Utiliser les modèles
Les modèles enregistrent les détails d'un shift (lieu, rôle, heure, espace de travail, étiquettes) et peuvent être réutilisés à volonté. Clique sur le bouton Modèles en haut pour ouvrir le panneau des modèles.
Créer un nouveau modèle
Clique sur (+) dans le champ des modèles.
Remplis les champs : Nom du modèle, Lieu, Rôle, Heure de début, Heure de fin (champs obligatoires). L'espace de travail, la pause, les étiquettes et les notes sont facultatifs.
Clique sur Enregistrer. Le modèle apparaît dans la liste avec un code couleur selon le rôle.
Remarque : Tous les modèles de l'entreprise sont visibles et utilisables par tous les admins et managers, quel que soit leur créateur.
Appliquer un modèle par glisser-déposer
Passe la souris sur les six points (⋮⋮) à gauche d'un modèle.
Clique, maintiens et fais glisser le modèle sur le champ souhaité d'un employé ou sur un jour en vue par rôle. Un nouveau shift non publié est immédiatement créé.
Utiliser un modèle pour plusieurs employés
Clique sur le symbole (+) à côté d'un modèle (ajouter un shift depuis un modèle).
La boîte de dialogue Ajouter un nouveau shift s'ouvre avec les données du modèle pré-remplies.
Sélectionne plusieurs employés et clique sur Enregistrer. Kenjo crée un shift individuel pour chaque employé.
Modifier ou supprimer un modèle
Pour modifier, passe la souris sur un modèle et clique sur l'icône crayon.
Dans la boîte de dialogue, tu peux modifier et enregistrer tous les détails.
Pour supprimer, clique sur le bouton corbeille rouge dans la même boîte de dialogue et confirme avec OUI, SUPPRIMER.
Copier les shifts
La fonction Copier les shifts te permet de transférer tous les shifts d'une semaine vers une autre sans les recréer manuellement.
Clique sur Actions en haut à droite.
Sélectionne Copier les shifts.
Choisis la semaine cible et confirme. Les shifts copiés sont insérés comme non publiés.
Remarque : Tu dois avoir la permission Copier les shifts sous Paramètres > Profils et autorisations > Planification.
Gérer les shifts en masse
Sélectionner et supprimer plusieurs shifts
Clique en haut à droite sur ACTIONS > Sélectionner les shifts.
Clique sur les cartes de shift que tu souhaites supprimer, ou utilise Tout sélectionner.
Clique sur Supprimer les shifts sélectionnés.
Tu peux supprimer jusqu'à 2 000 shifts simultanément. Utilise les filtres pour réduire la sélection si tu souhaites en supprimer plus de 2 000.
Supprimer tous les shifts non publiés
Clique sur ACTIONS > Effacer le planning pour supprimer tous les shifts non publiés de la semaine en cours en une seule fois. Cette action est irréversible.
Planifier avec l'IA
L'IA comprend les commandes dans toutes les langues proposées par Kenjo, à savoir l'allemand, l'anglais, le français, l'espagnol, le néerlandais et l'italien. Elle peut utiliser des modèles, reconnaître des motifs (un jour sur deux, uniquement les jours ouvrés, toutes les deux semaines), planifier plusieurs employés simultanément et traiter les exceptions, le tout en une seule instruction/prompt.
Clique sur le champ ASSISTANT IA (icône étoile).
Saisis un prompt en français ou en anglais.
Clique sur Générer. Kenjo affiche les shifts proposés dans un aperçu.
Vérifie les suggestions. Clique sur Appliquer pour tout accepter, ou sur Tout rejeter pour recommencer.
Ce que l'IA prend en compte :
Les Disponibilités et les Jours préférés enregistrés des employés
Les shifts déjà planifiés dans la semaine cible
Les jours fériés par employé (selon le lieu) : l'IA ignore les jours fériés par défaut ; ajoute ne pas ignorer les jours fériés dans le prompt pour planifier également les jours fériés
Les règles légales sur les temps de repos et la durée maximale de travail
Les modèles ; référence-les directement dans le prompt par leur nom
Exemples de prompts
Scénario | Exemple de prompt |
Personne unique, modèle, période | Create shifts for Anna between 13–18 April using the template Morning |
Motif : un jour sur deux | Create shifts for Anna for the entire month of April every alternate day using the template Morning |
Uniquement certains jours de la semaine | Create shifts for Anna every Monday and Wednesday in April using template Morning |
Plusieurs personnes, modèles différents | Create shifts for Anna and Rishi for April. Use the template Morning for Rishi and Morning Special for Anna |
Exception dans le motif | Create shifts for Anna every Tuesday in April except the second Tuesday, using template Morning |
Inclure les jours fériés | Create shifts for Anna for April every Mon, Tue, Wed using template Morning. Do not skip public holidays |
En allemand | Plane Schichten für Anna für den gesamten April jeden zweiten Tag mit der Vorlage Frühschicht |
Créer des shifts ouverts | Create open shifts using morning template between 1 to 15 April |
Shifts ouverts avec nombre | Create 5 open shifts every day between 1–8 April using the template morning |
Shifts ouverts + jours de la semaine | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Mixte : ouvert + planifié | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Remarque : L'IA tolère les fautes de frappe. "plz put anna on mornng tempalte 1 apr to 5 apr" fonctionne. Tu n'as pas besoin d'utiliser une syntaxe exacte.
Tu peux créer jusqu'à 10 000 shifts avec l'IA. Lorsque des shifts générés par l'IA sont actifs en mode aperçu, les autres actions sont bloquées jusqu'à ce que tu cliques sur Appliquer ou Tout rejeter.
Charger des shifts via un modèle d'importation
Pour les grandes quantités de données ou la migration depuis un autre système, tu peux importer des shifts via un modèle Excel. Kenjo utilise pour cela la fonctionnalité générale d'importation de données.
Va dans Paramètres > Importation de données > [utilise la flèche > pour défiler] > Planification.
Clique sur Importer.
Télécharge le modèle d'importation depuis la section d'importation de données.
Ouvre le fichier téléchargé.
Saisis les données des shifts (date, heure de début et de fin, lieu, rôle, employé) dans le modèle.
Charge le fichier rempli. Kenjo traite les shifts et les insère comme entrées non publiées dans la Planification.
  |
Exporter la Planification en PDF
Tu peux exporter la Planification en PDF pour l'affichage ou l'archivage.
Clique en haut à droite sur ACTIONS > Générer PDF.
Sélectionne dans la boîte de dialogue les options et détails, par exemple Affichage, Lieu, Période.
Clique sur Générer PDF. Le PDF est téléchargé sous forme de fichier.
| 
|
Questions fréquentes
Tous les managers peuvent-ils voir et utiliser les modèles ?
Oui, tous les modèles sont visibles dans toute l'entreprise. En revanche, seuls les utilisateurs disposant de la permission correspondante sous Paramètres > Profils et autorisations > Planification > Modèles peuvent modifier et supprimer un modèle.
Que se passe-t-il si l'IA ne trouve pas d'employés correspondants ?
Les shifts pour lesquels aucun employé correspondant n'a été trouvé sont créés comme SHIFTS OUVERTS. Tu peux les attribuer manuellement ensuite.
Puis-je modifier les shifts générés par l'IA avant de les appliquer ?
Non. En mode aperçu, les modifications sont bloquées. Clique d'abord sur Appliquer, puis ajuste les shifts manuellement.
Combien de shifts puis-je copier à la fois ?
La fonction Copier les shifts copie tous les shifts de la semaine sélectionnée. Il n'y a pas de limite supérieure explicite, mais pour un très grand nombre de shifts, l'opération peut prendre plus de temps.