Voor wie: Admin, HR-admin
Lees hoe je de loonlijst verstuurt en los de meest voorkomende oorzaken op als die niet verstuurd kan worden.
Loonlijst versturen
Zo verstuur je de loonlijst naar je aanbieder:
Ga naar Loonadministratie > Loonlijstvoorbeeld en selecteer de loonperiode/-maand die je wilt versturen.
Controleer de waarden in de voorbeeldtabel op fouten voordat je verdergaat. Alle vorige periodes moeten al gesloten zijn.
Klik op Versturen (bij sommige aanbieders Sluit & verstuur) om de loonlijst naar je aanbieder te sturen.
Breng zo nodig correcties aan en stuur ze opnieuw door met Verstuur wijzigingen, zolang de periode nog open is. Gebruik je SD Worx, dan kun je de loonlijst maar één keer versturen. Wil je die daarna opnieuw openen, neem dan contact op met Kenjo Support.
Sluit de periode tot slot af met Sluit. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt en je laatste wijzigingen worden daarbij automatisch naar de aanbieder gestuurd. Controleer dus goed of de loonlijst foutloos is.
Ontbrekende medewerkergegevens aanvullen
Zodra bij minstens één medewerker basisgegevens ontbreken, is de knop om de loonlijst te versturen uitgeschakeld voor de hele periode. Als je eroverheen beweegt, toont Kenjo de melding Ga naar instellingen.
Land / aanbieder | Om een medewerker als volledig te laten gelden, heb je daarnaast nodig: |
Alle landen | Datum in dienst en medewerker-ID |
DE (ADP, SD Worx) | daarnaast een volledig salarisrecord (ingangsdatum en uurloon of basissalaris) |
NL, FR en overige landen | geen salarisrecord nodig voor deze status |
Zo vul je de ontbrekende gegevens aan:
Filter op de status Ingeschakeld - onvolledige gegevens.
Klik op de naam van de medewerker en vul het rood omlijnde veld in.
Bevestig met Opslaan.
Openstaande vorige periode afsluiten
Zolang een eerdere loonperiode nog niet gesloten is, blijft de verstuurknop voor de huidige periode geblokkeerd. Klik op Ga naar open loonlijst of ga als volgt te werk:
Selecteer de oudere periode die nog open is.
Sluit die af met Salarisadministratie permanent sluiten.
Ga daarna terug naar de huidige periode en verstuur die opnieuw.
Berekeningsfouten in het voorbeeld oplossen
Een rood waarschuwingssymbool naast een medewerker in het loonlijstvoorbeeld wijst op een berekeningsfout die je vóór het versturen moet oplossen. Welke fouten kunnen optreden, verschilt per land:
Land | Typische fout |
Alle landen | Negatief overurensaldo dat nog niet is verrekend |
DE, BE, ES | Er zijn compensatie-uren, maar er is geen passend beleid toegewezen |
NL | Fout bij verlof- of ATV-compensatie of bij betaalde tijd |
FR | RCR/RCO-compensatiebeleid ontbreekt, of het jaarlijkse overurenquotum is overschreden zonder RCO-beleid |
Klik op het rode symbool om de details te openen. Het bijbehorende beleid stel je in onder Aanwezigheid > Instellingen > Beleid.
Technische verzendfouten per aanbieder begrijpen
Ook als alle medewerkergegevens volledig zijn en het voorbeeld foutloos is, kan de overdracht naar de aanbieder zelf mislukken. Dat herken je aan een foutmelding wanneer je op Versturen klikt, niet aan een grijze knop.
Aanbieder | Landen | Veelvoorkomende oorzaak |
SFTP-gebaseerd (bijv. Hans & Huber) | AT en andere | Ongeldige SSH-sleutel, onjuiste gebruikersnaam/wachtwoord, uploaden of versleutelen van het bestand mislukt. Neem contact op met Hans & Huber. |
ADP | DE | Verbinding met de aanbieder mislukt, payroll-ID ongeldig of nog niet geactiveerd, serverfout bij de aanbieder. Neem contact op met ADP. |
Deel | FR, IT, AT | API-toegang verlopen of verkeerd geconfigureerd, of geen gegevens beschikbaar voor de gekozen periode. Neem contact op met Deel. |
Deze fouten los je niet op door medewerkergegevens aan te passen. Neem in dat geval rechtstreeks contact op met je loonadministratieaanbieder.
Veelgestelde vragen
Waarom is de knop om de loonlijst te versturen grijs?
Meestal omdat minstens één medewerker onvolledige gegevens heeft of een eerdere periode nog open is. In beide gevallen wordt het versturen voor de hele periode geblokkeerd.
Wat betekent de melding „Ga naar instellingen"?
Die geeft aan dat minstens één medewerker onvolledige gegevens heeft. Klik erop om direct naar de gefilterde lijst van deze medewerkers te gaan.
Ik heb de loonlijst al verstuurd. Kan ik die opnieuw versturen?
De eerste verstuurknop is daarna uitgeschakeld. Wijzigingen verstuur je in plaats daarvan met de knop Verstuur wijzigingen in de tweede stap, voordat je de periode definitief sluit.
Waarom geldt de startdatum van het salaris alleen voor mij in Duitsland?
Alleen de Duitse aanbieders ADP en SD Worx vereisen een volledig salarisrecord om een medewerker als volledig te laten gelden. In andere landen is dat voor deze status niet nodig.
Bij wie kan ik terecht bij een verbindings- of API-fout?
Deze fouten liggen bij de aanbieder en los je niet op door medewerkergegevens aan te passen. Neem in dat geval contact op met Kenjo Support.
Wat is het verschil tussen „Versturen" en „Sluiten"?
Versturen stuurt de huidige loonlijst naar je aanbieder, maar laat nog correcties toe. Sluiten sluit de periode definitief af, stuurt automatisch je laatste wijzigingen door en kan niet ongedaan worden gemaakt.