Prérequis : indiquer la date de fin dans le profil du collaborateur
Pour que Kenjo reconnaisse un collaborateur comme un partant dans l'aperçu de la paie, sa date de fin doit d'abord être renseignée dans son profil :
Va dans Personnel et sélectionne le collaborateur concerné.
Ouvre l'onglet Personnel.
Fais défiler tout en bas jusqu'à la section Confidentiel.
Renseigne le champ Date de fin.
Remarque : Ce n'est que lorsque cette date se situe dans la période de paie actuellement ouverte que le collaborateur apparaît comme partant dans l'aperçu de la paie, et que les boutons Revoir les partants et Envoyer les partants deviennent disponibles.
Comprendre quand tu peux envoyer les partants en avance
Cette fonctionnalité est disponible pour les collaborateurs rattachés à un DSP en France (ADP ou Deel). Selon le prestataire de paie, le processus pour envoyer les partants en avance diffère légèrement :
Avec ADP, tu peux envoyer les partants directement depuis l'aperçu de la paie, grâce aux boutons Revoir les partants et Envoyer les partants.
Avec Deel, ces boutons ne sont pas disponibles : tu dois exporter la paie et transmettre le fichier manuellement à Deel.
ADP : envoyer les partants depuis l'aperçu de la paie
Remarque : Ce processus s'applique uniquement aux collaborateurs dont la paie est gérée via ADP en France. Pour Deel, consulte la section suivante.
Va dans Paie > Aperçu de la paie et sélectionne la période de paie concernée.
Vérifie la colonne Date de fin pour voir quels collaborateurs quittent l'entreprise durant cette période (les partants).
Clique sur Revoir les partants pour filtrer le tableau sur les partants de cette période. Le bouton est désactivé si personne ne quitte l'entreprise durant cette période.
Sélectionne via la case à cocher les collaborateurs dont tu souhaites envoyer la paie dès maintenant.
Clique sur Envoyer les partants. Sans collaborateur sélectionné, le bouton reste désactivé.
Confirme dans la boîte de dialogue Envoyer les partants ? avec Oui, envoyer.
Kenjo envoie ensuite uniquement la paie des collaborateurs sélectionnés à ADP. Les autres collaborateurs continuent d'être envoyés normalement à la fin de la période de paie.
Bon à savoir :
Si les données d'un partant déjà envoyé changent par la suite, sélectionne-le à nouveau via la case à cocher et clique de nouveau sur Envoyer les partants pour transmettre la mise à jour.
Deel : envoyer les partants depuis l'aperçu de la paie
Remarque : Ce processus s'applique uniquement aux collaborateurs dont la paie est gérée via Deel en France. Pour ADP, consulte la section précédente.
Pour Deel France, les boutons Revoir les partants et Envoyer les partants ne sont pas disponibles. Si tu souhaites transmettre malgré tout la paie d'un collaborateur partant en avance à Deel, exporte les données manuellement à la place :
Va dans Paie > Aperçu de la paie et sélectionne la période de paie concernée.
Clique sur Exporter la paie (xlsx) pour télécharger l'aperçu actuel au format Excel.
Utilise la colonne Date de fin dans le fichier exporté pour identifier les partants de cette période.
Partage le fichier manuellement avec Deel (par exemple via un ticket de paie ou par e-mail) afin que le versement de ce collaborateur puisse être traité en
avance.
Questions fréquentes
Où dois-je renseigner la date de fin d'un collaborateur ?
Dans le profil du collaborateur, sous Personnel > Confidentiel, tout en bas, dans le champ Date de fin.
Pour quels pays l'envoi anticipé des partants est-il disponible ?
Actuellement pour la France et la Belgique. Pour la France, cela ne s'applique que si ton prestataire n'est pas Deel.
Pourquoi le bouton « Envoyer les partants » est-il désactivé chez moi ?
Si tu n'as sélectionné aucun collaborateur via la case à cocher, le bouton reste désactivé. Il est également désactivé si une autre période de paie de ton organisation est encore ouverte.
Puis-je renvoyer un partant déjà envoyé ?
Oui. Si ses données changent par la suite, sélectionne-le à nouveau via la case à cocher et clique sur Envoyer les partants pour transmettre la mise à jour.
Pourquoi ne vois-je pas de boutons pour les partants avec Deel France ?
Pour Deel France, cette fonctionnalité n'est pas disponible. Exporte plutôt les données manuellement et partage-les directement avec Deel.