Una vez que hayas aprendido a crear los tipos de ausencias, es hora de crear las políticas. Recuerda que las políticas son las reglas bajo las cuales opera cada tipo de ausencia. Especifican el ciclo, el tipo de asignación y la disponibilidad, además de otras opciones avanzadas.

Cada tipo de ausencia requiere de al menos una política para poder ser efectiva. Pueden crearse varias políticas por tipo de ausencia, pero únicamente una política por tipo de ausencia puede ser asignada a los empleados.

Tabla de contenidos

• Agregar Políticas de ausencias
  • Políticas basadas en días
  • Políticas basadas en horas
• Ciclo de ausencias en función de los datos de inicio del empleado

Agregar Políticas de ausencias

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El siguiente paso es definir el tipo de política. Están disponibles los siguientes tipos de políticas:

• Basado en días: permite a los empleados tomarse un tiempo libre en términos de días.
• Basado en horas: permite a los empleados tomarse un tiempo libre en términos de horas y minutos.

Políticas basadas en días

Nombre: Define el nombre para la política combinando el nombre de la ausencia y los días disponibles. Por ejemplo, "Vacaciones - 22 días".

Ciclo anual: Ahora, elige el ciclo anual. Por lo general, será el 1 de enero y es relevante para todas las pólizas con una cierta cantidad de días (por ejemplo, vacaciones). Sin embargo, dependiendo de la jurisdicción de tu país, también puede ser la fecha de inicio de un empleado. Para saber más, visita este artículo.

Tipo de asignación de políticas basadas en días

• Acumulado: Para la mayoría de los casos de vacaciones, debes seleccionar este tipo de asignación. Si seleccionas esta opción, significa que tu empresa acumula los días de vacaciones en función de los días trabajados por mes. De esa manera, se acumula una cantidad anual de días en correspondencia a cuánto el empleado debe trabajar. Si seleccionas esta opción, el sistema te pedirá que escojas la Disponibilidad de la asignación. Tendrás la posibilidad de elegir:
  • Si los días se dan de antemano (al comienzo del ciclo anual) 
  • Si los días se dan según se ganan van ganando

• Ilimitado: Sin limitación de número de días. Puede usarse, por ejemplo, para el tipo de ausencia por enfermedad o para el teletrabajo, siempre que la empresa no ponga límites en cuanto a días de teletrabajo disponibles.
  

• Plan anual: Cantidad fija de días, sin importar el tiempo a trabajar en la empresa.

Balance anual:

Si establece una política que no es ilimitada, ahora puedes ingresar el balance anual, en otras palabras, la cantidad de días que el empleado puede tomarse libre por año.

Opciones avanzadas de políticas basadas en días

 Las opciones avanzadas dependerán del tipo de asignación que hayas escogido en el paso anterior. En este momento te mostraremos todas las opciones posibles para las políticas de ausencias basadas en días:

• Ignorar días festivos y no laborales: Si esta opción está habilitada, los días festivos y los días no laborables (como los fines de semana) se descontarán del balance. Para vacaciones, esta opción generalmente permanece inactiva.

• Acarreo: Habilita esta opción cuando los empleados puedan solicitar los días de vacaciones restantes de este año, en el próximo. Selecciona hasta cuándo pueden solicitar sus días de prórroga en el próximo año y la cantidad máxima de días que pueden tomar.

• Medios días: Habilita esta opción si los empleados pueden solicitar medias jornadas (mañana o tarde)
  

• Redondear hacia arriba/Redondear hacia abajo: 
  • Redondear hacia arriba: se redondea hacia arriba cuando se registran nuevos días acumulados para contabilizar días enteros.
  • Redondear hacia abajo: se redondea hacia abajo cuando se registran nuevos días acumulados para contabilizar días enteros.

• Requerir aprobación: habilita esta opción si las solicitudes requieren aprobación. De forma predeterminada, los gerentes y administradores podrán aprobar solicitudes de ausencias.

• Permitir balance negativo: Si esta opción está activada, un empleado puede solicitar ausencia, aunque su balance tras la solicitud sea negativo. Si esta opción se desactiva, los empleados no podrán solicitar ausencias si no disponen de balance suficiente.

• Mostrar detalles de política en el tipo de ausencia dentro de la vista de petición de ausencias: elige si deseas que tus empleados vean los detalles de las ausencias cuando se las asignes. Lo podrán ver en Ausencias > Personal > Tipo de ausencia > Detalles.

• Bloquear las solicitudes de ausencias durante el período de prueba: cuando esta opción está habilitada, tus empleados no podrán solicitar ausencias (como las vacaciones) durante su período de prueba. La funcionalidad depende de la fecha del período de prueba que has añadido en el perfil personal del empleado. En las políticas donde escojas esta opción, los empleados podrán ver su asignación de ausencias y podrán solicitarlas tan pronto como finalice el período de prueba.
  

Políticas basadas en horas

Nombre: Primero define el título de la política de ausencia (ejemplo: Tipo de ausencia "Visita médica" - política "Visita médica").

Ciclo anual: Ahora, elige el ciclo anual. Por lo general, será el 1 de enero y es relevante para todas las pólizas con una cierta cantidad de días (por ejemplo, vacaciones). Sin embargo, dependiendo de la jurisdicción de tu país, también puede ser la fecha de inicio de un empleado. Para saber más, visita este artículo.

Tipo de asignación:

• Horas No Remuneradas: aquellas que no se considerarán como horas trabajadas en el Registro de horas. Su número es ilimitado.
  
  
• Horas Remuneradas: aquellas que se contarán como horas trabajadas. Su número es limitado.
  • Número de horas remuneradas: ingresa el número de horas remuneradas que estarán disponibles para los empleados a los que se les asigne esta política de ausencia.

Nota: Las ausencias por horas (Remuneradas o no) no afectan las horas esperadas. Una vez que se solicita una ausencia por horas, se creará un turno de “solo lectura” en la página de Registro de horas que te permitirá realizar un seguimiento de esta ausencia durante ese día.

Opciones avanzadas:

Finalmente, las opciones avanzadas para las políticas basadas en horas son las siguientes:

• Requerir aprobación: habilita esta opción si las solicitudes requieren aprobación. De forma predeterminada, los gerentes y administradores podrán aprobar solicitudes de ausencias.

• Permitir balance negativo: Si esta opción está activada, un empleado puede solicitar ausencia, aunque su balance tras la solicitud sea negativo. Si esta opción se desactiva, los empleados no podrán solicitar ausencias si no disponen de balance suficiente.

• Mostrar detalles de política en el tipo de ausencia dentro de la vista de petición de ausencias: elige si deseas que tus empleados vean los detalles de las ausencias cuando se las asignes.

Ciclo de ausencias en función de los datos de inicio del empleado

En la mayoría de los casos, los ciclos de ausencia pueden comenzar el primer día del mes. Sin embargo, también existe la opción de basar el ciclo de ausencia en el día de inicio del empleado. Esto significa que el ciclo de ausencia comenzará en el día en que el empleado haya empezado a trabajar y se actualizará en su aniversario correspondiente. Cuando seleccionas esta opción, cada empleado tendrá su propio ciclo asignado.

Al seleccionar la opción "Fecha de inicio del empleado", la única posibilidad será elegir "Plan anual", como tipo de asignación.

En México, por ejemplo, el derecho a vacaciones pagadas se genera una vez cumplido el primer año de trabajo. Por lo tanto, la asignación anual inicial es de balance 0.

Después del primer año de trabajo, los empleados tienen 12 días de vacaciones. Las vacaciones pagadas aumentan progresivamente por cada año que el empleado trabaje. Por ejemplo, después de dos años, el empleado obtendrá 2 días adicionales de vacaciones.

• Para asignar ausencias en función de los años trabajados en la empresa, activa el interruptor:

• Luego, haz clic en (+) AÑADIR REGLA DE BALANCE EXTRA

• Añade la primera regla de asignación. En este caso:
  • Antigüedad (años): 1
  • Balance extra: 12

• Procede a añadir, dentro de este tipo de política, todas las licencias consecutivas que tendrán tus empleados por año trabajado. Al final, las reglas deberán verse de la siguiente manera:

Opciones avanzadas:

Finalmente, las opciones avanzadas se verán muy similares a las de las políticas de ausencia basadas en días. La única diferencia es que puedes elegir cuántos días los empleados podrán transferir después de que finalice su ciclo personalizado (es decir, el ciclo que depende de la fecha de inicio). 

En el ejemplo siguiente, estaría permitido tomarse un máximo de seis días de vacaciones si no se han disfrutado en el ciclo correspondiente. Sin embargo, esos días deberán ser planificados, pedidos, aprobados y disfrutados dentro de los tres meses posteriores al cierre de ciclo (es decir, a la fecha de aniversario).