Kenjo bietet dir die Möglichkeit Zeiten zu erfassen, egal ob ein Mitarbeiter nach Stundenlohn abgerechnet wird oder ein Fixgehalt erhält. 

Diese Funktion kann im Admin Bereich für einzelne Mitarbeiter aktiviert werden. 


Die Zeiterfassung kannst du entweder direkt bei Anlage des neuen Mitarbeiters aktivieren oder später im persönlichen Bereich eines Mitarbeiters einstellen. 


Sobald die Funktion aktiviert ist sieht sowohl der Mitarbeiter als, auch der Admin oder Vorgesetzte einen zusätzlichen Menüpunkt im persönlichen Profil. 



Als Grundlage für das Erfassen von Anwesenheiten dient die wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters in Stunden sowie die eingestellten Arbeitstage pro Woche, welche in den persönlichen Einstellungen des Mitarbeiters vorgenommen werden können. 


Berechnung der erwarteten Stunden

Die erwarteten Stunden basieren auf dem Arbeitsplan und den wöchentlich erwarteten Stunden. Die wöchentlichen Stunden werden an jedem Arbeitstag pro Woche gleichmäßig verteilt und dann mit den Arbeitstagen in jedem Monat multipliziert. Beispielsweise wird erwartet, dass ein Mitarbeiter mit 24 Wochenstunden und einem Arbeitsplan, der aus Montag, Dienstag und Mittwoch besteht, an jedem der drei Tage 8 Stunden arbeitet. Im einem Februar ergibt dies 96 erwartete Stunden; 3 x 8 x 4 = 96.


Der Mitarbeiter kann nun auf Grundlage dieser Anwesenheitseinstellungen seine Zeiten eintragen und der Vorgesetzte kann diese genehmigen. 

Außerdem erhält der Mitarbeiter eine Übersicht von den gearbeiteten Stunden sowie den eventuell angefallenen Überstunden. 


Anwesenheiten eintragen


Gebe die Start- und Endzeit deines Arbeitstages sowie jede Pause ein. Für eine längere Pause kannst du einfach 2 oder mehr Zeitfenster pro Tag über das Symbol + erfasse. Du kannst auch einen Kommentar pro Zeitfenster hinzufügen. Bitte vergesse nicht deine Daten zu speichern, wenn alles vorhanden ist.

 


Mitarbeiter mit einem Stundenlohn


Um das richtige Monatsgehalt für deine stündlich bezahlten Mitarbeiter zu erhalten, kombiniert unsere Gehaltsabrechnung die eingetragenen Stunden pro Monat mit dem eingegebenen Stundengehalt. Solange der aktuelle Monat nicht geschlossen ist, wird eine Prognose basierend auf den erwarteten Stunden angezeigt.


Exportieren eines Arbeitsplans


Wenn du einen Export des Arbeitsplans benötigst, klicken einfach oben auf [...]> Exportieren. Damit werden alle deine Daten als docx-Datei heruntergeladen.


Genehmigung der Anwesenheit durch den Manager


Das Genehmigungssystem für die Anwesenheit ist mit dem Feld "Berichtet an" verbunden.  Es liegt in der Verantwortung deiner Manager, die Anwesenheiten deren Mitarbeiter zu genehmigen. Gehe hierzu zum Profil des Mitarbeiters > Anwesenheiten und klicke auf die Schaltfläche "Genehmigen". 

Alternativ kannst Sie alle Anwesenheiten genehmigen, indem du auf [...]> "Alle genehmigen" klickst.




Als Admin hast du zusätzlich den Menüpunkt Zeiterfassung Übersicht, um alle Anwesenheiten der Mitarbeiter auf einen Blick zu erhalten.


Zeiterfassung Übersicht



In diesem Bereich können Profile mit der entsprechenden Berechtigung die gearbeiteten Stunden per Woche und per Monat einsehen. Die Zeiten haben unterschiedliche Hintergrundfarben, welche dir eine bessere, visuelle Darstellung bezüglich der erwarteten und der geleisteten Stunden bieten sollen: 


  • Grün: Wenn die erwarteten Stunden den geleisteten Stunden entsprechen.
  • Gelb: Wenn die geleisteten Stunden über den erwarteten Stunden liegen.
  • Grau: Wenn die geleisteten stunden unter den erwarteten Stunden liegen.


Vorgesetzte können nur die Stunden ihrer Mitarbeiter sehen.