Usare i modelli
I modelli salvano i dettagli di un turno (sede, ruolo, orario, area di lavoro, etichette) e possono essere riutilizzati tutte le volte che vuoi. Fai clic su Modelli in alto per aprire il pannello dei modelli.
Creare un nuovo modello
Nel pannello dei modelli, fai clic su (+).
Compila i campi: Nome del modello, Sede, Ruolo, Ora di inizio, Ora di fine (obbligatori). L'area di lavoro, la pausa, le etichette e le note sono opzionali.
Fai clic su Salva. Il modello appare nell'elenco con un codice colore per ruolo.
Nota: Tutti i modelli dell'azienda sono visibili e utilizzabili da tutti gli amministratori e i responsabili, indipendentemente da chi li ha creati.
Applicare un modello tramite trascinamento
Passa il cursore sui sei punti (⋮⋮) a sinistra di un modello.
Fai clic, tieni premuto e trascina il modello nella cella desiderata di un dipendente oppure su un giorno nella visualizzazione per ruolo. Viene creato immediatamente un nuovo turno non pubblicato.
Usare un modello per più dipendenti
Fai clic sul simbolo (+) accanto a un modello (Aggiungi turno da modello).
Il dialogo Aggiungi turno si apre con i dati del modello già compilati.
Seleziona più dipendenti e fai clic su Salva. Kenjo crea un turno separato per ciascun dipendente.
Modificare o eliminare un modello
Per modificare, passa il cursore su un modello e fai clic sull'icona matita.
Nel dialogo puoi cambiare e salvare tutti i dettagli.
Per eliminare, fai clic sul pulsante cestino rosso nello stesso dialogo e conferma con SÌ, ELIMINA.
Copiare i turni
La funzione Copia turni ti consente di trasferire tutti i turni da una settimana all'altra senza doverli ricreare manualmente.
Fai clic su AZIONI in alto a destra.
Seleziona Copia turni.
Scegli la settimana di destinazione e conferma. I turni copiati vengono inseriti come non pubblicati.
Nota: Hai bisogno dell'autorizzazione Copia turni in Impostazioni > Profili e permessi > Piano turni.
Gestire i turni in blocco
Selezionare ed eliminare più turni
Fai clic su AZIONI > Seleziona turni in alto a destra.
Fai clic sulle schede turno che vuoi eliminare oppure usa Seleziona tutto.
Fai clic su Elimina turni selezionati.
Puoi eliminare fino a 2.000 turni alla volta. Usa i filtri per ridurre la selezione se vuoi eliminare più di 2.000 turni.
Eliminare tutti i turni non pubblicati
Fai clic su AZIONI > Cancella programmazione per eliminare tutti i turni non pubblicati della settimana corrente in una sola volta. Questa azione non può essere annullata.
Pianificare con l'IA
L'IA comprende i comandi in tutte le lingue offerte da Kenjo: tedesco, inglese, francese, spagnolo, olandese e italiano. Può usare i modelli, riconoscere schemi (ogni due giorni, solo nei giorni feriali, ogni due settimane), pianificare per più dipendenti contemporaneamente e gestire le eccezioni, il tutto in un unico prompt.
Fai clic sul campo ASSISTENTE IA (icona a stelle).
Inserisci un prompt in tedesco o in inglese.
Fai clic su Genera. Kenjo mostra i turni suggeriti in un'anteprima.
Esamina i suggerimenti. Fai clic su Applica per accettarli tutti, oppure su Scarta tutto per ricominciare da capo.
Cosa considera l'IA:
Disponibilità e giorni preferiti registrati dei dipendenti
Turni già programmati nella settimana target
Festività per dipendente (dipendenti dalla sede): l'IA salta le festività per impostazione predefinita; aggiungi non saltare i giorni festivi al prompt per pianificare anche nei giorni festivi
Regole sui periodi di riposo legali e sull'orario massimo di lavoro
Modelli; fai riferimento direttamente ad essi nel prompt per nome
Esempi di prompt
Scenario | Esempio di prompt |
Singola persona, modello, periodo | Create shifts for Anna between 13–18 April using the template Morning |
Schema: ogni due giorni | Create shifts for Anna for the entire month of April every alternate day using the template Morning |
Solo giorni della settimana specifici | Create shifts for Anna every Monday and Wednesday in April using template Morning |
Più persone, modelli diversi | Create shifts for Anna and Rishi for April. Use the template Morning for Rishi and Morning Special for Anna |
Eccezione nello schema | Create shifts for Anna every Tuesday in April except the second Tuesday, using template Morning |
Includi giorni festivi | Create shifts for Anna for April every Mon, Tue, Wed using template Morning. Do not skip public holidays |
In tedesco | Plane Schichten für Anna für den gesamten April jeden zweiten Tag mit der Vorlage Frühschicht |
Crea turni aperti | Create open shifts using morning template between 1 to 15 April |
Turni aperti con quantità | Create 5 open shifts every day between 1–8 April using the template morning |
Turni aperti + giorni della settimana | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Misto: aperto + programmato | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Nota: l'IA è tollerante agli errori di battitura. "plz put anna on mornng tempalte 1 apr to 5 apr" funziona. Non è necessario usare una sintassi precisa.
Puoi creare fino a 10.000 turni con l'IA. Mentre i turni generati dall'IA sono attivi in modalità anteprima, le altre azioni sono bloccate finché non fai clic su Applica o Scarta tutto.
Caricare turni tramite modello di importazione
Per grandi volumi di dati o la migrazione da un altro sistema, puoi importare i turni utilizzando un modello Excel. Kenjo utilizza per questo scopo la funzione generale di importazione dati.
Vai su Impostazioni > Importazione dati > [Usa la freccia > per scorrere] > Piano turni.
Fai clic su Importa.
Scarica il modello di importazione dall'area di importazione dati.
Apri il file scaricato.
Inserisci i dati del turno (data, ora di inizio e fine, sede, ruolo, dipendente) nel modello.
Carica il file completato. Kenjo elabora i turni e li aggiunge come voci non pubblicate nel Piano turni.
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Esportare il Piano turni come PDF
Puoi esportare il Piano turni come PDF per affiggerlo o archiviarlo.
Fai clic su AZIONI > Genera PDF in alto a destra.
Nel dialogo, seleziona le opzioni e i dettagli come Visualizzazione, Sede, Periodo
Fai clic su Genera PDF. Il PDF viene scaricato come file.
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Domande frequenti
Tutti i responsabili possono vedere e usare i modelli?
Sì, tutti i modelli sono visibili in tutta l'azienda. Tuttavia, solo chi dispone dell'autorizzazione appropriata in Impostazioni > Profili e permessi > Piano turni > Modelli può modificare o eliminare un modello.
Cosa succede se l'IA non trova dipendenti adatti?
I turni per cui non è stato trovato alcun dipendente adatto vengono creati come Turni aperti. Puoi poi assegnarli manualmente.
Posso modificare i turni generati dall'IA prima di applicarli?
No. Le modifiche sono bloccate in modalità anteprima. Fai prima clic su Applica, quindi adatta i turni manualmente.
Quanti turni posso copiare contemporaneamente?
La funzione Copia turni copia tutti i turni della settimana selezionata. Non esiste un limite esplicito, ma il processo potrebbe richiedere più tempo con un numero molto elevato di turni.