Sjablonen gebruiken
Sjablonen slaan de details van een ploeg op (locatie, rol, tijd, werkruimte, tags) en kunnen steeds opnieuw worden gebruikt. Klik bovenaan op de knop Sjablonen om het sjablonenvenster te openen.
Een nieuw sjabloon aanmaken
Klik op (+) in het sjablonenvenster.
Vul de velden in: Naam sjabloon, Locatie, Rol, Starttijd, Eindtijd (verplichte velden). Werkruimte, pauze, tags en notities zijn optioneel.
Klik op Opslaan. Het sjabloon verschijnt in de lijst met een kleurcodering per rol.
Opmerking: Alle sjablonen van het bedrijf zijn zichtbaar en bruikbaar voor alle admins en managers, ongeacht wie ze heeft aangemaakt.
Een sjabloon toepassen via slepen en neerzetten
Beweeg de muisaanwijzer over de zes puntjes (⋮⋮) links naast een sjabloon.
Klik, houd vast en sleep het sjabloon naar het gewenste veld van een medewerker of naar een dag in de rolweergave. Er wordt direct een nieuwe ongepubliceerde ploeg aangemaakt.
Een sjabloon gebruiken voor meerdere medewerkers
Klik op het (+)-symbool naast een sjabloon (ploeg toevoegen vanuit sjabloon).
Het dialoogvenster Nieuwe ploeg toevoegen wordt geopend met vooraf ingevulde sjabloongegevens.
Selecteer meerdere medewerkers en klik op Opslaan. Kenjo maakt voor elke medewerker een afzonderlijke ploeg aan.
Een sjabloon bewerken of verwijderen
Om te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over een sjabloon en klik je op het potloodpictogram.
In het dialoogvenster kun je alle details wijzigen en opslaan.
Om te verwijderen, klik je in hetzelfde dialoogvenster op de rode prullenbak-knop en bevestig je met JA, VERWIJDEREN.
Ploegen kopiëren
Met de functie Ploegen kopiëren kun je alle ploegen van een week naar een andere week overzetten zonder ze handmatig opnieuw te moeten aanmaken.
Klik rechtsbovenin op ACTIES.
Selecteer Ploegen kopiëren.
Kies de doelweek en bevestig. De gekopieerde ploegen worden ingevoegd als ongepubliceerd.
Opmerking: Je hebt de toestemming Ploegen kopiëren nodig onder Instellingen > Profielen en rechten > Dienstenrooster.
Ploegen in bulk beheren
Meerdere ploegen selecteren en verwijderen
Klik rechtsbovenin op ACTIES > Selecteer ploegen.
Klik op de ploegenkaarten die je wilt verwijderen, of gebruik Selecteer alle.
Klik op Geselecteerde ploegen verwijderen.
Je kunt tot 2.000 ploegen tegelijk verwijderen. Gebruik de filters om de selectie te beperken als je meer dan 2.000 ploegen wilt verwijderen.
Alle niet-gepubliceerde ploegen verwijderen
Klik op ACTIES > Planning wissen om alle ongepubliceerde ploegen van de huidige week in één keer te verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Plannen met AI
De AI begrijpt opdrachten in alle talen die Kenjo aanbiedt, namelijk Duits, Engels, Frans, Spaans, Nederlands en Italiaans. Ze kan sjablonen gebruiken, patronen herkennen (elke twee dagen, alleen weekdagen, elke twee weken), meerdere medewerkers tegelijk plannen en uitzonderingen verwerken, alles in één enkele instructie/prompt.
Klik op het veld AI ASSISTENT (sterrensymbool).
Voer een prompt in het Nederlands of Engels in.
Klik op Genereren. Kenjo toont de voorgestelde ploegen in een voorbeeldweergave.
Controleer de voorstellen. Klik op Toepassen om alles te accepteren, of op Alles weggooien om opnieuw te beginnen.
Waar de AI rekening mee houdt:
Ingevoerde Beschikbaarheden en Voorkeursdagen van medewerkers
Reeds geplande ploegen in de doelweek
Feestdagen per medewerker (locatieafhankelijk): de AI slaat feestdagen standaard over; voeg geen feestdagen overslaan toe aan de prompt om ook op feestdagen te plannen
Wettelijke regels voor rusttijden en maximale werktijd
Sjablonen; verwijs er direct naar in de prompt op naam
Voorbeeldprompts
Scenario | Voorbeeldprompt |
Één persoon, sjabloon, periode | Create shifts for Anna between 13–18 April using the template Morning |
Patroon: elke twee dagen | Create shifts for Anna for the entire month of April every alternate day using the template Morning |
Alleen bepaalde weekdagen | Create shifts for Anna every Monday and Wednesday in April using template Morning |
Meerdere personen, verschillende sjablonen | Create shifts for Anna and Rishi for April. Use the template Morning for Rishi and Morning Special for Anna |
Uitzondering in het patroon | Create shifts for Anna every Tuesday in April except the second Tuesday, using template Morning |
Feestdagen opnemen | Create shifts for Anna for April every Mon, Tue, Wed using template Morning. Do not skip public holidays |
In het Duits | Plane Schichten für Anna für den gesamten April jeden zweiten Tag mit der Vorlage Frühschicht |
Open ploegen aanmaken | Create open shifts using morning template between 1 to 15 April |
Open ploegen met aantal | Create 5 open shifts every day between 1–8 April using the template morning |
Open ploegen + weekdagen | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Gemengd: open + gepland | Create 2 open shifts every Monday and Wednesday in April using template morning |
Opmerking: De AI tolereert typefouten. "plz put anna on mornng tempalte 1 apr to 5 apr" werkt. Je hoeft geen exacte syntaxis te gebruiken.
Je kunt tot 10.000 ploegen aanmaken met AI. Wanneer AI-gegenereerde ploegen actief zijn in de voorbeeldmodus, zijn andere acties geblokkeerd totdat je op Toepassen of Alles weggooien klikt.
Ploegen uploaden via importsjabloon
Voor grote hoeveelheden gegevens of migratie vanuit een ander systeem kun je ploegen importeren via een Excel-sjabloon. Kenjo maakt hiervoor gebruik van de algemene gegevensimportfunctie.
Ga naar Instellingen > Gegevens importeren > [gebruik de pijl > om te scrollen] > Dienstenrooster.
Klik op Importeren.
Download het importsjabloon vanuit het gegevensimportgedeelte.
Open het gedownloade bestand.
Voer de ploegengegevens (datum, start- en eindtijd, locatie, rol, medewerker) in het sjabloon in.
Upload het ingevulde bestand. Kenjo verwerkt de ploegen en voegt ze als ongepubliceerde vermeldingen in het Dienstenrooster in.
  |
Dienstenrooster exporteren als PDF
Je kunt het Dienstenrooster als PDF exporteren voor publicatie of archivering.
Klik rechtsbovenin op ACTIES > PDF genereren.
Selecteer in het dialoogvenster de opties en details, zoals Weergave, Locatie, Periode.
Klik op PDF genereren. De PDF wordt als bestand gedownload.
| 
|
Veelgestelde vragen
Kunnen alle managers sjablonen zien en gebruiken?
Ja, alle sjablonen zijn zichtbaar voor het hele bedrijf. Alleen gebruikers met de bijbehorende toestemming onder Instellingen > Profielen en rechten > Dienstenrooster > Sjablonen kunnen een sjabloon bewerken en verwijderen.
Wat gebeurt er als de AI geen passende medewerkers vindt?
Ploegen waarvoor geen passende medewerker is gevonden, worden aangemaakt als OPEN PLOEGEN. Je kunt ze daarna handmatig inplannen.
Kan ik AI-gegenereerde ploegen bewerken voordat ik ze toepas?
Nee. In de voorbeeldmodus zijn bewerkingen geblokkeerd. Klik eerst op Toepassen en pas de ploegen daarna handmatig aan.
Hoeveel ploegen kan ik tegelijk kopiëren?
De functie Ploegen kopiëren kopieert alle ploegen van de geselecteerde week. Er is geen expliciete bovengrens, maar bij een zeer groot aantal ploegen kan het proces langer duren.