Configurare i dati aziendali e le sedi di lavoro
Vai su Impostazioni > La mia azienda per inserire le informazioni di base della tua azienda.
I campi contrassegnati da una stella (per esempio nome della azienda) sono obbligatori; gli altri campi, come il numero civico, sono facoltativi.
Nella stessa pagina puoi aggiungere le tue stazioni (sedi operative): clicca su Nuova stazione per crearne una nuova. Puoi avere una o più stazioni a seconda della struttura della tua azienda.
Definire i parametri contrattuali dei dipendenti
Per ogni dipendente a tempo pieno, il punto più importante da configurare sono i giorni lavorativi settimanali e le ore settimanali.
Importante:
Inserisci sempre il numero reale di giorni lavorativi. Se indichi 7 giorni lavorativi mentre il dipendente non lavora davvero 7 giorni, il sistema calcola la media delle ore giornaliere dividendo le ore settimanali per 7, ottenendo un valore scorretto.
Il sistema richiede solo il numero di giorni e le ore settimanali: non è necessario indicare quali giorni specifici della settimana il dipendente lavora. Anche se selezioni, ad esempio, lunedì, martedì, mercoledì, sabato e domenica, il dipendente può comunque lavorare in altri giorni: la selezione serve solo a calcolare correttamente la media oraria.
Impostare il calendario delle festività pubbliche
All'attivazione del tuo account, Kenjo utilizza un calendario standard che non contiene alcun giorno festivo.
Per creare un calendario:
Vai su Impostazioni > Feste pubbliche.
Clicca sul simbolo (+) e assegna un nome al calendario (per esempio Italia 2026).
Cerca il paese di riferimento (Italia) per includere automaticamente tutti i giorni festivi pubblici.
Una volta creato il calendario, torna sulla pagina La mia azienda e assegna il calendario appena creato alla tua azienda.
Importare i dati dei dipendenti
Da Impostazioni > Importazione dati puoi importare i dipendenti in due modi:
Modello Excel Kenjo: scarica il modello, compila tutti i campi contrassegnati da una stella (obbligatori; gli altri sono facoltativi) e ricaricalo su Kenjo.
Esportazione TSM: se provieni da Time Sheet Mobile, scarica il file di esportazione da TSM e caricalo su Kenjo per importare i dipendenti.
Suggerimento:
Per una guida passo passo (inclusi articoli e video su come scaricare ed esportare i dati da TSM), consulta il nostro Help Center: clicca sull'icona blu in basso a destra nell'app. Se l'assistente virtuale Kira non risolve il tuo problema, scrivi che vuoi parlare con una persona per essere messo in contatto con il team tecnico.
Gestire i profili e i campi dei dipendenti
Il profilo di un dipendente è organizzato in categorie: personale, lavoro, indirizzo, casa, finanziario, emergenza e riservato.
Puoi sempre aggiungere nuovi campi personalizzati a ciascuna categoria, ma non puoi eliminare o modificare i campi predefiniti di Kenjo.
Il tipo di contratto assegnato a un dipendente ha valore puramente informativo: non viene inviato al fornitore di paghe e non influisce in alcun modo sulla retribuzione.
Gestire la cessazione del rapporto di lavoro
Per terminare correttamente il rapporto di lavoro di un dipendente (contratto concluso o licenziamento), apri il suo profilo e inserisci nella sezione Riservato la data di fine rapporto. Il motivo della cessazione è facoltativo.
Importante:
Inserire la data di fine rapporto nella sezione Riservato è fondamentale. Se non lo fai, il profilo del dipendente resta attivo su Kenjo e continua a essere incluso nel calcolo della paga, anche dopo l'ultimo giorno di lavoro.
La data di fine contratto che trovi nella sezione Lavoro del profilo ha solo valore informativo e non disattiva il dipendente: solo il campo nella sezione Riservato lo fa.
Attivare gli account dei dipendenti
Quando crei o importi un nuovo dipendente, il suo account non è attivo automaticamente.
Per attivarlo:
Seleziona il dipendente (o più dipendenti) nell'elenco.
Clicca su Azioni, poi su Attiva dipendenti.
Il dipendente riceve un'email contenente un link per impostare la propria password e creare il proprio account Kenjo. Puoi personalizzare il testo di questa email in Impostazioni > Modelli email.
Assegnare i profili di autorizzazione
Da Impostazioni > Profili e autorizzazioni puoi assegnare a ogni dipendente uno dei profili standard, ognuno con un diverso livello di accesso:
Profilo | Livello di accesso |
Admin | Può vedere e modificare tutto su Kenjo. |
Admin HR | Accesso ampio, con alcune limitazioni rispetto all'Admin. |
Recruiter | Accesso più limitato; per esempio non può aggiungere dipendenti. |
Admin Finanza | Accesso ridotto rispetto al Recruiter, focalizzato sugli aspetti finanziari. |
Manager | Accesso ai propri dipendenti diretti e ai loro dati. |
Dipendente | Livello base assegnato di default a tutti i dipendenti importati o creati. |
Accesso limitato | Utile per i collaboratori esterni (es. freelance su un progetto): possono solo richiedere assenze, tracciare le presenze e usare Smart Docs. |
Per assegnare un profilo: apri il profilo desiderato, seleziona la sezione Membri in alto a destra, cerca il dipendente e selezionalo.
Se rimuovi un dipendente da un profilo cliccando sulla "x", il sistema lo aggiunge automaticamente al profilo Dipendente.
Se i profili standard non bastano, puoi creare un profilo personalizzato: dalla stessa pagina, clicca su (+) Crea profilo, assegna un nome e attiva o disattiva le autorizzazioni desiderate.
Configurare la sicurezza dell'account
Da Impostazioni > Sicurezza puoi configurare come i dipendenti accedono a Kenjo:
Google SSO, Microsoft SSO e Apple SSO: i dipendenti accedono con il proprio account Google, Microsoft o Apple, senza dover impostare una password separata.
Autenticazione a due fattori: puoi attivarla per tutti i dipendenti o solo per un gruppo specifico. Se la attivi per tutti, tieni presente che genererà più richieste di supporto da parte di dipendenti che dimenticano come utilizzarla.
Scadenza della password: puoi impostare che la password scada ogni 30, 60 o 120 giorni oppure due volte all'anno, e decidere se una password già usata può essere reimpostata.
Gestire centri di costo e abbonamento
In Impostazioni > Centri di costo puoi creare centri di costo (per esempio per progetto) a scopo puramente organizzativo: non influiscono sulla paga né su altre funzionalità di Kenjo.
In Impostazioni > Il tuo abbonamento puoi consultare il tuo piano attuale e cambiarlo in qualsiasi momento: se passi a un piano superiore paghi la differenza, se passi a uno inferiore ricevi un credito per l'importo pagato in eccesso. Nella stessa area trovi anche le tue fatture.
Configurare il tracciamento delle presenze
Da Presenze > Impostazioni attiva il riepilogo delle presenze: se lo disattivi, non potrai più visualizzare la panoramica delle presenze dei tuoi dipendenti.
Nella politica di presenza, in Metodi di tracciamento, scegli come i dipendenti registrano le loro presenze:
Metodo | Come funziona |
Orologio di timbratura | Il dipendente timbra dall'app mobile. Puoi attivare il rilevamento della posizione (geolocalizzazione) per verificare che si trovi presso la stazione. |
Codice PIN | Da usare con un tablet o un desktop in stazione: ogni dipendente riceve un PIN personale per timbrare. |
Codice QR | Da mostrare su uno schermo in stazione: i dipendenti scansionano il codice con l'app Kenjo. Il codice si rinnova ogni 30 secondi per evitare che venga fotografato e condiviso. |
Per usare il Codice PIN o il Codice QR, attivali in Chiosco e sessioni: qui trovi il link da aprire sul dispositivo condiviso in stazione.
Se attivi il rilevamento della posizione, configura il geofencing nella sezione Sedi: per ogni stazione puoi impostare un raggio (per esempio 100 m, 500 m o 1 km). Puoi scegliere se avvisare il dipendente che effettua il check-in fuori da quel raggio (mostrando comunque un conflitto) oppure bloccare del tutto il check-in fuori zona.
Configurare le regole di automazione e i conflitti delle presenze
Nella politica di presenza puoi impostare un numero massimo di ore al giorno (per esempio 8 ore e 45 minuti). Se un dipendente lavora oltre questo limite, Kenjo mostra un conflitto nel foglio di presenza; puoi inoltre attivare un checkout automatico nel momento in cui viene raggiunto il limite.
Per le limitazioni di check-in hai tre opzioni:
Opzione | Comportamento |
Non può fare il check-in prima di un orario fisso | Blocca il check-in prima di un'ora specifica che imposti tu (per esempio le 8:00). |
Non può fare il check-in prima dell'orario di inizio del turno | Richiede la pianificazione turni attiva: Kenjo usa l'orario di inizio dello shift pianificato. |
Check-in consentito X minuti prima dell'orario di inizio | Richiede la pianificazione turni attiva: per esempio 15 minuti prima dell'inizio dello shift. |
Se un dipendente dimentica di fare il checkout, attiva l'opzione giornata lavorativa non completata per mostrare un conflitto. Puoi inoltre impostare un checkout automatico dopo un numero di ore che definisci (per esempio 11 ore), così il timer non continua all'infinito e non blocca il check-in del giorno successivo.
Per la sovrapposizione con i permessi (assenze), scegli se un dipendente può comunque lavorare durante un'assenza approvata: se scegli di evitare la sovrapposizione, il dipendente non può registrare presenze in quei giorni; se scegli di permettere, può farlo ma Kenjo mostra un conflitto da correggere. Puoi anche attivare un conflitto per la sovrapposizione con le festività pubbliche, utile se i tuoi dipendenti normalmente non lavorano nei giorni festivi.
Configurare le regole di pausa e riposo
Nella sezione Regole di riposo definisci le pause obbligatorie in base alle ore lavorate. Per esempio:
Ore lavorate | Pausa minima richiesta |
Oltre 6 ore | 30 minuti |
Oltre 8 ore | 45 minuti in totale (le soglie non si sommano) |
Per ogni regola scegli cosa succede se la pausa non viene rispettata: mostra un conflitto nel foglio di presenza, invia un promemoria al dipendente, oppure deduce automaticamente la pausa dal tempo lavorato.
Puoi anche impostare un riposo minimo tra due turni (per esempio 11 ore) e decidere se la pausa è retribuita oppure no.
Assegnare i dipendenti alle politiche e gestire le maggiorazioni
Puoi creare più politiche di presenza per gruppi diversi di dipendenti (per esempio una per l'ufficio e una per i dispatcher). Per assegnare i dipendenti a una politica, clicca sui tre puntini della politica e seleziona Gestisci dipendenti, oppure usa il pulsante Assegna dipendenti.
Nella sezione Maggiorazioni puoi configurare regole per lavoro domenicale, notturno o festivo (per esempio "domenica 150%").
Importante:
Le maggiorazioni configurate su Kenjo hanno valore puramente informativo. Kenjo comunica al tuo fornitore di paghe solo il fatto che un dipendente ha lavorato, per esempio, di domenica; il calcolo e il pagamento effettivo della maggiorazione devono essere concordati direttamente con il tuo fornitore di paghe (per esempio ADP o DEEL).
Domande frequenti
È obbligatorio inserire un motivo quando termino il rapporto di lavoro di un dipendente?
No, il motivo è facoltativo. È invece fondamentale inserire la data di fine rapporto nella sezione Riservato del profilo: senza di essa il dipendente resta attivo su Kenjo e continua a essere incluso nel calcolo della paga.
Posso eliminare i campi predefiniti nel profilo di un dipendente?
No. Puoi aggiungere nuovi campi personalizzati alle categorie esistenti, ma non puoi eliminare o modificare i campi predefiniti di Kenjo.
Il tipo di contratto assegnato a un dipendente influisce sulla busta paga?
No. Il tipo di contratto ha solo valore informativo all'interno di Kenjo e non viene inviato al fornitore di paghe.
Posso escludere alcuni dipendenti dal tracciamento delle presenze, per esempio i proprietari dell'azienda?
Sì. Apri il profilo del dipendente, clicca su Azioni e disattiva il tracciamento delle presenze solo per quella persona; per tutti gli altri l'opzione resta attiva.
Le maggiorazioni configurate su Kenjo vengono pagate automaticamente ai dipendenti?
No. Sono solo informative: devi contattare il tuo fornitore di paghe (per esempio ADP o DEEL) per configurare e versare effettivamente la maggiorazione.