DATEV-Startanleitung

Diese Anleitung führt dich durch das Einrichten der DATEV-Integration, damit du sie für deine nächste Gehaltsabrechnung verwenden kannst.

Die DATEV-Integration in Kenjo aktivieren

Um die DATEV-Integration zu starten, gehe zum Lohnabrechnung> DATEV-Einstellungen und klicke  auf die Schaltfläche DATEV AKTIVIEREN. Alternativ kannst du auch zu Einstellungen > Integrationen > DATEV gehen und  diese Funktion aktivieren.

Nun können wir mit der Einrichtung fortfahren!! 

Konfigurieren der DATEV-Einstellungen:

Allgemeine Einstellungen

Im allgemeinen Abschnitt findest du eine Übersicht deiner DATEV-Daten. Hier kannst du alle Informationen zu deinem DATEV-Konto hinzufügen, damit der Exportprozess ordnungsgemäß funktioniert.

Wähle zunächst das DATEV-Software aus, die dein Unternehmen verwendet:

• LODAS
• Lohn und Gehalt

Gib dann die folgenden Informationen ein:

• Beraternummer
• Mandantennummer

Diese Informationen können dir von deinem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Empfehlung:

Wir empfehlen dir, dich für die DATEV-Datenservices anzumelden. Die DATEV-Datenservices ermöglichen eine nahtlose Integration mit DATEV und den automatischen Austausch von Mitarbeiterdaten und Gehaltsinformationen zwischen Kenjo und dem DATEV-Rechenzentrum.

Um die DATEV-Datenservices nutzen zu können, muss dein Steuerberater diesen Service für deine Organisation über die MyDATEV-Mandantenregistrierung aktivieren. Darüber hinaus musst du gültige DATEV-Zugangsdaten haben, um auf den Dienst zugreifen zu können.

Sobald dein Steuerberater den Aktivierungsprozess für Ihre Organisation abgeschlossen hat und du deine DATEV-Anmeldeinformationen bereit hast, kannst du mit den folgenden Schritten fortfahren:

 Klicke  auf die SCHALTFLÄCHE VERBINDEN.

Ein neuer Tab wird geöffnet und du gelangst zur DATEV-Anmeldeseite, wo Sie die erforderliche Anmeldung abschließen können.

Geben Sie Ihre DATEV-Anmeldeinformationen ein.

Nach erfolgreichem Login kannst du die DATEV-Datei direkt während des Monatsabschlusses an DATEV senden,

eine separate E-Mail an den Steuerberater ist nicht mehr nötig.

Mitarbeiterfelder

Nun musst du entscheiden, welche DATEV-Felder oder Mitarbeiterattribute von Kenjo nach DATEV synchronisiert werden sollen. Wählen Sie die Tabellen und Felder basierend auf den Empfehlungen Ihres Buchhalters aus.

Wichtig! Sobald ein Mitarbeiterattribut für die Integration aktiviert wurde, wird Kenjo effektiv zur Quelle der Wahrheit für diese Felder. Änderungen an diesen Feldern sollten daher nur in Kenjo und nicht in DATEV vorgenommen werden.

• Um ein Feld in den Export einzubeziehen oder auszuschließen, aktiviere/deaktiviere einfach einen Tabellenabschnitt oder deaktiviere ein Feld innerhalb eines Abschnitts.
•  Für die Tabelle der Stundenlöhne müssen Sie entweder den Stundenlohn 1, 2 oder 3 auswählen. Ihr Buchhalter muss Ihnen mitteilen, welche Gehaltsnummer für den Standardstundensatz in DATEV verwendet wird.
• Wenn du Änderungen an den Feldern vornimmst, die du in deiner ASCII-Datei exportieren möchtest, klicke immer zuerst auf SPEICHERN, bevor du sie exportierst.

Hinweis: Die aktuelle Schnittstelle unterstützt nur einen Stundenlohn pro Mitarbeiter. In Zukunft werden wir dies erweitern, um mehrere Stundenlöhne zu unterstützen.

Mitarbeiter

Hier kannst du jeden der Mitarbeiter auswählen, den du in den DATEV-Export aufnehmen möchtest. Standardmäßig werden alle Mitarbeiter hinzugefügt.

Wenn du alle entfernen möchtest, klicke  auf ALLE LÖSCHEN. Du kannst auch bestimmte Mitarbeiter löschen oder hinzufügen.

Sobald ein Mitarbeiter hier hinzugefügt wurde, kann er seine DATEV-Informationen anzeigen und bearbeiten, indem er zu seinem persönlichen Profil geht und auf DATEV-FELDER ANZEIGEN klickt.

Wichtiger Hinweis:

Um die erfolgreiche Synchronisierung von Mitarbeiterstammdaten zwischen Kenjo und DATEV sicherzustellen, ist es entscheidend, DATEV-spezifische Attribute zu den Mitarbeiterprofilen in Kenjo hinzuzufügen. Das einzige Pflichtfeld ist die DATEV-Personalnummer des Mitarbeiters , wir empfehlen jedoch dringend, jedes DATEV-Feld, das im vorherigen Schritt aktiviert wurde, bei allen  Mitarbeitern auszufüllen.

Wenn du beispielsweise das Feld Höchster beruflicher Abschluss aktiviert hast, ist es notwendig, dass jedes Mitarbeiterprofil in Kenjo dieses Feld ausgefüllt hat. (Öffne das Profil und klicke auf DATEV-FELDER ANZEIGEN auf der rechten Seite.)

Dieser Schritt ist für eine nahtlose Integration unerlässlich. Bitte koordinieren Sie mit Ihrem Buchhalter, um diese wichtigen Informationen zu erhalten, bevor Sie mit der Einrichtung der Integration fortfahren. Für eine ausführlichere Anleitung verweisen wir auf diesen Artikel DATEV Datenservice für die Buchhalter

Hinweis: Neue Mitarbeiter werden nicht automatisch zur Tabelle hinzugefügt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeiter manuell hinzufügen, sobald er bei Kenjo an Bord ist.

Lohnarten

Um die korrekte Gehaltsabrechnung von Kenjo zu gewährleisten, musst du die Lohnarten für Festbezüge, stundenweise bezahlte Gehälter und variable Zahlungen hinzufügen. Diese erhältst du von deinem Steuerberater. Bei Festbezügen muss zusätzlich die sog. Festbezugsnummer hinterlegt werden. Dies ist die Zeilennummer (erste Spalte, Überschrift Nr.) in der Tabelle der Festbezüge. Diese findest du in der Tabelle Entlohnung / Festbezüge in LODAS oder Mitarbeiter / Stammdaten / Entlohnung / Bezüge/Abzüge in Lohn und Gehalt.

Feste zusätzliche Zahlungen (unter Verwendung der DATEV-Tabelle für Festbezüge) -

1. Klicke auf VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN. Wenn ein variabler Zahlungstyp hier nicht vorhanden ist, füge ihn bitte hinzu, indem du zu Einstellungen > Lohnabrechnung > GEHALT > Variable Vergütungsarten > VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN gehst und ihn dort neu anlegst.

2. Sobald du die variable Vergütungsart ausgewählt hast:

• Gib die Lohnart-Nummer ein.
• Gib die Festbezugs-Nr. ein.

Die Festbezugsnummer ist die Zeilennummer (erste Spalte, Überschrift Nr.) in der Tabelle der Festbezüge. Diese findest du in der Tabelle Entlohnung / Festbezüge in LODAS oder Mitarbeiter / Stammdaten / Entlohnung / Bezüge/Abzüge in Lohn und Gehalt.

Für eine ausführlichere Einführung beachte  bitte dieses Dokument

Feste Gehälter und feste zusätzliche Zahlungen

Damit die festen Vergütungen erfolgreich in DATEV importiert werden können, müssen eine Festbezugs-ID und eine Lohnart-Nr für die entsprechenden Lohntypen gespeichert werden.

Beispiel:

Die in Kenjo erfassten Festbezugs-ID und Lohnart-Nr in den Gehaltskennungen werden in DATEV als Zahlen angezeigt.

Stundenlöhne

• Gib die Lohnart-Nummer für den Stundenlohn in DATEV ein.

Variable zusätzliche Zahlungen (unter Verwendung der DATEV Erfassungstabelle / Monatserfassung)

1. Klicke auf VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN. Wenn ein variabler Zahlungstyp hier nicht vorhanden ist, füge ihn bitte hinzu, indem du zu Einstellungen > Lohnabrechnung > GEHALT > Variable Vergütungsarten > VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN gehst und ihn dort neu anlegst.
2. Sobald du die variable Vergütungsart ausgewählt hast:

• Gib die Lohnart-Nummer ein.

Hinweis: Die hier hinzugefügten Lohnarten und Festbezugsnummern gelten für alle Mitarbeiter in DATEV. Um unterschiedliche Kennungen zuzuweisen, gehe zum persönlichen Profil des Mitarbeiters, klicke auf DATEV-FELDER ANZEIGEN und überschreibe dort die Werte.

Zahlungszeitraum

Wähle aus, wie die monatliche Anwesenheit für stundenweise bezahlte Mitarbeiter exportiert werden soll. Die Optionen sind:

1. Nur erfasste Stunden verwenden: Diese Option exportiert ausschließlich die erfassten Stunden der Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum (vom 1. des Monats bis zum heutigen Datum).
2. Erfasste und erwartete Stunden für den Abrechnungszeitraum verwenden: Diese Option umfasst die erfassten Stunden der Mitarbeiter bisher im Abrechnungszeitraum (vom 1. des Monats bis zum heutigen Datum) sowie die erwarteten Stunden vom heutigen Datum bis zum letzten Tag des Abrechnungszeitraums.

Empfehlung: Wie empfehlen, die Tabelle für stündliche Korrekturen im Abschnitt Mitarbeiterfelder zu aktivieren. Die Schnittstelle fügt dann automatisch alle Korrekturen zu den erfassten Arbeitsstunden des letzen Monats für Stundenlöhne hinzu. Dadurch wird eine Korrekturzahlung im aktuellen Monat ausgelöst, wenn die tatsächliche Anwesenheit höher/niedriger ist als der zuvor gemeldete Betrag 

Probiere es  aus! Klicke auf ZUR LOHNABRECHNUNG, um eine Vorschau der ermittelten Werte zu sehen!