Inscris ta organisation sur kenjo.io/dsp avant d'utiliser Kenjo. Tu recevras un email d'invitation pour activer ton compte après ton inscription.

Chaque administrateur et employé active son propre compte à partir de son propre email d'invitation. Envoyer une invitation n'active pas de compte au nom de quelqu'un d'autre.

La liste de contrôle Démarrage te guide à travers les modules principaux et les paramètres que tu dois configurer en tant qu'administrateur.

Va dans Paramètres > Mon entreprise pour ajouter le nom de ta société, ton logo et les détails de base de l'entreprise.

Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. Prête une attention particulière à deux champs : heures hebdomadaires à temps plein et jours de travail à temps plein. Kenjo les utilise pour calculer les heures quotidiennes attendues : 35 heures hebdomadaires sur 5 jours de travail, par exemple, équivaut à 7 heures par jour. Assure-toi que ces champs sont corrects avant d'ajouter des employés, car les calculs d'assiduité, de surtemps et de paie en dépendent.

Si ton organisation utilise des stations de livraison, assigne-les à partir du champ Station de livraison sur la même page.

Tu peux aussi personnaliser ta page d'accueil à partir de cette zone. Va à Accueil et utilise les options de widget pour afficher ou masquer des sections comme Mes collègues ou Qui est absent, en fonction de ce qui est utile pour ton organisation.

Dans la même zone Paramètres > Mon entreprise, fais défiler vers le bas jusqu'à Attacher un calendrier de jours fériés pour assigner un calendrier (par exemple, un modèle « France ») à ta société. Cela garde les jours non-travaillés en dehors de tes calculs d'assiduité et de paie.

Juste au-dessus, Configure ta semaine de travail te permet de définir quel jour ta semaine de travail commence et à quelle heure. Cela affecte la façon dont Kenjo calcule les heures hebdomadaires.

Si un employé n'a pas de calendrier de jours fériés assigné, Kenjo ne peut pas calculer correctement ses jours fériés en assiduité et paie. Changer le calendrier plus tard peut affecter les futures demandes de congé, alors examine cela avant ta première importation.

Les modèles n'incluent pas toujours tous les jours fériés locaux ou régionaux. Ouvre le calendrier et vérifie-le par rapport à ta zone réelle : si une date manque, clique directement sur elle pour l'ajouter et choisis s'il s'agit d'une journée entière ou d'une demi-journée (matin ou après-midi). Ces jours fériés personnalisés ne sont pas reportés automatiquement. Ajoute-les à nouveau chaque année.

Le champ pour attacher un calendrier n'est pas appelé de la même façon partout :

Ton sélection s'enregistre automatiquement dans les deux emplacements. Ne saute pas l'assignation au niveau du bureau : si tu attaches un calendrier uniquement à la société, les bureaux d'une région différente n'obtiendront pas leurs propres jours fériés locaux.

Si ton organisation a plusieurs bureaux ou emplacements, le calendrier du bureau ou de l'emplacement prévaut toujours sur le calendrier de l'entreprise, y compris pour les bureaux virtuels utilisés par les employés à distance. Par exemple, si le siège social d'une entreprise utilise un calendrier anglais mais que le profil d'un employé est assigné à un bureau d'Édimbourg avec son propre calendrier écossais, cet employé obtient les jours fériés écossais, pas les anglais. Il en va de même pour un employé entièrement télétravaillant assigné à un bureau virtuel avec son propre calendrier.

Ajoute tes employés à Kenjo un par un ou en vrac via une importation de données. C'est l'étape sur laquelle dépend toute ta configuration.

Assigne un profil à chaque employé que tu ajoutes. Les profils communs sont Employé (DA), Employé (non-DA) et Administrateur. Le profil détermine ce qu'un employé peut voir et faire dans Kenjo.

Tu n'as pas besoin de remplir tous les champs avant ta première importation. Tu peux mettre à jour les données des employés plus tard.

Tu ne peux pas supprimer les champs par défaut des employés de Kenjo, mais tu peux ajouter des champs personnalisés pour les informations spécifiques à ton organisation.

Un seul champ termine le contrat d'un employé dans le système et envers la paie : Date de fin de contrat, dans le profil de l'employé sous Privé. Définir une date de fin ailleurs n'y termine pas le contrat et ne notifie pas ton prestataire de paie.

Tu peux personnaliser la signature de courrier que tes employés et administrateurs voient sur les courriers du système, et ajuster certains modèles dans Paramètres > Modèles de courrier.

Ne supprime pas ou ne restructure pas les balises d'espace réservé dans les modèles de courrier, par exemple celles du nom d'un employé ou du nom de ta société. Cela compromet la capacité du modèle à remplir les bonnes informations quand Kenjo envoie le courrier.

Kenjo utilise des profils pour contrôler ce que chaque personne peut voir et faire. Les types de profils par défaut sont Administrateur, Administrateur RH, Recruteur, Employé et Accès restreint. Ton organisation peut aussi ajouter des profils personnalisés, par exemple un profil Dispatcher ou Responsable avec son propre ensemble de permissions.

Les administrateurs envoient des invitations, mais chaque employé doit activer son propre compte en suivant les instructions dans son email d'invitation.

Va dans Paramètres > Sécurité pour configurer comment les employés se connectent à Kenjo.

Kenjo supporte l'authentification unique avec Google, Microsoft et Apple. Tu peux aussi activer l'authentification à deux facteurs. L'activer la rend disponible ; un commutateur séparé décide si elle est obligatoire pour chaque employé ou laissée optionnelle par personne. Avant de la rendre obligatoire pour tout le monde, pèse le travail administratif supplémentaire de la gestion des connexions par rapport à son importance pour ton organisation.

Va dans Paramètres > Centres de coûts pour créer les centres de coûts de ton organisation.

Les centres de coûts dans Kenjo sont informationnels uniquement. Ils t'aident à organiser et à rapporter sur ta structure, mais ils n'alimentent pas les calculs de paie.

Examine tes politiques d'assiduité avant que les employés ne commencent à enregistrer du temps. Ce sont les règles qui régissent les limites de quarts, les pauses et les périodes de repos.

Va dans Assiduité > Paramètres > Politiques pour configurer ou examiner la politique appliquée à tes employés. Si une règle de politique est violée, par exemple une limite de heures quotidiennes est dépassée, Kenjo affiche un conflit sur l'entrée d'assiduité affectée. Ce drapeau t'aide à repérer les problèmes sans vérifier chaque entrée manuellement.

Les nouveaux employés n'ont pas le suivi de l'assiduité activé automatiquement. Va dans le profil de l'employé, et sous Actions, clique sur Activer le suivi de l'assiduité.

Tu voudras aussi examiner ces paramètres connexes pendant la configuration :

Si ton organisation utilise l'intégration Mobilic pour la France, tu ne la configures pas à partir des Paramètres. C'est son propre onglet dans Assiduité, à côté des Paramètres d'assiduité. Cherche l'article dédié à l'intégration Mobilic qui explique tous les détails.

Kenjo distingue entre les types de congés, comme les congés payés ou les arrêts maladie, et les politiques de congés. Comprendre comment ils se rapportent les uns aux autres est important avant de les assigner aux employés. Les types de congés pour les DSP français sont configurés automatiquement par Kenjo.

Un type de congé peut avoir plusieurs politiques. La politique définit les règles spécifiques : allocation, dates d'expiration et flux d'approbation. Les types de congés de ton organisation incluent des règles par défaut préconfigurées où elles importent pour la paie, mais examine-les avant d'assigner les politiques aux employés.

Remarque : Une fois que un type de congé a son ID d'intégration défini, il devient volontairement en lecture seule et ne peut pas être supprimé.

Évite d'activer les options d'arrondi des jours à moins d'avoir une raison spécifique. L'arrondi peut faire que le solde affiché à un employé n'additionne pas comme il s'y attend.

Les politiques de maladie suivent la même configuration que les autres types de congés, mais l'allocation est généralement illimitée. Décide si l'approbation de l'administrateur est requise ou si les demandes sont acceptées automatiquement une fois soumises.

Flux d'approbation. Choisis entre deux modèles : les employés soumettent des demandes dans Kenjo et un administrateur les approuve, ou seuls les administrateurs saisissent les absences directement, en fonction des demandes reçues en dehors de Kenjo (email, téléphone, etc.).

Ajustements des soldes et restrictions. Les administrateurs peuvent ajuster manuellement le solde d'un employé et peuvent assigner des politiques spécifiques à des groupes particuliers ou appliquer des restrictions basées sur le temps, comme bloquer les demandes pendant ta haute saison.

La zone de paie te permet de connecter ton prestataire de paie. Une fois connecté, tu peux examiner les calculs de surtemps et d'allocations pour la période actuelle dans Kenjo et les soumettre automatiquement.

Consulte cet article dédié à la configuration de la paie pour la configuration complète du prestataire.

Si tu prévois de planifier les employés en utilisant la Planification, active le module sous Paramètres, puis active les employés individuels pour la programmation.

Active les employés pour la programmation. Avant de pouvoir programmer quelqu'un, active-le individuellement : ouvre le profil de l'employé, va dans Actions, et complète les étapes d'activation pour l'emplacement, la zone de travail, les rôles et les tags.

Crée des quarts. Clique sur un jour du calendrier pour créer un quart manuellement, en définissant l'heure de début, l'heure de fin, la durée de la pause, l'emplacement et le rôle. Tu peux sélectionner plusieurs jours consécutifs et plusieurs employés à la fois. Pour une configuration plus rapide, tu peux aussi créer des quarts en vrac, construire des modèles réutilisables avec des heures standard (par exemple, 8h à 17h), ou laisser l'IA de Kenjo suggérer un calendrier en fonction des besoins que tu saisis. Les options avancées te permettent aussi de configurer des quarts récurrents sur plusieurs semaines.

Quarts ouverts. Un quart ouvert n'a pas d'employé assigné. Choisis comment il est rempli : les employés postulent et un responsable approuve, ou le premier employé à postuler l'obtient automatiquement.

Détection de conflit. Kenjo peut signaler plusieurs types de conflits de programmation : chevauchement de quarts, un quart qui ne correspond pas au rôle assigné de l'employé, un conflit avec un congé approuvé, insuffisance de repos entre deux quarts, et dépassement de la limite légale de travail quotidien. Examine et configure lesquels de ces éléments bloquent la publication dans tes paramètres de conflit de Planification.

Seuls les quarts publiés comptent dans le temps de travail d'un employé. Les quarts non publiés ne sont pas pris en compte dans les calculs d'assiduité. Les employés reçoivent leurs quarts et tout changement de quart sous forme de notifications push sur leur téléphone via l'application mobile Kenjo.

Dois-je remplir tous les champs des employés avant d'importer mon équipe ?

Non. Tu peux compléter une importation initiale avec juste les champs obligatoires et ajouter le reste des données des employés plus tard.

Quel champ termine réellement le contrat d'un employé ?

Seule la Date de fin de contrat, sous l'onglet Privé de l'employé, termine le contrat dans Kenjo et notifie la paie. Définir une date de fin ailleurs n'a aucun effet sur le statut du contrat.

L'assiduité est-elle automatiquement activée pour les nouveaux employés ?

Non. Tu dois l'activer manuellement à partir du profil de l'employé sous Actions > Activer le suivi de l'assiduité.

Dois-je activer l'authentification à deux facteurs pour tous les employés ?

Tu peux, mais pèse d'abord le travail administratif supplémentaire. Beaucoup d'organisations l'activent sélectivement plutôt que pour tous.

Les centres de coûts affectent-ils les calculs de paie ?

Non. Les centres de coûts dans Kenjo sont uniquement pour les rapports internes, pas la paie.