Verstehen des Anwesenheits Widgets

Zusätzlich zur Zeiterfassung im Bereich Anwesenheiten im jeweiligen Mitarbeiterprofil, soll das "Meine Anwesenheiten Widget" deinen Mitarbeiten helfen, ihre Arbeitszeiten schneller zu erfassen. 

Sobald du die Zeiterfassung aktiviert hast, kannst du auch das entsprechende Widget unter Einstellungen > Home Widgets > Meine Anwesenheiten aktivieren.  

Du kannst deinen Mitarbeitern folgende Optionen der Zeiterfassung über das Widget ermöglichen: 

• Manuelle Erfassung 
• One-Click-Zeiterfassung

Manuelle Erfassung

Um die manuelle Erfassung zu aktivieren, folge den nachstehenden Schritten: 

• Gehe zu Einstellungen > Home-Widgets > Meine Anwesenheiten 
• Klicke auf Einstellungen 
• Wähle die Manuelle Erfassung aus 

Mit Auswahl dieser Option können die Mitarbeiter ihre Zeiten über das Widget selbst erfassen. Auch mehrere Schichten können hier erfasst werden. 

Hinweis: 

• Wenn Mitarbeiter versuchen die maximale Schichtlänge zu überschreiten, wird eine Nachricht erscheinen, die auf die maximale Stundenanzahl pro Schicht hinweist. Der SPEICHERN Knopf wird auch deaktiviert.
• Eine Schicht muss gespeichert werden bevor eine weitere Schicht hinzugefügt werden kann.
• Wenn der Mitarbeiter eine Abwesenheit angefragt hat, wird ein Punkt neben dem dazugehörigen Zeiteintrag erscheinen.

One-Click-Zeiterfassung

Um die One-Click-Zeiterfassung zu aktivieren, folge bitte den nachstehenden Schritten: 

• Gehe zu Einstellungen > Home-Widgets > Meine Anwesenheiten
• Klicke auf Einstellungen 
• Wähle die One-Click-Zeiterfassung aus

Mit Auswahl dieser Option kann der Mitarbeiter mit Klick auf Einchecken seine Schicht beginnen. Sobald die Schicht zu Ende ist, kann der Mitarbeiter diese über den Auschecken beenden. Mitarbeiter können ebenso mehrere Schichten sowie Pausen erfassen. 

Hinweis: Das One-Click-Zeiterfassung Widget ist in der mobilen Version (https://m.kenjo.io/) nicht verfügbar, es sei denn, du richtest das System wie im folgenden Abschnitt beschrieben ein.

Überschneidungen von erfassten Zeiten und Abwesenheiten verhindern

Wenn ein Nutzer eine stundenbasierte Abwesenheit angefragt hat und gleichzeitig das One-Click-Zeiterfassung Widget nutzt, ist es möglich, dass Abwesenheit und Anwesenheit sich überschneiden. Um dies zu verhindern, wird das System die überschneidende Schicht in mehrere Zeiteinträge aufteilen. 

Lass uns zum Beispiel annehmen, dass ein Mitarbeiter sich um 9:00 Uhr eincheckt und um 13:00 Uhr wieder aus. Der Mitarbeiter hat aber eine Abwesenheit von 10:00 - 11:00 hinterlegt. Wenn der Mitarbeiter nicht um 10:00 Uhr auscheckt, um seine Abwesenheit anzutreten und um 11:00 Uhr wieder ein ist eine Überlappung unumgänglich.

Um eine Überlappung zu verhindern wird das System die Schicht automatisch in zwei Schichten, eine von 9:00 bis 10:00 und eine von 11:00 bis 13:00 Uhr teilen. Eine Information wird erscheinen, um auf die Änderung aufmerksam zu machen.

Diese Funktion berücksichtigt auch die maximale Schichtlänge. Um zu erfahren wie du diese einrichten kannst lese den Artikel Anwesenheit, Zeitbegrenzungen & Erinnerungen.

Lass uns das gleiche Beispiel noch einmal betrachten aber diesmal beträgt die maximal Schichtlänge 01:30 Stunden. Weil eine Schicht nicht länger als eineinhalb Stunden sein kann, teilt das System die Anwesenheitseingabe automatisch entsprechend auf, wobei die stündliche Abwesenheit berücksichtigt wird. Das sieht dann etwa so aus:

09:00 - 10:00 Schicht

10:00 - 11:00 Stündliche Abwesenheit
11:00 - 12:30 Schicht
12:30 - 13:00 Schicht

Eine Benachrichtigung wird erscheinen, diese kann aber nicht bearbeitet werden. Wenn ein Fehler vorgefallen ist, muss der Mitarbeiter einen Admin kontaktieren, damit der Admin die Zeiten korrigieren kann.

Beachte: Pausen werden in beiden Szenarien berücksichtigt.

Berechtigungen zum Bearbeiten der Anwesenheitsübersicht einschränken

Standardmäßig haben Mitarbeiter die Berechtigung, ihre eigene Anwesenheitsübersicht und die ihrer Mitarbeiter unter Personen > Verzeichnis > Mitarbeiterprofil > Anwesenheit zu bearbeiten, unabhängig davon, welche Methode zur Eingabe der Anwesenheit verwendet wird.

Wenn du die Berechtigung zum Bearbeiten der Eingabe der Anwesenheit einschränken möchtest, führe bitte einfach die nächsten Schritte aus:

• Erstelle ein benutzerdefiniertes Profil, beispielsweise mit dem Namen 'One-Click-Zeiterfassung', mit der aktivierten Option Zeiten nur über One-Click-Zeiterfassung Widget erfassen im Bereich Zeiterfassung. Bei dieser Aktivierung werden die folgenden Optionen automatisch deaktiviert
  • Eigene Anwesenheitsübersicht bearbeiten
  • Zeiterfassung Übersicht von ausgewählten Mitarbeitern bearbeiten
  • Zeiterfassung Übersicht von allen Mitarbeitern bearbeiten

• Klicke auf Speichern, um die Änderungen für das neue benutzerdefinierte Profil zu übernehmen
• Ordne jetzt das Profil den Mitarbeitern unter dem Abschnitt Mitglieder zu

Für das obige Beispiel gelten die folgenden Bedingungen: 

• Albert Bishop kann seine Anwesenheit nur über das One-Click-Widget auf dem Desktop und in der mobilen Version  erfassen
• Um Änderungen an der Anwesenheitsübersicht vorzunehmen, muss er sich an seinen Vorgesetzten/HR wenden

Wenn du die Geolocation aktivieren möchtest, um den Standort deiner Mitarbeiter zu verfolgen, wenn sie ihre Anwesenheit über ihr Mobiltelefon übermitteln, lies unseren Artikel Aktivierung Geolocation.