In diesem Artikel erfährst Du, wie Du DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeitenden über den Import-Assistenten in Kenjo importierst und die erforderlichen DATEV-spezifischen Lohnfelder hinzufügst. Das Feature ermöglicht eine einwandfreie Synchronisierung der Mitarbeitendaten zwischen Kenjo und DATEV für korrekte deutsche Gehaltsabrechnungen. Dieser Artikel ist relevant für Kenjo-Nutzer mit DATEV-Integration, die ihre Mitarbeitendendaten vollständig mit DATEV abgleichen möchten.
1. Hintergrund
DATEV benötigt detailliertere Informationen zu Mitarbeitenden als im Standard-Mitarbeitenrprofil bei Kenjo enthalten sind. Spezifische Angaben wie Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsgruppe und Ausbildungsbeginn sind für die deutsche Lohnabrechnung essenziell, aber nicht im Standardprofil angegeben. Um eine einwandfreie Synchronisierung der Mitarbeitenrdaten zwischen Kenjo und DATEV zu gewährleisten, haben wir das Kenjo-Mitarbeitendenprofil für Nutzer mit DATEV-Integration erweitert. Diese Erweiterung enthält alle erforderlichen Felder, die DATEV für korrekte Gehaltsabrechnungen benötigt. Diese Felder findest Du im Abschnitt DATEV-spezifische Lohndaten im Mitarbeitenrprofil.
Für eine vollständige Liste der DATEV-Felder, die von Kenjo mit DATEV synchronisiert werden können, schaue bitte unten in diesem Artikel nach.
2. Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?
Importiere die DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeitenden über den Import-Assistenten. Du hast zwei Optionen für den Import aller DATEV-Felder:
3. Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren
Alle Mitarbeitenden müssen bereits ihre DATEV-Personalnummer (PNR) in ihrem Kenjo-Profil hinterlegt haben, damit dieser Import funktioniert. Sobald Du unter Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung auf Verwende die Datei von DATEV klickst, aber nicht alle Deine Mitarbeiter eine PNR haben, bekommst Du folgende Meldung:
Tipp: Nutze die DATEV-Importvorlage, um die PNR-Nummern Deiner Mitarbeiter gesammelt zu importieren.
Gehe zu Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung verwenden.
Wähle Verwende Datei von DATEV aus
Klicke auf IMPORTIEREN
Importiere die DATEV-Stammdaten-Datei, die Du von Deinem Steuerberater erhalten hast
Wähle bei Import-Optionen aus, ob bestehende Felder in Kenjo bei Konflikten überschrieben werden sollen (z.B. wenn sich die Adresse eines Mitarbeitenden unterscheidet.
Ordne die Spalten aus der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet und mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du entweder:
1.) Manuell auswählen und über das Drop-Down-Menü zuordnen oder
2.) Die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
Klicke auf BESTÄTIGEN.
Vergebe einen Namen für die Import-Datei.
Klicke auf HINZUFÜGEN.
4. Option 2: Nutze die Excel-Vorlage
Nutze diese Vorlage, um PNR-Nummern oder andere spezifische Felder zu importieren. Als eindeutiger Identifikator wird die E-Mail-Adresse verwendet.
Gehe zu Einstellungen > DATEV Lohnabrechnung > Verwende unsere Excel-Vorlage
Klicke auf WEITER
Wähle die Sprache und lade die Vorlage über den Link auf der Seite herunter.
Fülle die Excel-Datei aus.
Lade die Datei per Drag-and-Drop oder über Deinen Computer in Kenjo hoch und klicke auf HOCHLADEN.
Ordne die Spalten der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du manuell auswählen oder die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
Klicke auf BESTÄTIGEN und dann auf IMPORTIEREN.
5. Wichtige Hinweise
Vorlage: Verändere nicht die Reihenfolge, lösche keine Spalten und füge keine neuen Spalten hinzu. Die Struktur der Vorlage muss unverändert bleiben.
Dropdown-Auswahl: Wähle ausschließlich Optionen aus den Dropdown-Menüs. Das Einfügen von Werten per Copy-Paste kann zu Importfehlern führen.
Vorab ausgefüllte Vorlage: Wenn DATEV-Daten bereits hinzugefügt wurden, wird die Vorlage mit diesen Daten vorab ausgefüllt. Du kannst diese Felder nach Bedarf bearbeiten.
Name- und E-Mail-Beschränkungen: Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse können hier nicht geändert werden. Änderungen werden nicht in Kenjo übernommen.
Tipp: Du kannst alles DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeiter aus DATEV extrahieren. Folge dafür diesen Schritten.
6. DATEV-Daten manuell hinzufügen
Admins und Mitarbeitende können die DATEV-Daten auch manuell im Mitarbeitendenprofil hinzufügen.
Gehe zu Mitarbeiter > Verzeichnis.
Wähle einen Mitarbeitenden > Mitarbeiterprofil > DATEV-spezifische Lohndaten.
Trage die DATEV-Daten in die bearbeitbaren Felder ein.
Hinweis:
Bestimmte Felder sind in dieser Ansicht nicht bearbeitbare. Alle Mitarbeiterdaten aus dem Kenjo-Profil werden automatisch in das DATEV-Profil übertragen. Um ausgegraute Felder zu ändern, gehe zum Mitarbeiterprofil und scrolle nach unten.
Tipp: Ermuntere neue Mitarbeiter beim Onboarding dazu, ihre Daten selbst in ihr Kenjo Mitarbeiterprofil einzutragen. Eine vollständige Liste der Felder auf die Mitarbeiter Zugriff haben findest Du am Ende des Artikels.
7. Wichtige Punkte beachten
Bevor Du die erste DATEV-Lohnabrechnungsdatei exportieren kannst, müssen alle Mitarbeiterdaten in Kenjo mit den Daten in DATEV übereinstimmen. So kannst Du Deine monatliche Lohnabrechnung fehlerfrei durchführen. Beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo die Quelle der Wahrheit ist. Das bedeutet, dass Änderungen an Mitarbeitendendaten zuerst in Kenjo vorgenommen werden müssen. Diese Änderungen werden dann automatisch während der monatlichen Lohnabrechnung mit DATEV synchronisiert.
8. Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export
Feld-Name | Wo soll ich diese Daten in Kenjo hinzufügen | Welches Datenimport Modul soll in Kenjo verwenden, um diese Info zu Importieren |
PNR - Personalnummer | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import | |
Vorname | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Nachname | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Geburtsname | Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden | DATEV Lohnabrechnung Import |
Präfix | Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden | DATEV Lohnabrechnung Import |
Geburtsdatum | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Familienstand | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters
Lebenspartner > Ledig Verheiratet > Verheiratet Getrennt > Ledig Verwitwet > Ledig | Mitarbeiterdaten Import |
Adresszeile | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Hausnummer | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Zusätzliche Adresse | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Postleitzahl | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Ausländische Postleitzahl | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import
|
Stadt | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Land | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Telefonnummer | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Nationale Versicherungsnummer | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Europäische Versicherungsnummer | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import
|
Geburtsort | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import
|
Geburtsland | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import
|
Geschlecht | Abgeleitete Zuordnung Männlich > männlich Nicht binär > nicht binär Andere > Andere keine Angaben machen wollen > andere Transgender > Andere | Mitarbeiterdaten Import |
Nationalität | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Schwerbehindert (Grad der Behinderung) | Keine Zuordnung - Muss zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden 0 = nein; 1 = ja | DATEV Lohnabrechnung Import
|
Ersteintrittsdatum | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Arbeitserlaubnis gültig bis | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Aufenthaltserlaubnis gültig bis | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Studienbescheinigung gültig bis | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Akademischer Grad | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen | DATEV Lohnabrechnung Import |
IBAN | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
BIC | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Name des Kontoinhabers | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Abweichender Kontoinhaber | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | DATEV Lohnabrechnung Import |
Auszahlungsart
| Abgeleitetes Zuordnen Wenn sowohl IBAN als auch BIC hinterlegt sind, wird der Wert "5 - SEPA-Überweisung" übertragen. | DATEV Lohnabrechnung Import |
Einstellungsdatum | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Austrittsdatum | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Befristeter Vertrag | Abgeleitetes Zuordnen Wenn der Arbeitsvertrags ein Enddatum enthält, füge 1 hinzu. Wenn nicht, 0 | DATEV Lohnabrechnung Import |
Steueridentifikationsnummer | Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters | Mitarbeiterdaten Import |
Haupt-/ Nebenarbeitgeber | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Geringverdiener / geringfügig Beschäftigte | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns
| DATEV Lohnabrechnung Import |
Berufsbezeichnung | 1:1 | Mitarbeiterdaten Import |
Personengruppe Sozialversicherung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Ausbildungsbeginn | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Voraussichtliches Ende der Ausbildung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Ausbildungsende | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Höchster Schulabschluss | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Höchste Berufsausbildung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Vertragsform | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Stammkostenstelle | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Health insurance contribution group | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Beitragsgruppe Rentenversicherung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Beitragsgruppe Arbeitslosenversicherung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Beitragsgruppe Pflegeversicherung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Personengruppe Sozialversicherung | Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen
Vordefinierte Dropdowns | DATEV Lohnabrechnung Import |
Mindesturlaub | Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen) | DATEV Lohnabrechnung Import |
Urlaubsanspruch aus dem laufenden Jahr | Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen) | DATEV Lohnabrechnung Import |
Resturlaub aus Vorjahr | Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen) | DATEV Lohnabrechnung Import |
Nicht genommener Urlaub | Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen) | DATEV Lohnabrechnung Import |
Erwartete Arbeitszeit | Verknüpft mit der Wochenarbeitszeit in den Anwesenheiten | Mitarbeiterdaten Import |
Lohnart Nummer | Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Salary Type | Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen | DATEV Lohnabrechnung Import |
Gehalt | Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter | Gehalt Import
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Stundensatz | Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter | Gehalt Import
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Einmalige variable Vergütungen | Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter | Variable Vergütung Import |
Wiederkehrende variable Vergütung | Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter | Variable Vergütung Import |