In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Grundlagen der EU-Whistleblower-Richtlinie verstehst und welche Anforderungen sich daraus für Dein Unternehmen ergeben. Du lernst, welche Unternehmen betroffen sind, welche Meldekanäle zur Verfügung stehen und was bei der Einrichtung einer internen Meldestelle zu beachten ist. Dieser Artikel richtet sich an Verantwortliche in Unternehmen ab 50 Beschäftigten und öffentliche Organisationen, die ihre Whistleblower-Prozesse umsetzen möchten.
Hinweis:
Das Ziel dieses Artikels ist es, den Leser*innen zu helfen, die Grundlagen der Whistleblower Richtlinie und seine Auswirkungen zu verstehen. Es handelt sich nicht um eine Rechtsberatung und sollte auch nicht als solche betrachtet werden. Der hier dargestellte Inhalt ist eine Auslegung bestimmter Aspekte der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019 [RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden], wird hier mit interpretiert.
Wir empfehlen, einen Rechtsbeistand zu konsultieren, um spezifische Auslegungen und Hinweise für individuelle Fälle zu erhalten.
Wichtiges zum Hinweisgeberschutzgesetz
1. Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Die EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019 (auch das Hinweisgeberschutzgesetz genannt) schützt Personen, die Informationen über Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten und diese bei einer internen oder externen Meldestelle melden.
Es hat zum Ziel, die Beschäftigten und Whistleblower vor Zwangsarbeit und Strafmaßnahmen zu schützen.
2. Welche Unternehmen sind betroffen?
Privat Unternehmen:
ab 50 Beschäftigte = Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestellen
ab 250 Beschäftigte = Sofortige Implementierung nach Verabschiedung des Gesetzes
Öffentliche Stellen: Es gilt für alle Kommunen, Behörden und öffentliche Organisationen
3. Die unterschiedlichen Meldekanäle
Bei den verschiedenen Kanälen hat der Hinweisgeber die Möglichkeit zu wählen, welchen Meldekanal er verwenden möchte. Hier unterscheidet man zwischen:
Interne Meldekanäle: Durch das System ist es möglich, die Verantwortung entweder von Mitarbeitern, wie der Rechtsabteilung, von externen Anwälten oder Ombudspersonen zu übernehmen.
Externe Meldestellen beim Bundesministerium für Justiz
Weitere Meldestellen bei zuständigen Behörden
4. Die Anforderungen an den Meldekanal
Meldung eines Ereignisses: Auf Wunsch des Whistleblowers kann ein persönlicher Austausch statt schriftlicher oder mündlicher Kommunikation stattfinden.
Alle Personen, die mit dem Unternehmen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen (Beschäftigte, Geschäftspartner, Beschäftigte von Geschäftspartnern), sind berechtigt, teilzunehmen.
Es ist erforderlich, Informationen über Meldemöglichkeiten zu geben (z.B. durch einen Link auf der Website des Unternehmens).
Schutz der Vertraulichkeit und Datensicherheit
5. Was kann gemeldet werden?
Whistleblower haben die Möglichkeit eine Vielzahl an möglicher Meldungen zu melden. Einige dieser Situationen könnten in diese Kategorien fallen:
Strafrecht und bestimmte Ordnungswidrigkeiten
Die Bekämpfung von Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus
Produktsicherheit
Verbraucherschutz
Datenschutz und personenbezogene Daten
Netz- und Informationssicherheit
6. Reaktionspflichten bei Meldungen
Innerhalb von sieben Tagen müssen die Verantwortlichen für die gemeldeten Fälle dem Whistleblower eine Eingangsbestätigung auf den eingegangenen Fall zukommen lassen.
Die Verantwortlichen müssen dann weitere erforderliche Maßnahmen ergreifen
Der Hinweisgeber muss spätestens nach drei Monaten informiert werden über den Fall, der gemeldet wurde
Es ist erforderlich, dass alle Meldungen und nachfolgenden Maßnahmen gemäß der DSGVO dokumentiert werden
7. Good to know
Beweislastumkehr: Im Falle einer Kündigung stehen Unternehmen in der Pflicht zu belegen, dass die Kündigung nicht im Zusammenhang mit gemeldeten Vorfällen oder Hinweisen steht.
Das Betriebsrat hat das Recht mitzubestimmen über eine Kündigung
Interne Whistleblower-Richtlinie
Wie ist der Umgang mit Falschmeldungen?
8. Sanktionen bei Verstößen
Fehlender interner Meldekanal, kann ein Bußgeld mit sich bringen in Höhe von bis zu 20.000 €.
Falls die Verantwortlichen Meldungen verhindern, Repressalien verüben oder gegen den Schutz der Vertraulichkeit der Identität hinweisgebende Personen verstoßen (jeweils bis zu 100.000 € Bußgelder möglich).
9. Umsetzungtipps
Interne Meldestellen implementieren
Autorisierten Personenkreis festlegen
Prozesse definieren: Annahme, Bearbeitung und geeignete Folgemaßnahmen
Kommunikation und Information: Information der Mitarbeiter zum Hinweisgebersystem und Link auf Unternehmenswebsite
10. Kenjo's Lösung
11. 2 Websiten:
Kanal für die Verantwortlichen, um Fälle zu bearbeiten
Portal für die Whistleblower, um Fälle einzureichen
Unsere Priorität ist der Datenschutz
Es wird im Growth- und Connect Plan inkludiert sein
12. Überblick über den Prozess
Ein Fall wird vom Whistleblower über das Whistleblower-Portal erstellt. In diesem Artikel findest Du eine genaue Anleitung wie das gemacht wird.
Der gemeldete Fall wird von den Verantwortlichen über das Whistleblower-Kanal bearbeitet. Wie das genau funktioniert, findest Du in diesem Artikel.
Der Hinweisgeber kann den Fortschritt über den gemeldeten Fall im Portal jeder Zeit überprüfen.
Der gemeldete Fall wird über den Kanal von den Verantwortlichen gelöst, wenn das auch der Fall ist.
