Anwesenheit, Zeitbegrenzungen & Erinnerungen

Um zu verhindern, dass deine Mitarbeiter Überstunden machen, kannst du die Länge ihrer Schichten oder die täglichen Arbeitszeiten verwalten. Du kannst auch eine Pausenerinnerung für deine Mitarbeiter einstellen.

Diese Einstellungen wirken sich jedoch nur auf Benutzer aus, die keine Admins oder HR-Admins sind, da deren Standardwerte für die maximale Schichtlänge und die maximalen täglichen Stunden 16 bzw. 24 Stunden betragen.

Um die Zeitlimits und Erinnerungen zu aktivieren gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen und klicke auf Zeitbegrenzungen & Erinnerungen.

Maximale Schichtlänge: 

Bewege die Pfeile nach oben und unten, um die maximale Zeitdauer für eine Schicht festzulegen. Hinweis: Die maximale Schichtlänge kann nicht höher als 16 Stunden sein, sonst wird sie vom System automatisch überschrieben.

Tägliche Stunden begrenzen: 

Schalte den grauen Schalter ein, um die Gesamtzahl der Stunden zu begrenzen, die Mitarbeiter pro Tag erfassen dürfen. Sobald es aktiv ist, kannst du folgendes festlegen:

• Maximale Stunden pro Tag: Bewege die Pfeile nach oben und unten, um die Stunden einzustellen, die deine Mitarbeiter pro Tag arbeiten sollen. Diese können nicht höher als 24 Stunden sein, sonst werden sie automatisch vom System überschrieben.

Beachte: Deine maximale Schichtlänge kann nie höher sein als deine maximale Stundenzahl pro Tag. Wenn dies geschieht, ändert sich der Wert der maximalen Schichtlänge automatisch, um dem Wert der maximalen Stunden pro Tag zu entsprechen.

Pausenerinnerung: 

Schalte den grauen Schalter ein, um ihn zu aktivieren.

Wenn du diese Funktion aktiviert hast passiert folgendes: 

• Erinnert die Mitarbeiter daran, ihre Pause einzugeben, wenn die Schichtlänge überschritten wird: Anzahl der Stunden die erfasst werden, bevor ein Mitarbeiter an seine Pause erinnert wird.n.
  
• Empfohlene Pausenlänge: Wert der empfohlenen Pausenlänge wird automatisch bei dem Mitarbeiter eingetragen. 
• Pausenerinnerungs-Nachricht: Nachricht, die die Mitarbeiter erhalten wenn die Pausenerinnerung aktiviert ist. Klicke auf Vorschau und Bearbeiten um diese zu sehen oder anzupassen. 

Zeitbegrenzungen und Erinnerungsansicht 

Sobald du die Angaben der maximalen Schichtlänge, der maximalen Stunden pro Tag sowie der Pausenerinnerung gemacht hast, werden diese in zwei Bereichen in Kenjo angezeigt: 

• Profil > Zeiterfassung
• Home > Widget Anwesenheit

Zeiterfassung

Gehe zu Mitarbeiterprofil > Anwesenheit, um die Übersicht der Zeiterfassung einzusehen. Hier können deine Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen. Wenn die eingegebene Stundenzahl die maximale Schichtlänge und die maximalen Stunden pro Tag übersteigt, erscheint die Schaltfläche SPEICHERN nicht und stattdessen wird eine Erinnerung angezeigt, wie lange ihre Schichten dauern dürfen.

Beachte: Beachte, dass diese Regel nur für Mitarbeiter gilt. Als Admin oder HR-Admin kannst du so viele Stunden in die Zeiterfassung eintragen, wie du möchtest.

Die Mitarbeiter werden auch daran erinnert, ihre Pausen einzugeben, wenn ihre Schicht oder die Gesamtarbeitszeit die Gesamtzahl der Stunden überschreitet, die sie ohne Pause haben dürfen. Im vorherigen Beispiel haben wir also beschlossen, die Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Pausenzeit einzugeben, wenn die Schichtlänge 6 Stunden überschreitet. Wenn sie eine Gesamtarbeitszeit ohne Pausen eingeben, wird die folgende Meldung angezeigt:

Mitarbeiter, die diesen Dialog sehen, können ihre Eingabe speichern, ohne eine Pausenzeit hinzuzufügen. Dies dient nur zur Erinnerung und zwingt den Benutzer nicht, die Pausenzeit hinzuzufügen.

Home

Wenn du in deinem Unternehmen Anwesenheiten erfasst, können die Mitarbeiter das Widget auf der Startseite sehen. Du kannst aus der manuellen Erfassung oder der One-Klick-Zeiterfassung wählen.

One-Klick Zeiterfassung:

Wenn sich der Mitarbeiter abmeldet, zeigt das System drei mögliche Meldungen an, die in der Reihenfolge erscheinen:

• Pause erfassen Meldung: Erscheint immer vor den anderen Meldungen
• Maximale Schichtlänge überschritten Meldung oder Maximale Stundenanzahl pro Tag Meldung: Diese Dialoge sind lediglich informativ und haben keine andere Wirkung, als den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass seine Endzeit nicht den Einstellungen entspricht. Beachte: Wenn beide Limits überschritten sind erscheint nur die Maximale Stundenanzahl pro Tag Meldung. 

Manuelle Zeiterfassung:

Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten über das Widget manuell erfassen, erscheint eine Meldung mit der Aufforderung eine Pause zu erfassen, wenn die Schicht die Anzahl der Stunden überschreitet, die du zuvor als Limit festgelegt hast. Da dies nur als Erinnerung dient, kann der Mitarbeiter auf SPEICHERN OHNE PAUSE klicken und seinen Eintrag trotzdem speichern.

Wenn die Schicht die maximale tägliche Arbeitszeit überschreitet, zeigt das System eine Warnung an, die darauf hinweist, dass die Checkout-Zeit geändert wird, um die maximale Schichtlänge zu erreichen.