Configurez les données de votre entreprise, le calendrier des jours fériés, l'import des employés et les règles de présence.
Ce guide reprend les points abordés lors de votre première session d'implémentation Kenjo.
Renseigner les données de l'entreprise
Les données de l'entreprise définissent la structure de base de votre compte Kenjo.
Rendez-vous dans Paramètres > Mon entreprise.
Vérifiez ou complétez :
Le nom de l'entreprise, le numéro de TVA et la devise.
Les jours travaillés et les heures hebdomadaires d'un employé à temps plein.
Le calendrier des jours fériés à associer à l'entreprise (voir section 3).
Créez ensuite vos bureaux (un par site physique).
Les zones, départements et équipes sont optionnels.
Utilisez-les pour refléter votre organisation et filtrer vos employés plus facilement.
Conseil :
Supprimez les données d'exemple avant de saisir vos données réelles. Cette action ne peut pas être annulée.
Importer les données des employés
L'import de données charge en une fois les informations de vos employés existants.
Vous avez deux façons de le faire : avec le modèle Kenjo standard, ou avec le modèle TSM si vous basculez depuis cet outil.
Importer les employés depuis TSM
Astuce : pour activer les sous-titres en français, clique sur l'icône des paramètres dans le lecteur vidéo, sélectionne Langue des sous-titres et choisis Français.
Importer les employés avec un modèle
Astuce : pour activer les sous-titres en français, clique sur l'icône des paramètres dans le lecteur vidéo, sélectionne Langue des sous-titres et choisis Français.
Choisir le modèle d'importation
Depuis Paramètres > Importation de données, choisissez Employés, puis un modèle:
Modèle Kenjo local : pour les entreprises qui n'ont pas travaillé avec TSM auparavant.
Modèle TSM : pour les entreprises qui basculent depuis TSM. Un guide détaillé pour l'export TSM est disponible directement dans la fenêtre d'import.
Téléverser le fichier et associer les champs
Téléchargez votre export CSV depuis TSM, ou préparez le modèle Kenjo local.
Glissez-déposez le fichier dans la fenêtre d'import, ou sélectionnez-le depuis votre dossier local.
Associez les colonnes : à gauche les en-têtes du fichier (tels qu'ils apparaissent dans TSM), à droite le champ Kenjo correspondant.
Ignorez les champs non pertinents avec l'option « Ne pas importer les données des colonnes non associées ».
Cliquez sur Confirmer, puis corrigez les erreurs signalées avant de valider.
Important :
Complétez la structure de l'entreprise et le calendrier des jours fériés avant l'import. Ces champs sont référencés par le fichier d'import.
Définir les paramètres de contrat
Les paramètres de contrat déterminent les heures attendues de chaque employé.
Ils servent de référence pour le calcul de la présence et des congés.
Rendez-vous dans le profil de l'employé et renseignez :
Le type de contrat et sa date de début (et de fin, si applicable).
Les heures hebdomadaires contractuelles et le nombre de jours travaillés.
L'horaire de travail associé, qui répartit les heures sur la semaine.
Situation | Effet sur le calcul de présence |
Employé à temps plein (5 jours/semaine) | Les heures cibles quotidiennes sont calculées à partir des heures hebdomadaires divisées par le nombre de jours travaillés. |
Employé à temps partiel | Les heures cibles sont réduites proportionnellement. |
Contrat à durée déterminée | Le suivi s'arrête automatiquement à la date de fin de contrat. |
Configurer le calendrier des jours fériés
Le calendrier des jours fériés indique les jours comptés comme non travaillés.
Il s'applique par entreprise, par bureau ou par employé.
Allez dans Paramètres > Jours fériés.
Cliquez sur (+) pour créer un nouveau calendrier.
Choisissez une région de référence dans le modèle proposé.
Ajoutez les jours fériés manquants avec (+) Ajouter un jour férié personnalisé.
Assignez ensuite le calendrier à l'entreprise ou au bureau concerné.
Si un bureau a son propre calendrier, celui-ci prime sur le calendrier de l'entreprise.
Important :
Les jours fériés personnalisés doivent être ajoutés chaque année. Ils ne sont pas reportés automatiquement.
Configurer les règles de présence
Les règles de présence définissent le calcul des heures travaillées et des écarts.
Dans Présence > Paramètres, configurez :
Les horaires de travail, qui définissent les heures cibles par employé.
La compensation des heures supplémentaires (payées ou récupérées).
Le suivi de présence utilisé (pointage mobile, badgeuse fixe ou saisie manuelle).
La période de grâce et la plage de pointage tardif.
Questions fréquentes
Où puis-je modifier les informations de mon entreprise après la configuration initiale ?
Vous pouvez modifier les informations de votre entreprise à tout moment dans Paramètres > Mon entreprise. Les modifications s'appliquent immédiatement à l'ensemble du compte.
Que se passe-t-il si un jour férié n'est pas dans le calendrier par défaut ?
Si un jour férié n'est pas dans le calendrier par défaut, ajoutez-le manuellement dans Paramètres > Jours fériés. Créez un calendrier distinct par site si plusieurs bureaux ont des jours fériés différents.
Puis-je réimporter un fichier si j'ai fait une erreur lors du premier import ?
Oui, vous pouvez réimporter un fichier si vous avez fait une erreur lors du premier import. Corrigez le fichier et importez-le à nouveau ; Kenjo signale les doublons potentiels avant la validation finale.
Quelle est la différence entre le modèle Kenjo local et le modèle TSM ?
Le modèle Kenjo local convient si vous n'avez jamais utilisé TSM. Le modèle TSM convient si vous basculez depuis TSM : il correspond aux colonnes de l'export CSV de TSM et vous guide pour associer chaque colonne au champ Kenjo correspondant.
Les règles de présence changent-elles selon le type de contrat de l'employé ?
Oui, les règles de présence changent selon le type de contrat de l'employé : un employé à temps partiel a des heures cibles proportionnelles à ses heures contractuelles, et si son contrat a une date de fin, le suivi s'arrête automatiquement à cette date.