Vérifier l’aperçu avant l’envoi
Tu ne peux envoyer la paie que si aucun employé n’a de données manquantes et si aucune période précédente n’est encore ouverte. Ouvre Paie > Aperçu de la paie et sélectionne la période.
Employés non inclus : Un employé a besoin d’une date de début et d’un ID employé. Sans ces informations, le statut est Activé - données incomplètes, et l’envoi et la clôture sont bloqués. Clique sur le message d’erreur, sélectionne Aller aux paramètres et complète les champs manquants.
Période précédente encore ouverte : Ferme d’abord la période précédente. Tu ne peux pas envoyer la période en cours avant.
Colonne heures supplémentaires payées signalée : L’employé n’a pas de politique de congés RCR ou RCO assignée. Assigne-la sous Absence > Paramètres.
Erreurs dans le récapitulatif de temps : Une bannière indique que le récapitulatif de temps de certains employés contient des erreurs, généralement parce qu’une politique de congés est manquante. Corrige-les avant d’envoyer ou de fermer.
Envoyer la paie
Clique sur ENVOYER LE PAYROLL pour envoyer à ton fournisseur tous les employés actifs de la période. La période reste ouverte après l’envoi.
Clique sur ENVOYER LE PAYROLL.
Kenjo envoie les données (CSV via SFTP pour ADP, JSON via API pour Deel).
Tu peux continuer à envoyer des corrections jusqu’à la fermeture de la période.
Corriger la paie après l’envoi
Si la période est ouverte, corrige les données dans Kenjo et clique sur ENVOYER LES MODIFICATIONS. Les employés dont les données ont changé sont mis en avant en haut du tableau.
Corrige les données source : pointage, horaire de travail ou profil de l’employé.
Vérifie les lignes mises en avant.
Clique sur ENVOYER LES MODIFICATIONS.
Fournisseur | Ce qui est envoyé |
ADP FR | Un nouveau fichier avec uniquement les employés dont les données ont changé. Pour une seule correction, il ne contient que cet employé. |
Deel FR | Uniquement les différences par rapport à la dernière version envoyée. |
Si la période est fermée, tu ne peux plus la corriger dans Kenjo, et tu ne peux pas la rouvrir toi-même.
Envoyer la paie pour une partie seulement des employés
Kenjo n’a pas d’envoi partiel pour les employés réguliers : ENVOYER LE PAYROLL inclut toujours tous les employés actifs de la période. La seule exception concerne les partants (voir ci-dessous).
Désactiver la paie (Paie > Paramètres de paie > Employés) n’est pas un moyen de retenir un employé. L’employé reste exclu de toutes les paies jusqu’à ce que tu cliques à nouveau sur Activer la paie. Si tu ne le réactives pas avant la fermeture, il manque pour ce mois. Avec Deel, la désactivation après un envoi peut transférer ses données à Deel comme supprimées.
La méthode recommandée consiste à cliquer sur ENVOYER LE PAYROLL dès que les données sont en grande partie complètes, puis à envoyer le reste avec ENVOYER LES MODIFICATIONS.
Envoyer les partants en avance
Utilise Revoir les partants et Envoyer les partants pour envoyer la paie en avance pour les employés qui quittent l’entreprise pendant la période. Un partant est un employé dont la Date de fin (profil de l’employé, Personnel > Confidentiel) tombe dans la période de paie, premier et dernier jour inclus. La Date de fin de contrat ne compte pas.
Cette fonction existe pour ADP FR, pas pour Deel FR. Avec Deel, clique sur Exporter la paie (xlsx), repère les partants dans la colonne Date de fin du fichier et transmets-le manuellement à Deel. Avec ADP, c’est le seul moyen d’envoyer des employés individuels avant les autres.
Revoir les partants n’est disponible que si les trois conditions suivantes sont remplies :
Condition | À vérifier |
Date de fin | Elle est renseignée et tombe dans la période de paie ouverte. |
Statut de paie | L’employé a un statut de paie actif. Un employé désactivé n’apparaît pas dans l’aperçu et n’est pas compté comme partant. |
Périodes précédentes | Toutes les périodes de paie précédentes sont fermées. |
Clique sur Revoir les partants.
Sélectionne les partants.
Clique sur Envoyer les partants et confirme avec Oui, envoyer. Kenjo envoie la paie uniquement pour les employés sélectionnés.
Quand le reste est prêt, clique sur ENVOYER LE PAYROLL pour les employés restants.
Si les données d’un partant déjà envoyé changent par la suite, il est inclus à nouveau dans l’envoi régulier. Pour transmettre la mise à jour tout de suite, sélectionne-le à nouveau sous Revoir les partants et clique sur Envoyer les partants.
Fermer la période
Clique sur FERMER uniquement après la confirmation de ton fournisseur. La fermeture est irréversible, et tu ne peux pas rouvrir la période toi-même.
Clique sur FERMER.
Confirme avec Oui, fermer. Kenjo envoie automatiquement les dernières corrections et verrouille la période.
Gérer un envoi en échec
Si l’envoi automatique échoue, un message d’erreur s’affiche avec un fichier téléchargeable contenant les détails. Les messages d’erreur restent toujours en anglais, quelle que soit la langue de ton compte.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer la paie pour une partie seulement des employés ?
Non, pour les employés réguliers ENVOYER LE PAYROLL inclut toujours tous les employés actifs de la période. Seuls les partants peuvent être envoyés en avance avec Envoyer les partants. Envoie dès que les données sont en grande partie complètes et corrige avec ENVOYER LES MODIFICATIONS.
Puis-je utiliser « Désactiver la paie » pour retenir un employé pendant un mois ?
Non. L’employé reste exclu de toutes les paies jusqu’à ce que tu cliques à nouveau sur Activer la paie. Si tu l’oublies, il manque lors de la fermeture de la période.
Comment corriger un seul employé après l’envoi ?
Si la période est ouverte, corrige les données dans Kenjo et clique sur ENVOYER LES MODIFICATIONS. Avec ADP FR, seuls les employés modifiés sont dans le nouveau fichier. Si la période est fermée, tu ne peux plus la corriger dans Kenjo.
Puis-je envoyer d’autres employés en avance, en plus des partants ?
Non. Envoyer les partants est le seul moyen d’envoyer des employés individuels à l’avance.
Puis-je renvoyer un partant déjà envoyé ?
Oui, si ses données ont changé depuis. Sélectionne-le à nouveau sous Revoir les partants et clique sur Envoyer les partants.
Pourquoi le bouton Revoir les partants est-il grisé ?
Soit la date de fin est absente ou en dehors de la période ouverte, soit l’employé a un statut de paie désactivé, soit une période précédente est encore ouverte. Corrige le point concerné, puis clique à nouveau sur Revoir les partants.
Pourquoi ne puis-je pas envoyer la paie de ce mois ?
Soit une période précédente est encore ouverte, soit il manque une date de début ou un ID employé à certains employés. Ferme la période précédente ou complète les données manquantes, puis réessaie.
Puis-je rouvrir une période de paie fermée ?
Non, pas toi-même. Ne ferme la période qu’après la confirmation de ton fournisseur.