1. Berechtigungen zum Genehmigen vergeben
Falls Du festlegen willst, wer Anträge freigeben darf, dann steuerst Du dies über die Profile. Falls Du einem Manager dieses Recht zuweist, dann kann er die Anfragen seiner direkt unterstellten Mitarbeiter bearbeiten; falls Du es einem Admin zuweist, dann hat er Zugriff auf alle Anfragen.
Navigiere zu Einstellungen > Profile & Berechtigungen.
Wähle das gewünschte Profil aus.
Scrolle zum Bereich Abwesenheiten und setze die Markierung bei Genehmigungen.
Hinweis: Standardprofile lassen sich in ihren Grundrechten nicht verändern. Falls Du individuelle Berechtigungen vergeben willst, dann musst Du zuerst ein benutzerdefiniertes Profil erstellen.
2. Kalendersichtbarkeit für das Team steuern
Falls Dein Team wissen muss, wer gerade im Urlaub ist, dann aktivierst Du die Sichtbarkeit im jeweiligen Profil. Falls Du den Datenschutz strenger handhaben willst, dann schränkst Du die Ansicht auf das eigene Team oder den Standort ein.
Prüfe in den Profileinstellungen die Option Anfragen anderer Mitarbeiter sehen.
Lege den Radius der Sichtbarkeit fest (Unternehmen, Standort oder Team).
3. Genehmigungs-Workflows individuell anpassen
Falls ein einfacher Prozess nicht ausreicht, dann kannst Du mehrstufige Workflows einrichten. Falls der direkte Vorgesetzte zugestimmt hat, dann wird die Anfrage zur finalen Prüfung an die Personalabteilung weitergeleitet.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheit > Richtlinien.
Wähle eine Richtlinie aus und klicke auf den Reiter Genehmigungen.
Füge zusätzliche Genehmiger hinzu oder ändere die Reihenfolge.
Beispiel: Falls ein Teamleiter die Kapazitäten für ein Projekt planen muss, dann benötigt er mindestens die Ansicht für seinen Bereich. Falls er zusätzlich Anträge bearbeiten soll, dann benötigt er die Berechtigung Verwalten.
4. Status der Anfragen überwachen
Falls Du den Überblick über ausstehende Genehmigungen behalten willst, dann nutzt Du die zentrale Übersicht. Falls ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt, dann kannst Du den zuständigen Genehmiger direkt aus dem System erinnern.
Navigiere zu Abwesenheit > Anfragen.
Filtere die Liste nach dem Status Ausstehend.
Prüfe in der Detailansicht, bei welcher Person der Prozess gerade stockt.
5. Fehler bei Krankmeldungen beheben
Falls Du die DATEV-Integration nutzt und der Abruf der eAU fehlschlägt, dann liegt dies oft an einer fehlenden Personalnummer (PNR). Falls Du diese Nummer im Profil ergänzt, dann kann der Abruf beim nächsten Versuch erfolgreich abgeschlossen werden.
Öffne das entsprechende Mitarbeiterprofil.
Scrolle zu den lohnspezifischen Daten des Nutzers.
Trage die korrekte PNR ein und speichere die Änderung.
6. Vertretung für Genehmiger organisieren
Falls ein Genehmiger selbst abwesend ist, dann solltest Du rechtzeitig eine Vertretung definieren. Falls kein Ersatz hinterlegt ist, dann bleiben die Anfragen liegen, bis der Verantwortliche zurückkehrt oder ein Admin manuell eingreift.
Weise temporär eine andere Person als Genehmiger in der Abwesenheitsrichtlinie zu.
Nutze als Admin die globale Übersicht, um im Notfall dringende Anträge selbst zu entscheiden.