wenn ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, ohne einen Grund für seine Abwesenheit anzugeben oder seinen Arbeitgeber über seine Abwesenheit zu informieren.
  • Nur mit Anlage - wenn die Abwesenheit ungerechtfertigt ist, bis der Arbeitnehmer einen Nachweis über seine Abwesenheit erbringt.

Nach Abschluss dieses Teils hast du alle grundlegenden Einstellungen für die Freistellung vorgenommen und kannst nun die einzelnen Richtlinien verwalten.

Erstellen von Abwesenheitsrichtlinien

Um zu erfahren, wie du Abwesenheitsrichtlinien erstellt, besuche diesen Artikel. 

Zweistufige Genehmigung

Für Abwesenheitsrichtlinien, bei denen die Option "Genehmigung erforderlich" aktiviert ist, kannst du einen zweistufigen Genehmigungsprozess einrichten. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

Weitere wichtige Informationen

• Zuordnung von Abwesenheiten
• Best Practice: Beispiele für die Einrichtung der Abwesenheitsarten für
  • Spanien
  • Deutschland
• Was tun mit der freien Zeit vor Jahresende?