Für wen: Admin, HR Admin
Sende die Abrechnung eines ausscheidenden Mitarbeiters vorzeitig an Deinen Anbieter, statt bis zum Periodenende zu warten.
Voraussetzung: Austrittsdatum im Mitarbeiterprofil hinterlegen
Damit Kenjo einen Mitarbeiter in der Lohnabrechnungs-Vorschau überhaupt als Abgang erkennt, muss zuerst sein Austrittsdatum in seinem Profil hinterlegt sein:
Gehe zu Mitarbeiter und wähle den betroffenen Mitarbeiter aus.
Öffne die Registerkarte Persönlich.
Scrolle ganz nach unten zum Abschnitt Vertraulich.
Trage dort das Feld Austrittsdatum aus.
Hinweis: Erst wenn dieses Datum innerhalb der aktuell offenen Abrechnungsperiode liegt, erscheint der Mitarbeiter in der Lohnabrechnungs-Vorschau als Abgang und die Buttons Abgänge ansehen und Abgänge senden werden verfügbar.
Verstehen, wann Du Abgänge vorzeitig senden kannst
Ein Abgang ist ein Mitarbeiter, dessen Austrittsdatum innerhalb der aktuell offenen Abrechnungsperiode liegt. Für diese Mitarbeiter kannst Du die Lohnabrechnung schon vor dem Ende der Periode an Deinen Anbieter senden, damit die Auszahlung nicht auf den regulären Abrechnungslauf warten muss.
Hierbei gibt es unterschiedliche Prozesse je nach Lohnabrechnungsanbieter - Deel oder ADP. Diese sind im folgenden erklärt::
ADP: Abgänge über die Lohnabrechnungs-Vorschau senden
Hinweis: Der folgende Prozess gilt ausschließlich für Organisationen mit dem Lohnabrechnungsanbieter ADP. Nutzt Du Deel, findest Du den passenden Prozess im nächsten Abschnitt.
Gehe zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle die betroffene Abrechnungsperiode aus.
Prüfe die Spalte Austrittsdatum, um zu sehen, welche Mitarbeiter in dieser Periode das Unternehmen verlassen (Abgänge).
Klicke auf Abgänge ansehen, um die Tabelle auf die Abgänge dieser Periode zu filtern. Der Button ist deaktiviert, wenn in dieser Periode niemand das Unternehmen verlässt.
Wähle über die Checkbox die Mitarbeiter aus, deren Lohnabrechnung Du jetzt schon senden möchtest.
Klicke auf Abgänge senden. Ohne ausgewählten Mitarbeiter bleibt der Button deaktiviert.
Bestätige im Dialog Abgänge senden mit Ja, senden.
Kenjo sendet daraufhin nur die Lohnabrechnung der ausgewählten Mitarbeiter an ADP. Die übrigen Mitarbeiter werden weiterhin regulär am Ende der Abrechnungsperiode gesendet.
Gut zu wissen:
Ändern sich die Daten eines bereits gesendeten Abgangs danach noch einmal, wähle ihn erneut über die Checkbox aus und klicke wieder auf Abgänge senden, um die Aktualisierung zu übermitteln.
Deel: Abgänge über die Lohnabrechnungs-Vorschau senden
Hinweis: Der folgende Prozess gilt ausschließlich für Organisationen mit dem Lohnabrechnungsanbieter Deel (Frankreich). Nutzt Du ADP oder einen anderen unterstützten Anbieter, findest Du den passenden Prozess im Abschnitt oben.
Für Deel Frankreich stehen die Buttons Abgänge ansehen und Abgänge senden nicht zur Verfügung. Möchtest Du die Lohnabrechnung eines ausscheidenden Mitarbeiters trotzdem vorzeitig an Deel weitergeben, exportierst Du die Daten stattdessen manuell:
Gehe zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungs-Vorschau und wähle die betroffene Abrechnungsperiode aus.
Klicke auf Lohnabrechnung exportieren (xlsx), um die aktuelle Vorschau als Excel-Datei herunterzuladen.
Nutze die Spalte Austrittsdatum in der exportierten Datei, um die Abgänge dieser Periode zu identifizieren.
Teile die Datei manuell mit Deel (z. B. per Payroll-Ticket oder E-Mail), damit die Auszahlung für diesen Mitarbeiter vorzeitig bearbeitet werden kann.
Häufige Fragen
Wo trage ich das Austrittsdatum eines Mitarbeiters ein?
Im Mitarbeiterprofil unter Persönlich > Vertraulich, ganz unten im Feld Austrittsdatum.
Für welche Länder ist das vorzeitige Senden von Abgängen verfügbar?
Aktuell für Frankreich und Belgien. Für Frankreich gilt das nur, wenn Dein Anbieter nicht Deel ist.
Warum ist der Button „Abgänge senden“ bei mir deaktiviert?
Wenn Du keinen Mitarbeiter über die Checkbox ausgewählt hast, bleibt der Button deaktiviert. Er ist ebenfalls deaktiviert, wenn eine andere Abrechnungsperiode Deiner Organisation noch offen ist.
Kann ich einen bereits gesendeten Abgang erneut senden?
Ja. Wenn sich seine Daten danach ändern, wähle ihn erneut über die Checkbox aus und klicke auf Abgänge senden, um die Aktualisierung zu übermitteln.
Warum sehe ich bei Deel Frankreich keine Buttons für Abgänge?
Für Deel Frankreich ist diese Funktion nicht verfügbar. Exportiere die Daten stattdessen manuell und teile sie direkt mit Deel.