In diesem Artikel erfährst Du, wie Du einen neuen Mitarbeiter in Dein System aufnimmst, von der Erfassung der persönlichen Basisdaten bis zur Festlegung von beruflichen Informationen und Abwesenheitsrichtlinien. Du lernst, wie Du Mitarbeiter einzeln hinzufügst oder aus bestehenden Daten importierst und damit Deine Unternehmensstruktur korrekt abbildest. Dieser Artikel ist für Administratoren relevant, die neue Kollegen im zentralen Personenregister registrieren möchten.
1. Mitarbeiterverzeichnis aufrufen
Falls Du einen neuen Kollegen registrieren willst, dann startest Du im zentralen Personenregister. Falls Du dort als Admin angemeldet bist, dann siehst Du die Schaltfläche zur Erstellung direkt oben rechts.
Klicke im Hauptmenü auf den Bereich Mitarbeiter.
Wähle die Schaltfläche (+) Mitarbeiter Hinzufügen aus.
Entscheide ob Du Mitarbeiter einzeln hinzufügen möchtest oder aus bestehenden Daten importierst.
2. Persönliche Basisdaten erfassen
Falls Du den Prozess startest, dann fragt Kenjo zunächst nach den wichtigsten Merkmalen.
Trage den Vornamen und Nachnamen ein.
Trage das Geburtsdatum, Geschlecht und die Nationalität ein.
Klick auf weiter.
3. Berufliche Informationen festlegen
Falls Du die Struktur Deines Unternehmens sauber abbilden willst, dann musst Du den Mitarbeiter korrekt einordnen. Falls Du die private E-Mail-Adresse nutzt, dann kann der Mitarbeiter sein Konto bereits vor dem ersten Arbeitstag aktivieren.
Ordne den Mitarbeiter einem Unternehmen zu, die Sprache wird dann automatisch zugewiesen.
Ändere bei Bedarf die Sprache.
Gib eine gültige E-Mail-Adresse an.
Lege das offizielle Eintrittsdatum fest.
Bestimme Vertraglichen Wochenarbeitsstunden und Tage.
Wähle einen passenden Arbeitsplan (z. B. 40 Stunden/Woche)
Beispiel: Falls Dein neuer Mitarbeiter "Max Mustermann" heißt und am 01. April beginnt, dann trage diese Daten exakt so ein. Falls er erst später seine Firmen-E-Mail erhält, dann nutze zunächst seine private Adresse für das Onboarding.
4. An-/Abwesenheitsrichtlinien und Lohnzuschläge.
Falls der Mitarbeiter Urlaub beantragen oder Zeiten erfassen soll, dann benötigt er ein hinterlegtes Regelwerk. Falls Du keine Richtlinie zuweist, dann kann der Mitarbeiter keine freien Tage im System dokumentieren. Dieser Schritt ist optional. Wenn Du dies erst später erledigen möchtest, klicke einfach auf Überspringen.
Weise eine Abwesenheitsrichtlinie für den Urlaubsanspruch, den Krankheitsfall und bei Bedarf den Überstundenabbau zu.
Finde hier[Link Einfügen] mehr über unsere Anwesenheitsrichtlinien heraus.
Wähle die Anwesenheitsrichtlinie des Mitarbeiters aus.
Entscheide welche Lohnzuschläge Du dem Mitarbeiter zuweisen möchtest.
Hinweis: Das Eintrittsdatum steuert die anteilige Berechnung des Urlaubs. Falls ein Mitarbeiter zur Jahresmitte startet, dann berechnet Kenjo den Anspruch automatisch pro rata, sofern Du dies in der Richtlinie so konfiguriert hast.
5. Onboarding und Einladung steuern
Falls Du alle Daten eingegeben hast, dann entscheidest Du über den Zugriff. Falls Du die Einladung sofort versendest, dann erhält der Mitarbeiter umgehend eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten.
Aktiviere den Schalter Einladung senden, falls der Zugriff sofort erfolgen soll.
Erlaube Zeiterfassung, wenn der Mitarbeiter bereits Anwesenheiten erfassen soll.
Entscheide ob der Mitarbeiter mit DATEV abgerechnet werden soll.
Richte den Begrüßungsassistent hier ein.
Vorschlag: Bereite das Profil einige Tage vor dem Start vor, aber versende die Einladung erst am Morgen des ersten Arbeitstages. Falls Du so vorgehst, dann vermeidest Du Verwirrung beim neuen Kollegen vor seinem eigentlichen Dienstbeginn.
6. Nachträglich Aktivieren
Entscheidest Du Dich, keine E-Mail zu senden, wird der Mitarbeiter als “Nicht aktiviert” unter Mitarbeiter angezeigt. Um ihn zu aktivieren hast Du folgende Optionen:
Gehe zu Mitarbeiter > Wähle den Mitarbeiter aus > Aktionen > Mitarbeiter aktivieren
Gehe zum Mitarbeiterprofil > Persönlich > Mitarbeiter Aktivieren
7. Massendaten per Import hochladen
Falls Du mehr als nur eine Person hinzufügen willst, dann ist der manuelle Weg zu zeitaufwendig. Falls Du eine Excel-Liste vorbereitest, dann kannst Du hunderte Profile in einem einzigen Schritt importieren.
Gehe zu Einstellungen > Datenimport.
Lade die Vorlage für den Mitarbeiter-Import herunter.
Befülle die Tabelle und lade sie wieder im System hoch.