Pour qui : Admin, Admin RH
Configure la paie, complète les données obligatoires de tes employés et envoie correctement la paie à ton prestataire de paie.
Ce guide couvre les sujets abordés lors de ta troisième session d'implémentation Kenjo.
Comprendre d'où proviennent les données de la paie
Le total d'heures que tu vois dans Présence > Résumé de présence est une donnée réelle : elle se base sur les pointages effectifs des employés (ou sur les présences saisies manuellement pour leur compte), et non sur une prévision.
Le planning que tu vois dans Planification > Plannings n'est que le temps planifié : il ne reflète pas nécessairement les heures réellement travaillées. Pour la paie, ce sont toujours les présences enregistrées qui comptent, pas la planification.
La paie combine trois sources de données pour calculer les heures totales à envoyer à ton prestataire de paie :
Les heures de présence suivies par les employés.
Les jours fériés et dimanches travaillés.
Les congés payés et non payés enregistrés dans Absence.
C'est pourquoi il est important de vérifier que les présences, les jours fériés et les absences sont corrects avant d'envoyer la paie : toute erreur dans ces sections se répercute directement sur la paie.
Distinguer la date de fin et la date de fin de contrat
Le profil de l'employé contient deux champs proches mais aux effets très différents sur la paie :
Champ | Effet |
Date de fin (section Confidentiel) | L'employé quitte définitivement l'entreprise à cette date : son profil est désactivé sur Kenjo et son départ est communiqué à ton prestataire de paie. Utilise ce champ dès que la relation de travail est réellement terminée, que ce soit en fin de contrat ou en cas de licenciement. |
Date de fin de contrat (section Travail) | Ce champ est purement informatif : il ne désactive pas l'employé et ne l'exclut pas de la paie. Utilise-le pour les contrats à durée déterminée susceptibles d'être renouvelés (par exemple un chauffeur recruté pour quelques mois). |
Important :
Si tu oublies de renseigner la date de fin lorsqu'un employé quitte réellement l'entreprise, son profil reste actif sur Kenjo et continue d'être inclus dans la paie. À l'inverse, si un contrat à durée déterminée est renouvelé, la date de fin de contrat ne bloque rien : l'employé continue normalement à apparaître dans les présences et dans la paie.
Lire l'aperçu de la paie
Depuis Paie > Aperçu de la paie, tu vois, pour chaque employé, comment les heures totales de la période sont calculées :
Les heures travaillées suivies pendant la période.
Les jours fériés travaillés : clique sur la valeur pour voir le nom du jour férié.
Les congés payés (par exemple congé payé ou maladie) et les congés non payés : ces valeurs sont aussi cliquables pour voir le détail de la politique appliquée.
Les heures totales, c'est-à-dire la somme de toutes les catégories précédentes. Ce total ne correspond pas nécessairement à ce qui sera payé, car il peut inclure des congés non rémunérés.
Vérifie toujours ces données avant d'envoyer la paie : si un employé a des heures suivies en trop ou en moins, corrige ses présences avant de continuer.
Configurer les champs obligatoires pour chaque employé
Chaque employé inclus dans la paie doit avoir deux informations renseignées dans son profil :
La date de début.
L'ID employé (le matricule utilisé par ton prestataire de paie).
S'il manque ne serait-ce qu'une de ces deux informations, l'employé apparaît avec le statut Activé - données incomplètes et le bouton d'envoi de la paie reste bloqué.
Pour compléter les données manquantes :
Clique sur le message d'erreur qui signale les employés non inclus.
Sélectionne Vas aux paramètres : la liste de tous les employés avec des informations manquantes s'ouvre.
Clique sur le nom de l'employé et complète les champs manquants directement dans le panneau.
Clique sur Enregistrer.
Activer ou désactiver un employé de la paie
Tous les employés avec le statut Activé sont inclus dans la prochaine paie. Les personnes sans salaire (par exemple les propriétaires de l'entreprise ou certains admins) doivent être exclues manuellement, car elles n'ont généralement pas d'ID employé et ne doivent pas apparaître dans la paie.
Pour changer le statut d'un ou plusieurs employés :
Depuis Paie > Aperçu de la paie > Employés, sélectionne les employés concernés.
Clique sur Actions.
Choisis Désactiver la paie ou Activer la paie.
Un employé désactivé manuellement affiche le statut Désactivé - manuel. Si un employé a une date de fin renseignée, son statut passe automatiquement à Activé jusqu'au [date] puis à Désactivé - terminé une fois la période de paie incluant cette date terminée : il n'est pas nécessaire de le désactiver à la main.
Ajouter un type de rémunération variable
Si tu veux enregistrer un paiement supplémentaire pour un employé, par exemple une prime, tu peux l'ajouter comme type de rémunération variable depuis la page de la paie.
Important :
Ce champ est purement informatif sur Kenjo : la valeur que tu saisis n'est pas envoyée à ton prestataire de paie et n'a aucun impact sur la paie traitée. Pour payer réellement une prime, tu dois contacter directement ton prestataire de paie (par exemple ADP ou Deel).
Créer un nouvel employé et attribuer le bon ID
Si tu as importé tes employés en masse, l'ID employé a déjà été complété automatiquement avec les données de ton ancien système. Pour les nouveaux employés créés manuellement dans Kenjo, en revanche, ce champ doit être saisi par toi-même.
Pour créer un nouvel employé :
Va sur Employés et clique sur Ajouter un employé.
Complète les champs obligatoires (marqués d'une étoile) et, si disponible, l'e-mail professionnel.
Dans le champ ID employé, saisis le même numéro de matricule que celui que ton prestataire de paie a déjà attribué à cette personne.
Renseigne la date de début.
Important :
L'ID employé ne se choisit pas librement : il doit correspondre exactement à celui que ton prestataire de paie (ADP ou Deel) a déjà attribué à cette personne. Si tu ne le connais pas encore, tu peux laisser le champ vide et le compléter plus tard, mais n'oublie pas de le faire avant d'envoyer la paie.
Configurer le prestataire et la période de paie
Dans Paie > Paramètres de la paie, tu trouves les informations sur ton prestataire de paie :
Fournisseur de paie (ADP ou Deel) et ID Amazon : définis lors de l'activation du compte et non modifiables en autonomie par la suite.
ID de paie (pour ADP) ou Jeton d'accès (pour Deel) : un code fourni par ton prestataire de paie, à récupérer directement dans ton compte ADP ou dans le centre développeur Deel. Si tu ne le trouves pas, contacte ton prestataire : Kenjo ne peut pas le récupérer pour toi.
Type de période de paie : Mensuel, mois calendaire (du premier au dernier jour du mois) ou Mensuel, débutant le un jour précis (par exemple du 25 du mois au 24 du mois suivant).
La période de paie doit correspondre exactement à celle convenue avec ton prestataire de paie : ne configure pas ici une valeur de ton choix, mais celle réellement en vigueur dans ton contrat.
Configurer la compensation des heures supplémentaires (RCR et RCO)
En France, les heures supplémentaires peuvent être payées ou converties en repos. Kenjo gère deux types de repos compensateurs, à configurer dans Présence > Paramètres > Compensation des heures sup. :
Type de repos | Fonctionnement |
RCR (Repos Compensateur de Remplacement) | Conversion volontaire d'heures supplémentaires en repos, selon un ratio que tu configures (par exemple 25 % : 1 heure travaillée donne 1h15 de crédit RCR ; 50 % : 1 heure travaillée donne 1h30 de crédit). Les heures RCR sont exclues du quota annuel. |
RCO (Repos Compensateur Obligatoire) | Déclenché automatiquement par la loi dès que le quota annuel d'heures supplémentaires d'un employé dépasse le seuil que tu as configuré (par exemple 220h). Le ratio (50 % ou 100 %) dépend de la taille de ton entreprise (moins de 20 ou 20 employés et plus). |
Le quota annuel (AAJ) est un compteur qui accumule les heures supplémentaires d'un employé sur l'année ; tu peux configurer un calcul hebdomadaire ou mensuel selon l'organisation de ton entreprise (dans la politique de présence). Une fois la politique d'absence (RCR ou RCO) configurée , clique sur Gérer les employés puis sur Assigner des employés pour l'appliquer : utilise Tout ajouter pour l'assigner à tous les employés en une seule fois.
Remarque :
L'allocation RCO est obligatoire par la loi et ne peut pas être redirigée manuellement vers le paiement, contrairement au RCR qui reste une conversion volontaire.
Comprendre le panier de jour (panier repas)
Le panier de jour (aussi appelé panier repas) est une indemnité automatiquement calculée par Kenjo lorsqu'un employé travaille plus de 4h30 sur la période de midi. Il apparaît dans Paie > Aperçu de la paie, dans la colonne Panier de jour.
Si besoin, tu peux corriger la valeur manuellement pour un employé en cliquant sur Ajuster Panier de jour.
Important :
Dès que tu ajustes manuellement le panier de jour d'un employé, le calcul automatique est désactivé pour cet employé pour le reste du cycle de paie en cours : Kenjo ne recalculera plus la valeur automatiquement jusqu'au cycle suivant.
Envoyer, corriger et clôturer la paie
L'envoi de la paie suit trois étapes :
Révision : vérifie les données de la paie (présences, jours fériés, congés) et corrige les éventuelles anomalies avant de continuer.
Exporter & clôturer : Kenjo envoie automatiquement les données à ton prestataire de paie. Tu n'as rien à télécharger ni à envoyer manuellement, sauf en cas d'erreur.
Confirmation : une fois que ton prestataire a correctement traité la paie, tu confirmes et clôtures définitivement la période.
Si l'envoi automatique échoue, un message d'erreur s'affiche avec un fichier téléchargeable contenant le détail. Les deux erreurs les plus fréquentes sont :
Erreur | Cause et solution |
ID employee not found | L'ID employé saisi dans Kenjo ne correspond pas à celui enregistré chez ton prestataire de paie. Corrige l'ID employé dans le profil et clique de nouveau sur envoyer. |
Cut-off date surpassed | Tu as envoyé la paie après la date limite de ton prestataire. Télécharge le fichier généré par Kenjo et envoie-le manuellement à ton prestataire de paie. |
Remarque :
Les messages d'erreur restent toujours en anglais, quelle que soit la langue de ton compte.
Important :
Une fois confirmée et clôturée, la paie ne peut plus être rouverte en autonomie : seule l'équipe technique de Kenjo peut le faire, et cela prend du temps. Ne ferme pas la paie qu'après avoir reçu la confirmation de ton prestataire de paie que tout a été traité correctement. De plus, la paie du mois précédent doit être clôturée avant de pouvoir envoyer celle du mois en cours.
Questions fréquentes
Est-il obligatoire de renseigner la date de fin de contrat pour les contrats à durée déterminée ?
Non. Si le contrat est susceptible d'être renouvelé, tu peux laisser le champ vide ou le compléter plus tard. Utilise toujours la date de fin en revanche dès que l'employé cesse réellement de travailler pour toi.
Puis-je choisir librement l'ID de l'employé quand je crée un nouvel employé sur Kenjo ?
Non. L'ID employé doit correspondre exactement au numéro de matricule déjà attribué par ton prestataire de paie (ADP ou Deel) ; ce n'est pas une valeur arbitraire.
Que se passe-t-il si je clôture la paie par erreur avant d'avoir reçu la confirmation du prestataire ?
La paie clôturée ne peut pas être rouverte en autonomie : tu dois contacter l'équipe technique de Kenjo, dont l'intervention côté back-end prend du temps. Ne clôture donc la paie qu'après confirmation de ton prestataire de paie.
Puis-je rediriger manuellement les heures RCO vers le paiement plutôt que vers du repos ?
Non. Le RCO est une obligation légale et Kenjo ne permet pas de le rediriger manuellement vers le paiement. Seul le RCR est une conversion volontaire que tu peux configurer toi-même.
Comment saisir les présences de plusieurs employés en une seule fois ?
Il n'est pas possible de saisir les présences en masse directement depuis l'interface. Utilise Paramètres > Importation de données, puis choisis le type de donnée Présence pour importer un fichier Excel.
Le panier de jour est-il calculé automatiquement pour tous les employés ?
Oui, dès qu'un employé travaille plus de 4h30 sur la période de midi. Si tu ajustes la valeur manuellement pour un employé, le calcul automatique est désactivé pour lui jusqu'à la fin du cycle de paie en cours.