Tu veux passer de Timesheet Mobile (TSM) à Kenjo ? Ce guide t'accompagne étape par étape dans tout le processus : de l'exportation de tes données depuis TSM jusqu'à l'importation complète dans Kenjo.
Remarque :
Lors de l'exportation depuis TSM, tu peux personnaliser les colonnes. Pour que l'importation des congés dans Kenjo fonctionne correctement, les colonnes suivantes doivent obligatoirement être incluses :
Site
Heures
Ajoute une/des ligne(s) pour les sous-totaux et totaux
Étape 1 : Exporter les données des employés depuis TSM
Pour exporter correctement ta liste d'employés depuis TSM, suis ces étapes :
Connecte-toi à ton compte Timesheet Mobile : https://dsp.timesheetmobile.com
Dans le menu principal, va à l'onglet Employés.
Vérifie la liste des employés et assure-toi que tous les champs pertinents comme le nom, l'email, le rôle, le département et le taux de rémunération sont renseignés.
Clique sur Plus d'options puis sélectionne Télécharger le CSV.
Une fois téléchargé, enregistre le fichier sous le nom : Employees_TSM.csv.
Étape 2 : Exporter les feuilles de temps depuis TSM
Contrairement à Kenjo, TSM regroupe les données de présence et d'absence dans un seul et même jeu de données. En exportant les feuilles de temps, tu obtiens les deux informations en même temps :
Dans le menu principal, va à la section Rapports et clique sur Feuilles de temps.
Filtre les données selon la période souhaitée, par exemple les deux dernières semaines ou le dernier mois.
Vérifie que les données sont complètes : noms des employés, heures d'arrivée et de départ, codes de poste ainsi que les heures effectuées.
Clique sur la flèche de téléchargement et sélectionne CSV employés.
Enregistre le fichier.
Remarque :
Les données de rémunération variable ne sont pas enregistrées dans TSM et ne peuvent donc pas être exportées.
Étape 3 : Importer les données des employés dans Kenjo
Regarde d'abord notre vidéo sur l'importation des données TSM :
Prérequis avant le téléchargement :
Le fichier doit être au format CSV.
Tous les employés doivent avoir une adresse email renseignée : elle sert d'identifiant unique dans Kenjo.
Vérifie que les noms des employés sont correctement orthographiés.
Va au répertoire des employés.
Clique sur + AJOUTER UN EMPLOYÉ > Importer des données.
Tu te trouves maintenant dans la section Importation de données.
Clique sur Employés et sélectionne l'option Migration avec export TSM. Glisse-dépose le fichier exporté dans le champ prévu ou charge-le directement depuis ton ordinateur. Clique sur Télécharger.
Recommandation :
Si tu veux importer des champs personnalisés depuis TSM, crée d'abord ces champs dans Kenjo :
Va dans Paramètres
Ouvre Champs des employés dans le menu horizontal
Clique sur AJOUTER CHAMP PERSONNALISÉ
Saisis le Nom du champ
Choisis le Type de champ approprié (par ex. texte ou numérique)
Remarque :
Tous les employés doivent avoir un ID email dans le fichier d'exportation TSM. S'il manque, l'enregistrement ne peut pas être importé.
L'ordre des colonnes du fichier TSM ne doit pas être modifié et aucune colonne supplémentaire ne doit être ajoutée.
Associer les champs
Après le téléchargement, Kenjo associe automatiquement les champs reconnus. Si un champ n'a pas été associé automatiquement :
Ouvre le menu déroulant du champ
Sélectionne le champ Kenjo correspondant
Tu peux choisir de ne pas importer les données des colonnes non associées : ce paramètre est recommandé.
1 | Champ Kenjo associé automatiquement |
2 | Coche verte = champ associé avec succès |
3 | X noire = champ non associé |
4 | Coche cette case pour exclure les colonnes non associées (recommandé) |
Par défaut, Kenjo importe toutes les données du fichier TSM. Les données suivantes sont exclues :
Données | Pourquoi elles ne sont pas importées |
Option de localisation | Kenjo n'a pas pu déterminer l'utilisation de ces données |
Opérateur de téléphonie mobile | Non utilisé par 3 DSP examinés |
Entrée de paie | Non utilisé par 3 DSP interrogés |
Numéro d'employé | Duplique le premier champ ID employé |
Si tu souhaites tout de même importer ces données, crée des champs personnalisés et relance l'importation.
Par défaut, Kenjo associe les champs suivants aux champs Kenjo existants :
Données TSM | Champ Kenjo |
Numéro d'employé | ID employé |
Prénom de l'employé | Prénom |
Nom de famille de l'employé | Nom de famille |
Heures minimales | Champ personnalisé « Heures de travail minimales » |
Téléphone de l'employé | Téléphone professionnel |
Groupe de travail | Station de livraison |
Responsable | Oui, si la personne est assignée à un profil manager Kenjo |
Clique sur Confirmer. Choisis ensuite le nom de l'importation et clique sur TERMINER L'IMPORT.
Une fois toutes les données traitées, tu recevras un e-mail. Tu peux consulter le statut ainsi que les éventuelles erreurs sous Paramètres > Importation de données :
Tu retrouveras tous les employés importés avec leurs données dans le répertoire des employés.
Remarque :
Les employés importés ne sont pas encore activés. Pour les activer, lis cet article.