Pour qui : Admin, Admin RH
Découvre comment envoyer la paie et corrige les causes les plus fréquentes si elle ne peut pas être envoyée.
Envoyer la paie
Pour envoyer la paie à ton prestataire :
Va sur Paie > Aperçu de la paie et sélectionne la période/le mois de paie que tu veux envoyer.
Vérifie les valeurs du tableau d'aperçu avant de continuer. Toutes les périodes précédentes doivent déjà être fermées.
Clique sur Envoyer le payroll (pour certains prestataires, Fermer & envoyer) pour transmettre la paie à ton prestataire.
Si besoin, apporte des corrections et transmets-les à nouveau avec Envoyer les modifications, tant que la période est encore ouverte. Si tu utilises SD Worx, tu ne peux envoyer la paie qu'une seule fois. Pour la rouvrir ensuite, contacte le support Kenjo.
Enfin, ferme la période avec Fermer. Cette action est irréversible et tes dernières modifications sont automatiquement transmises au prestataire. Vérifie donc bien que la paie ne contient aucune erreur.
Compléter les données manquantes des employés
Dès qu'il manque des données de base pour au moins un employé, le bouton d'envoi de la paie est désactivé pour toute la période. Au survol, Kenjo affiche le message Aller aux paramètres.
Pays / prestataire | Pour qu'un employé soit considéré comme complet, il te faut en plus : |
Tous les pays | Date de début et ID employé |
DE (ADP, SD Worx) | en plus, un enregistrement de salaire complet (date d'effet et taux horaire ou salaire de base) |
NL, FR et autres pays | aucun enregistrement de salaire requis pour ce statut |
Pour compléter les données manquantes :
Filtre par le statut Activé - données incomplètes.
Clique sur le nom de l'employé et complète le champ encadré en rouge.
Confirme avec Enregistrer.
Fermer une période précédente encore ouverte
Tant qu'une période de paie précédente n'est pas fermée, le bouton d'envoi reste bloqué pour la période en cours. Clique sur Aller à la paie ouverte, ou procède ainsi :
Va sur Paie > Aperçu de la paie.
Sélectionne la période plus ancienne, encore ouverte.
Ferme-la avec Fermer la paie définitivement.
Reviens ensuite à la période en cours et envoie-la à nouveau.
Corriger les erreurs de calcul dans l'aperçu
Une icône d'avertissement rouge à côté d'un employé dans l'aperçu de la paie signale une erreur de calcul à corriger avant l'envoi. Les erreurs possibles varient selon le pays :
Pays | Erreur typique |
Tous les pays | Solde d'heures supplémentaires négatif qui n'a pas encore été compensé |
DE, BE, ES | Des heures de récupération existent, mais aucune politique correspondante n'est assignée |
NL | Erreur dans la compensation des congés ou de l'ATV, ou dans le temps rémunéré |
FR | Politique de repos compensateur RCR/RCO manquante, ou quota annuel d'heures supplémentaires dépassé sans politique RCO |
Clique sur l'icône rouge pour ouvrir le détail. Tu configures la politique correspondante sous Présence > Paramètres > Politiques.
Comprendre les erreurs techniques d'envoi par prestataire
Même si toutes les données des employés sont complètes et que l'aperçu ne contient aucune erreur, la transmission au prestataire peut échouer. Tu le reconnais à un message d'erreur qui s'affiche lorsque tu cliques sur Envoyer, et non à un bouton grisé.
Prestataire | Pays | Cause fréquente |
Basé sur SFTP (par ex. Hans & Huber) | AT et autres | Clé SSH invalide, nom d'utilisateur/mot de passe incorrect, échec du téléversement du fichier ou du chiffrement. Contacte Hans & Huber. |
ADP | DE | Échec de la connexion au prestataire, ID de paie invalide ou pas encore activé, erreur serveur chez le prestataire. Contacte ADP. |
Deel | FR, IT, AT | Accès API expiré ou mal configuré, ou aucune donnée disponible pour la période sélectionnée. Contacte Deel. |
Ces erreurs ne peuvent pas être résolues en modifiant les données des employés. Dans ce cas, contacte directement ton prestataire de paie.
Questions fréquentes
Pourquoi le bouton d'envoi de la paie est-il grisé ?
Le plus souvent, parce qu'au moins un employé a des données incomplètes ou qu'une période précédente est encore ouverte. Dans les deux cas, l'envoi est bloqué pour toute la période.
Que signifie le message « Aller aux paramètres » ?
Il indique qu'au moins un employé a des données incomplètes. Clique dessus pour accéder directement à la liste filtrée de ces employés.
J'ai déjà envoyé la paie. Puis-je l'envoyer à nouveau ?
Le premier bouton d'envoi est ensuite désactivé. Pour transmettre des modifications, utilise plutôt le bouton Envoyer les modifications à la deuxième étape, avant de fermer définitivement la période.
Pourquoi la date de début du salaire ne me concerne-t-elle qu'en Allemagne ?
Seuls les prestataires allemands ADP et SD Worx exigent un enregistrement de salaire complet pour qu'un employé soit considéré comme complet. Dans les autres pays, ce n'est pas nécessaire pour ce statut.
Qui dois-je contacter en cas d'erreur de connexion ou d'API ?
Ces erreurs se situent du côté du prestataire et ne peuvent pas être résolues en modifiant les données des employés. Dans ce cas, contacte le support Kenjo.
Quelle est la différence entre « Envoyer » et « Fermer » ?
Envoyer transmet la paie actuelle à ton prestataire, mais permet encore des corrections. Fermer clôture définitivement la période, transmet automatiquement tes dernières modifications et ne peut pas être annulé.