Pour qui : Admin, Admin RH
Configure la planification des shifts et les politiques d'absence pour suivre la présence réelle de tes chauffeurs et fiabiliser la paie.
Ce guide couvre les sujets abordés lors de ta deuxième session d'implémentation Kenjo.
Activer les employés pour la planification
Avant de pouvoir créer un shift, chaque employé doit être activé individuellement pour la planification. Tant qu'un employé n'est pas activé, il n'apparaît pas dans le planning et tu ne peux pas lui assigner de shift.
Pour activer un employé :
Va dans Employés, ouvre le profil de l'employé concerné.
Clique sur Actions, puis sur Activer la planification.
Renseigne la station, la ou les zones de travail, le ou les rôles, et si besoin des étiquettes.
Astuce :
Cette activation ne se fait qu'une seule fois par employé. Une fois activé, il reste disponible pour la planification.
Créer des tournées
Une tournée (shift) est un créneau de travail assigné à un ou plusieurs employés. Depuis Planification > Plannings, tu as trois façons de le créer.
Créer un shift en cliquant sur le calendrier
Clique directement sur un jour dans le planning pour ouvrir la création rapide. Tu peux y définir :
L'heure de début et l'heure de fin (champs obligatoires, marqués d'une étoile).
La durée de la pause.
Le lieu, la zone de travail (facultatif) et le rôle.
Plusieurs jours et plusieurs employés en une seule fois.
Créer un shift avec un modèle
Les modèles enregistrent un horaire type (par exemple 8h-17h avec 1h de pause) que tu peux ensuite glisser-déposer sur n'importe quel jour du planning. C'est utile dès que plusieurs employés travaillent régulièrement sur le même créneau.
Créer un shift avec l'assistant IA
Clique sur Suggestion pour laisser l'assistant IA proposer un planning à partir des besoins que tu décris (employé, jour, rôle). Plus la description est précise, plus la suggestion est pertinente ; tu peux toujours l'ajuster avant de valider.
Pour planifier plusieurs semaines d'un coup sans tout recréer, utilise les options avancées lors de la création d'un shift et choisis une récurrence (par exemple chaque semaine jusqu'à une date donnée).
Publier et gérer les shifts
Un shift que tu viens de créer n'est pas encore visible pour l'employé. Tant qu'il n'est pas publié, l'employé ne reçoit aucune notification et son planning personnel n'est pas mis à jour.
Clique sur Publier pour activer le ou les shifts sélectionnés. La publication déclenche automatiquement une notification à l'employé et met à jour son calendrier.
Depuis le menu Actions, tu peux aussi :
Effacer le planning pour supprimer les shifts sélectionnés et recommencer.
Générer un PDF du planning.
Copier un shift pour le coller sur d'autres jours ou employés.
Utiliser les shifts ouverts
Un shift ouvert est un créneau créé sans employé assigné. Les employés peuvent postuler pour le prendre. Tu choisis comment l'attribution se fait :
Mode | Comportement |
Permettre l'approbation nécessaire | Les employés postulent au shift ouvert ; toi ou un responsable devez approuver avant que le shift ne soit attribué. |
Permettre l'auto-attribution au premier candidat | Le shift est attribué automatiquement au premier employé qui postule, sans validation de ta part. |
Les shifts ouverts sont pratiques pour couvrir une absence de dernière minute. Si cette fonctionnalité ne correspond pas à ton organisation, tu peux simplement ne pas l'utiliser.
Configurer les paramètres de planification
Dans Planification > Paramètres, tu peux ajuster :
Employés en roulement : vérifier qui est activé pour la planification et modifier ses informations (station, zone, rôle, étiquettes).
Notifications : activer l'envoi automatique d'une notification à l'employé à chaque mise à jour d'un shift publié.
Affichage : choisir les informations visibles sur chaque shift (nom, rôle, emplacement, étiquette), et si les employés peuvent voir la disponibilité de leurs collègues.
Lieux de travail : ajouter une nouvelle station ou zone de travail. Une nouvelle station doit d'abord être ajoutée dans les paramètres d'entreprise et dans les paramètres de présence avant d'apparaître ici.
Pauses : si activé, la durée de la pause est automatiquement déduite de la durée totale affichée du shift, pour que le planning montre le temps de travail réel.
Échange de shifts : autoriser les employés à échanger leurs shifts entre eux, avec des paramètres de visibilité pour définir qui voit le planning de qui.
Disponibilité : si activé, les employés reçoivent un rappel (toutes les 1, 2 ou 3 semaines par exemple) pour indiquer leurs jours de disponibilité ou d'indisponibilité. C'est une information indicative : elle ne t'empêche pas de planifier un employé sur un jour qu'il a marqué comme indisponible.
Conflits & automatisations : activer la détection automatique de conflits, par exemple le dépassement de la limite légale d'heures quotidiennes, une inadéquation entre le rôle assigné et le rôle de l'employé, ou un chevauchement avec une absence.
Comprendre le lien entre planification et paie
Le profil de chaque employé contient un emploi du temps (plan de travail fixe, par exemple lundi à jeudi). Ce plan est fixe : il ne change pas d'une semaine à l'autre, même si l'employé travaille en réalité selon un planning variable.
Si tu ne renseignes pas de planification de shifts, Kenjo utilise cet emploi du temps fixe pour calculer les jours et heures payés lors d'une absence. Si le plan indique que l'employé travaille du lundi au jeudi et qu'il pose une absence un samedi, ce samedi ne sera pas envoyé comme payé au prestataire de paie, même si l'employé était en réalité prévu ce jour-là dans son planning réel.
Si tu utilises la planification de shifts, Kenjo se base sur les shifts réellement planifiés (et non sur l'emploi du temps fixe du profil) pour déterminer quels jours étaient travaillés. C'est la méthode recommandée si tes chauffeurs n'ont pas un horaire fixe identique chaque semaine, car elle évite d'envoyer des jours travaillés comme non payés au prestataire de paie.
Important :
Ne renseigne jamais un emploi du temps de profil qui ne correspond pas à la réalité (par exemple 7h/jour du lundi au dimanche) juste pour simplifier la saisie. Kenjo l'utilise directement pour calculer les jours et heures payés : une valeur incorrecte entraîne des erreurs de paie.
Configurer les politiques d'absence
Une politique d'absence définit les règles d'un type d'absence : qui peut le demander, comment son solde est calculé, et comment il est déduit de la paie. Les types d'absence sont classés en deux catégories : payées (congé payé, maladie, congé maternité/paternité, astreinte, repos compensateur, etc.) et non payées (mise à pied, enfant malade, absence autorisée non payée, grève, etc.). Tu n'es pas obligé d'utiliser tous les types disponibles : configure uniquement ceux dont ton entreprise a besoin.
Pour créer une politique, va dans Absence > Paramètres et clique sur Nouvelle politique.
Configurer l'allocation
Attribution : en jours ou en heures. (pour les DSP utilisant ADP, il faut toujours choisir l'attribution en jours)
Type d'allocation : fixe (nombre défini de jours, par exemple pour le congé payé) ou illimitée (typiquement pour la maladie).
Cycle annuel : la date à laquelle l'allocation se renouvelle chaque année (le 1er janvier pour la plupart des entreprises).
Comment accumuler l'allocatiob: allocation donnée en une fois au début du cycle, ou accumulée mensuellement (par exemple 2,5 jours en début ou en fin de chaque mois).
Allocation supplémentaire (facultatif) : jours additionnels accordés selon l'ancienneté, par exemple 3 jours de plus après 3 ans dans l'entreprise.
Configurer la proration
La proration ajuste l'allocation d'un employé qui rejoint ou quitte l'entreprise en cours de cycle, ou qui ne travaille pas à temps plein.
Base de proration | Options |
Date de début / fin de contrat de l'employé | Pas de proration, proration journalière, ou proration mensuelle. |
Horaire de travail de l'employé | Proration basée sur les jours de travail hebdomadaires, ou sur les heures de travail hebdomadaires. |
Pour un employé qui ne travaille pas à temps plein, la proration basée sur les heures de travail hebdomadaires est plus précise que celle basée sur les jours, car elle tient compte du pourcentage exact de temps de travail plutôt que du seul nombre de jours. Grâce à cette fonctionnalité, il n'est pas nécessaire de créer plusieurs politiques pour différents types de contrats (temps plein, temps partiel, etc.).
Configurer le solde
Limite de solde négatif : autoriser ou non un solde négatif, et fixer une limite si oui.
Report : autoriser le report des jours non pris vers le cycle suivant, avec un maximum et une date d'expiration optionnels.
Arrondi du solde : arrondir ou non le solde actuel à des jours complets.
Important :
Active l'arrondi du solde uniquement si tu es sûr d'en avoir besoin. Un employé avec un solde arrondi à la hausse peut voir un nombre de jours qu'il n'est en réalité pas autorisé à poser en une fois, ce qui crée des incohérences.
Configurer la déduction
La déduction détermine quels jours sont considérés comme travaillés (et donc à payer) lorsqu'un employé pose une absence.
Déduction basée sur | Comportement |
Emploi du temps | Déduit selon le planning ou l'emploi du temps assigné à l'employé, jours fériés exclus. Recommandé si tu utilises la planification de shifts. |
Jours calendaires | Déduit pour chaque jour calendaire demandé, week-ends et jours fériés inclus. |
Semaine de travail personnalisée | Déduit selon des jours de travail et des heures par jour que tu définis toi-même, indépendamment du profil de l'employé. |
Pour la plupart des DSP, la combinaison recommandée est : déduction basée sur l'emploi du temps, avec une planification à jour. Kenjo sait alors exactement quels jours étaient réellement travaillés et envoie les bonnes informations au prestataire de paie.
Configurer la demande et l'approbation
Deux façons de gérer les demandes d'absence :
Les employés soumettent leur demande directement dans Kenjo ; toi ou un admin RH l'approuvez ou la refusez.
Seuls les admins ou admins RH créent et modifient les absences ; les employés te contactent en dehors de Kenjo (e-mail, téléphone) et tu saisis l'absence toi-même.
Configurer la visibilité et les justificatifs
Visibilité : permettre ou non aux employés de voir les absences de leurs collègues sur le calendrier.
Absence justifiée / injustifiée : catégorise l'absence à des fins de suivi, indépendamment du paiement.
Pièce jointe : tu peux exiger un justificatif (par exemple un certificat médical) à partir du premier jour ou à partir d'un jour donné (par exemple le 3ᵉ jour d'absence).
Attribuer la politique et poser des restrictions
Une fois la politique créée, assigne-la à tous les employés concernés ou à un groupe spécifique (par exemple uniquement les chauffeurs, ou uniquement les employés à temps plein). Tu peux créer plusieurs politiques pour différents groupes d'employés.
Tu peux aussi ajouter une restriction pour bloquer temporairement les demandes sur une politique, par exemple pendant une haute saison (ex. du 1er novembre au 31 décembre).
Déclarer et corriger les absences au quotidien
Pour déclarer l'absence d'un employé le jour même :
Va sur le profil de l'employé, section Absence.
Sélectionne le jour concerné.
Choisis le motif : absence non payée si l'employé ne s'est pas présenté sans justification, ou absence justifiée s'il était malade ou en congé.
La planification indique les heures prévues ; ce sont ensuite les pointages de l'employé qui indiquent les heures réellement travaillées. Tu peux comparer les deux et corriger une présence directement depuis le profil de l'employé, section Présence.
Un employé peut pointer même s'il n'a pas de shift planifié à son nom : la planification préalable n'est pas obligatoire pour pouvoir pointer.
Payer un chauffeur de réserve non utilisé
Si un chauffeur prévu en renfort se présente mais n'est finalement pas utilisé, tu as deux options pour le rémunérer :
Ajouter manuellement des heures de présence sur son profil (par exemple 2 heures).
Créer une politique d'absence dédiée à l'astreinte, avec une déduction en semaine de travail personnalisée qui attribue un nombre d'heures fixe (par exemple 2 heures) sans enregistrer de présence.
Questions fréquentes
Le planning que je crée dans Kenjo est-il celui envoyé aux chauffeurs ?
Oui. Une fois publié, le planning est celui transmis à l'employé et affiché dans son application. Kenjo l'utilise aussi pour savoir quels jours l'employé doit travailler.
Un chauffeur doit-il avoir un shift planifié pour pouvoir pointer ?
Non. Un employé peut pointer même s'il n'a pas de shift planifié à son nom, par exemple s'il remplace un collègue en dernière minute.
Que se passe-t-il si un employé pose une absence un jour où son emploi du temps de profil indique qu'il ne travaille pas, alors qu'il était réellement planifié ce jour-là ?
Si la déduction de la politique est basée sur l'emploi du temps et que tu utilises la planification de shifts, Kenjo se base sur le shift réellement planifié. Si tu n'utilises pas la planification de shifts, Kenjo se base sur l'emploi du temps fixe du profil et ce jour ne sera pas envoyé comme payé.
Comment rémunérer un chauffeur de réserve qui est venu mais n'a pas travaillé ?
Ajoute manuellement des heures de présence sur son profil, ou configure une politique d'absence d'astreinte qui attribue automatiquement un nombre d'heures fixe.
Faut-il configurer une politique pour chaque type d'absence disponible dans Kenjo ?
Non. Configure uniquement les types d'absence dont ton entreprise a réellement besoin ; tu n'es pas obligé d'activer les autres.