Comprendre les actifs
Un actif est tout bien de l'entreprise que vos employés utilisent ou entretiennent, comme des véhicules, des outils, des appareils, des équipements ou des machines. En enregistrant des actifs dans Kenjo, vous pouvez :
Suivre les informations d'identification et le statut de chaque actif
Lier les actifs aux modèles de Journaux de travail afin que les inspections soient associées à des équipements spécifiques
Consulter un historique consultable de toutes les inspections pour chaque actif
Retrouver rapidement les rapports d'inspection en cas de réclamation pour dommages
Les actifs et les Journaux de travail sont des modules indépendants. Vous pouvez gérer les actifs sans Journaux de travail liés, ou utiliser les Journaux de travail sans actifs.
Activer les actifs
Pour voir le module Actifs, vous devez d'abord activer les Journaux de travail.
Allez dans Paramètres > Activer les Journaux de travail
Allez à nouveau dans Paramètres > Activer les Actifs
Enregistrer un nouvel actif
Ajouter un actif
Allez dans Actifs.
Cliquez sur (+) Nouvel actif.
Remplissez les informations suivantes :
Nom de l'actif : Un nom descriptif (par exemple, « Camionnette 12 », « Chariot élévateur 03 » ou « Ordinateur portable A »).
ID de l'actif : Un identifiant unique (par exemple, plaque d'immatriculation, numéro de série, code interne ou code-barres). Cet ID aide les employés à sélectionner rapidement le bon actif lors de la saisie des Journaux de travail.
Catégorie : Attribuez l'actif à une catégorie (par exemple, « Véhicules », « Équipements informatiques », « Outils »). Les catégories vous aident à organiser et filtrer les actifs.
Statut : Définissez le statut actuel. Exemples : « Actif », « En réparation », « Maintenance », « Retraité ».
Cliquez sur Enregistrer.
Un code QR sera généré, que vous pouvez imprimer et fixer sur l'actif physique. Vous pouvez scanner ce code QR via l'application mobile Kenjo.
Cliquez sur Ok.
L'actif est maintenant enregistré et peut être lié à des modèles de Journaux de travail ou utilisé pour le suivi de l'inventaire.
Gérer les actifs
Filtrer et rechercher des actifs
Vous pouvez filtrer les actifs par :
Catégorie : Afficher tous les actifs d'une catégorie spécifique (par exemple, « Véhicules »).
Statut : Afficher tous les actifs avec un statut spécifique (par exemple, tous les actifs « Actifs » ou tous ceux « En réparation »).
Recherche : Utilisez la barre de recherche pour trouver un actif par nom ou ID.
Afficher le code QR
Mes actifs > [Sélectionner un actif] > (⋮) Menu à trois points
Cliquez sur Code QR.
Le code QR reste le même que lors de la création de l'actif.
Vous pouvez le fixer sur l'actif physique et le scanner via l'application mobile.
Modifier ou supprimer des actifs
Mes actifs > [Sélectionner un actif] > (⋮) Menu à trois points
Cliquez sur Supprimer ou Modifier.
Modifiez le nom, l'ID de l'actif, la Catégorie et/ou le Statut.
Cliquez sur Enregistrer.
Important : La suppression d'un actif ne supprime pas son historique d'inspections. Tous les Journaux de travail liés à cet actif restent dans le système et peuvent toujours être recherchés et exportés.
Remarque : Les modifications de statut ne s'appliquent pas aux inspections déjà soumises.
Lier des modèles de Journaux de travail aux actifs
Lorsque vous créez un modèle de Journal de travail, vous pouvez choisir de le lier à des actifs. Cela signifie que :
Les employés verront un menu déroulant lors de la saisie du formulaire avec la question Quel actif inspectez-vous ?
Ils doivent sélectionner l'actif spécifique avec lequel ils travaillent.
Chaque soumission est liée à cet actif, créant un historique d'inspections consultable.
Pour lier un modèle aux actifs :
Allez dans Journaux de travail > Modèles et créez ou modifiez un modèle.
Activez le bouton Associer à un actif.
Ajoutez vos champs de formulaire.
Publiez le modèle.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser les actifs sans les Journaux de travail ?
Oui. Les actifs peuvent être gérés indépendamment comme registre d'inventaire sans les lier à des modèles de Journaux de travail.
Un actif peut-il être lié à plusieurs modèles de Journaux de travail ?
Oui. Un seul actif peut être inspecté à l'aide de différents modèles. Toutes les soumissions apparaîtront dans l'historique des inspections de cet actif.
Que se passe-t-il avec l'historique d'un actif si je le supprime ?
L'actif est retiré de votre liste, mais tous les Journaux de travail liés restent dans le système. Vous pouvez y accéder et les exporter via Journaux de travail > Entrées.
Les employés peuvent-ils voir tous les actifs ?
Lors de la saisie d'un Journal de travail lié aux actifs, les employés voient tous les actifs enregistrés dans le menu déroulant et sélectionnent celui qu'ils inspectent actuellement.
Comment savoir quel actif a été le plus inspecté ?
Allez dans Journaux de travail > Entrées et filtrez par nom d'actif. Toutes les soumissions pour cet actif apparaîtront consécutivement dans la liste avec les employés impliqués et les dates.
Que faire si le statut d'un actif change fréquemment ?
Vous pouvez mettre à jour le statut à tout moment via Mes actifs > [Sélectionner un actif] > (⋮) Menu à trois points > Modifier le statut. Il n'y a pas de limite au nombre de modifications de statut.
Je ne vois pas le module Journaux de travail ou Actifs. Que dois-je faire ?
Les deux modules doivent être activés dans les Paramètres. Allez d'abord dans Paramètres > Activer les Journaux de travail, puis à nouveau dans Paramètres > Activer les Actifs.