Was ist Whistleblower?
Du hast die Möglichkeit, als Arbeitnehmer*in, als Whistleblower zu fungieren, um Informationen über verwerfliche Vorfälle oder Handlungen einzureichen, die moralisch oder illegal sind oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Das System soll verwendet werden, um Dinge zu entdecken, die sonst nicht bekannt wären.
Es besteht die Möglichkeit, die Meldung vertraulich durch die Angabe des Namens und der Kontaktdaten durchzuführen oder, falls gewünscht, vollständig anonym zu bleiben. Alle Anfragen werden vertraulich und sicher behandelt.
Wie erhalte ich Zugriff auf das Whistleblower-Portal?
Das Whistleblower-Portal wird eine öffentlich zugängliche URL sein, auf die jeder, der den Link kennt, zugreifen kann. Es wird auch der Ort sein, an den ein Whistleblower gehen würde, um einen neuen Fall zu melden.
Dieses Portal für Whistleblower kann von jedem Gerät aus aufgerufen werden. Es sieht auf mobilen Geräten wie folgt aus:
Einen Fall als Whistleblower berichten
Es ist äußerst einfach, einen Fall von der Portalseite aus anzulegen: Du wirst zu einem neuen Formular geleitet, wenn Du auf die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Berichts klickst:
Zunächst musst Du die Kategorie auswählen, in der Du den Fall melden möchtest, der gegen die Geschäftsordnung verstößt.
Nachdem Du die Kategorie ausgewählt hast, kannst Du im Betreff das Thema in Stichworten zusammenfassen.
Anschließend fügst Du noch eine Beschreibung zu dem Fall, den Du als Whistleblower melden möchtest.
Falls Du weitere Dateien hinzufügen möchten, kannst Du diese entweder durch Drag & Drop oder durch Einfügen einer Datei hinzufügen.
Anonymität vs. Nicht-Anonymität: Als Whistleblower hast Du das Recht Dich zu entscheiden, einen Fall anonym zu melden, damit Dein Name nicht veröffentlicht wird.
Wenn Du jedoch nicht anonym bleiben möchten, hast Du die Möglichkeit, Deinen Vor- und Nachnamen einzugeben.
Bestätigung der Erstellung des Falls und des Zugangscodes
Nach Erstellung des Falls wirst Du als Berichterstatter aufgefordert, einen Zugangscode zu kopieren, der für die spätere Untersuchung des Falls erforderlich ist.
Hinweis:
Du bist für den access code verantwortlich. Wenn Du den Code verlierst oder verlegst, kann weder der Administrator noch Kenjo Dir helfen, den Code wiederherzustellen. Daher solltest Du den Code sorgfältig behandeln und ihn nicht verlieren
Füge eine E-Mail hinzu um Benachrichtigungen zu erhalten:
Du kannst eine E-Mail-Adresse eingeben, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Du als Whistleblower automatisch informiert werden möchtest, wenn sich etwas im Fall eines Whistleblowers ändert. Deine E-Mail-Adresse wird nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.
Die Benachrichtigung-E-Mails enthalten niemals Informationen über den Fall selbst, um Deine Privatsphäre als Whistleblower zu schützen.
Solange Du als Hinweisgeber eine E-Mail-Adresse angegeben hat, werden Benachrichtigung-E-Mails an Dich gesendet. Sobald diese E-Mail-Adresse zum ersten Mal eingerichtet wurde, kann sie nicht mehr geändert werden.
Einen Fall über das Portal überprüfen
Indem Du das Portal aufrufst und auf vorhandenen Bericht überprüfen klickst, kannst Du den Status und die Aktualisierungen eines früher gemeldeten Falls mit dem Zugangscode überprüfen, den Du erhalten hast.
Nachdem der Access Code eingegeben wurde, siehst Du hier eine deatillierte Aufführung des vorherigen Berichts. Du kannst anonym mit dem Verantwortlichen des Falles über den Bereich Fallnachrichten kommunizieren.
Falls Du am Anfang vergessen oder nicht gemacht hast, hast Du auch die Möglichkeit, weitere Anhänge mit den Verantwortlichen über die Büroklammer zu teilen.
Sobald der Verantwortliche Änderungen am Bericht vornimmt und Du eine E-Mail-Adresse angegeben haben, erhälst Du eine Benachrichtigung bei jedem Update, damit Du den bereits erstellten Bericht öffnen und immer auf dem neuesten Stand bleiben kannst.