Bekijk de Aanwezigheidskiosk in actie:
Wat is de Aanwezigheidskiosk?
De Aanwezigheidskiosk is een gedeeld apparaat waarop je medewerkers die op locatie werken hun aanwezigheid registreren met een PIN-code of QR-code. In de admin-instellingen vind je de Aanwezigheidskiosk onder de naam Kiosk.
Belangrijk: Zodra de Aanwezigheidskiosk voor een medewerker actief is, vervangt deze de Prikklok. De medewerker kan dan alleen nog op de Aanwezigheidskiosk in- en uitchecken.
Vereisten
Controleer vóór het instellen van de Aanwezigheidskiosk of het volgende in orde is:
De module Aanwezigheid is geactiveerd (Instellingen > Functies > Aanwezigheid).
Je medewerkers zijn toegewezen aan een aanwezigheidsbeleid met de methode PIN-code of QR-code.
Stap 1: Aanwezigheidskiosk activeren
Ga naar Aanwezigheid > Instellingen > Aanwezigheidskiosk > Kiosk & sessies.
Schuif de schakelaar bij Activeer de aanwezigheid Kiosk naar rechts.
Controleer of het systeem de status Kiosk (Ingeschakeld) toont.
In de instellingen toont Kenjo op deze plek “Kiosk”. Daarmee is de Aanwezigheidskiosk bedoeld.
Stap 2: Apparaat kiezen
Kies het apparaat dat je als Aanwezigheidskiosk wilt gebruiken. Geschikt zijn:
iPad of iPhone
Android-tablet of -smartphone
Pc, laptop of Mac (met toetsenbord voor het invoeren van de pincode)
Smart-tv met Chrome (met aangesloten toetsenbord voor de pincode)
Let op: Voor de QR-code-methode heb je geen touchscreen nodig. Voor de PIN-code-methode moeten medewerkers hun pincode invoeren via een touchscreen of een aangesloten toetsenbord. Als je een browser gebruikt, raden we Google Chrome, Firefox of Safari aan.
Stap 3: Apparaat plaatsen en Aanwezigheidskiosk starten
Plaats het apparaat op de plek waar je medewerkers moeten in- en uitchecken. Er zijn twee manieren om de Aanwezigheidskiosk te starten:
Via URL
Open de browser op het apparaat.
Kopieer de URL met het pictogram Kopiëren en plak de URL in de browser.
Via QR-code
Klik op KIOSK STARTLINK QR.
Scan de QR-code met het apparaat dat je als Aanwezigheidskiosk wilt gebruiken. Een camera is vereist.
Daarna vraagt de Aanwezigheidskiosk om een activeringscode:
Voer het e-mailadres van een Admin of HR Admin in.
Je ontvangt een e-mail met een activeringscode van 6 cijfers.
Voer de code in en klik op Verzenden.
Let op: De activeringscode is slechts 5 minuten geldig. Daarna moet je een nieuwe code aanvragen.
Stap 4: Locatie en check-in methode kiezen
Nadat je de Aanwezigheidskiosk via URL of QR-code hebt gestart en de activeringscode hebt ingevoerd, vraagt de Aanwezigheidskiosk direct op het apparaat om een locatie en een check-in methode. Er is één Aanwezigheidskiosk per locatie.
Kies de locatie waar je de Aanwezigheidskiosk plaatst.
Klik op Activeer de aanwezigheid Kiosk.
Kies de check-in methode (PIN-code, QR-code of beide). Standaard zijn alle beschikbare methoden geactiveerd.
Let op: Je kunt alleen locaties kiezen die je eerder hebt aangemaakt onder Instellingen > Mijn bedrijf. Zodra een medewerker zich op de Aanwezigheidskiosk aanmeldt, verschijnt deze in de taal van zijn Kenjo-account.
De Kenjo Kiosk-app installeren
In plaats van de browser kun je de Kenjo Kiosk-app gebruiken, direct op het apparaat dat je op locatie inzet.
iOS: App Store > Zoek Kenjo Kiosk > Download
Android: Google Play > Zoek Kenjo Kiosk > Installeren
Na de installatie configureer je de sessie zoals gebruikelijk.
Apparaat beveiligen tegen onbevoegd gebruik: De Aanwezigheidskiosk vergrendelt het apparaat niet zelf. Zo voorkom je dat iemand de browser sluit of het apparaat manipuleert:
iOS: Instellingen > Toegankelijkheid > activeer Begeleide toegang.
Android: Gebruik een kiosk-browser-app uit de Play Store die het scherm vergrendelt.
Aanwezigheidskiosk aan het startscherm toevoegen
Omdat je de Aanwezigheidskiosk regelmatig opent, kun je een snelkoppeling op het startscherm maken:
Android (Chrome): Menu (drie puntjes) > Toevoegen aan startscherm.
Apple (Safari): Deel > Zet op beginscherm.
Sessies beheren
Zodra je de Aanwezigheidskiosk hebt gestart, verschijnt de sessie onder Aanwezigheid > Instellingen > Kiosk & sessies.
Een sessie bewerken (potloodpictogram):
Welkomstbericht wijzigen
Foto wijzigen of vervangen
Een check-in methode activeren of deactiveren
Kleur van de Aanwezigheidskiosk wijzigen
Een sessie verwijderen: Klik op het prullenbakpictogram of kies Acties > Sessies > Sessie verwijderen. Je kunt één of meerdere sessies verwijderen.
Apparaat- en QR-beveiliging: De QR-code op de Aanwezigheidskiosk verandert elke 30 seconden. Je kunt de code dus niet fotograferen en later gebruiken.
Aanwezigheidskiosk deactiveren
Ga naar Aanwezigheid > Instellingen > Kiosk & sessies.
Schakel de schakelaar bij Activeer de aanwezigheid Kiosk uit.
Typ ter bevestiging DEACTIVEER in het tekstveld.
Gevolgen van deactivering:
Alle open sessies worden onmiddellijk gesloten.
Alle configuraties van de Aanwezigheidskiosk gaan verloren.
Medewerkers kunnen niet meer in- of uitchecken via het apparaat.
Als je de Aanwezigheidskiosk later opnieuw activeert, moet je alle kiosken opnieuw starten.
Rechten
Admin en HR Admin hebben volledige toegang: activeren, deactiveren, sessies beheren en PIN-codes beheren.
Wil je bepaalde medewerkers toestemming geven om de Aanwezigheidskiosk en PIN-codes te beheren, maak dan een aangepast profiel aan onder Profielen en rechten met het recht Start Kiosk en PIN-code beheer. Die medewerker kan de Aanwezigheidskiosk vanaf het apparaat starten en PIN-codes bekijken of bijwerken, maar de Aanwezigheidskiosk niet activeren of deactiveren en ook geen sessies beheren.
Veelgestelde vragen
De Aanwezigheidskiosk laat zich niet activeren
Als de Aanwezigheidskiosk zich niet laat activeren, controleer dan of je het e-mailadres van een Admin of HR Admin gebruikt. Alleen zij kunnen de Aanwezigheidskiosk starten. De activeringscode is bovendien slechts 5 minuten geldig, dus vraag zo nodig een nieuwe aan.
Na herstel van de internetverbinding vraagt de Aanwezigheidskiosk alle gegevens opnieuw
Als de internetverbinding wordt verbroken, kan de Aanwezigheidskiosk de sessie kwijtraken en moet deze opnieuw worden gestart. Neem contact op met je Admin om de sessie te herstellen onder Kiosk & sessies.
Welke apparaten werken met de Aanwezigheidskiosk?
De Aanwezigheidskiosk werkt met iPads, iPhones, Android-tablets en -smartphones, pc's, laptops, Macs en smart-tv's met Chrome. Voor de PIN-methode is altijd een toetsenbord of touchscreen nodig.
Wat gebeurt er als ik de Aanwezigheidskiosk deactiveer?
Als je de Aanwezigheidskiosk deactiveert, worden alle sessies gesloten en gaat de configuratie verloren. De tijdregistraties die medewerkers al hebben vastgelegd, blijven behouden.