Comprendre les Journaux de travail
Un Journal de travail est un formulaire que vos employés doivent remplir lors du pointage d'entrée ou de sortie. Chaque soumission est horodatée et documentée de façon permanente dans Kenjo, créant une piste d'audit pour la conformité et les réclamations pour dommages.
Les Journaux de travail ont deux finalités :
Listes de contrôle indépendantes : Utilisez les Journaux de travail pour les vérifications de sécurité quotidiennes, les inspections d'équipements ou la vérification des processus sans les lier à un actif.
Historique des inspections pour les actifs : Liez les Journaux de travail à des biens spécifiques de l'entreprise (véhicules, outils, équipements) afin que chaque inspection soit associée à un équipement spécifique avec un historique complet.
Remarque : Les Journaux de travail et les actifs sont des modules indépendants. Vous pouvez utiliser chacun séparément ou les deux ensemble.
Créer et publier des modèles de Journaux de travail
Un modèle de Journal de travail est un formulaire réutilisable. Une fois publié, le modèle est verrouillé et ne peut pas être modifié. Pour modifier un modèle, dupliquez-le, modifiez la copie et désactivez l'original.
Créer un modèle
Allez dans Journaux de travail > Modèles.
Cliquez sur CRÉER UN MODÈLE DE JOURNAL DE TRAVAIL.
Saisissez un nom de modèle dans le champ Nom du modèle (par exemple, « Entrée du véhicule » ou « Inspection de sécurité »).
Saisissez une description. (Optionnel)
Décidez si vous souhaitez lier ce modèle à des actifs. Activez le bouton Sélection d'actif requise si les employés doivent sélectionner l'actif qu'ils inspectent. Si activé, choisissez une catégorie d'actif dans le menu déroulant. (Optionnel)
Activez le bouton Lier à la pointage et choisissez Entrée ou Sortie si vous souhaitez que les employés soient automatiquement pointés à l'entrée ou à la sortie après avoir rempli le Journal de travail. (Optionnel)
Cliquez sur Créer.
Configurer et regrouper les champs du formulaire
Remplissez votre modèle de Journal de travail avec du contenu. Créez un champ pour chaque action ou tâche individuelle, et regroupez des champs consécutifs pour faciliter la duplication ultérieure. Des modèles de Journaux de travail entiers peuvent également être dupliqués.
Cliquez sur (+) Ajouter un champ pour ajouter un nouveau champ.
Saisissez un Nom du champ (obligatoire) et une Description (optionnelle).
Sélectionnez le Type de champ dans le menu déroulant — par exemple, une tâche, du texte ou une photo qui sera affichée à l'employé.
Activez Marquer ce champ comme obligatoire si le champ doit être rempli. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge (*).
Cliquez sur Ajouter un champ.
Types de champs
Type de champ | Cas d'utilisation | Peut être obligatoire ? |
Texte | Saisie courte comme un nom, une référence ou un code | Oui |
Zone de texte | Notes ou observations plus longues | Oui |
Nombre | Valeurs numériques comme le kilométrage ou les heures | Oui |
Tâche | Case à cocher : « Est-ce fait ? » | Oui |
Liste | Menu déroulant (sélection simple ou multiple) | Oui |
Photo | Capture photo en direct (pas de téléchargement depuis la galerie) | Oui |
L'ordre est important : Faites glisser les champs vers le haut ou vers le bas pour définir l'ordre d'affichage. Les employés les voient exactement dans l'ordre que vous définissez.
Créer des groupes
Un groupe est composé de plusieurs champs et convient bien aux processus récurrents composés de plusieurs éléments, comme des instructions. Les groupes peuvent être dupliqués au sein du même modèle.
Gérer les champs et les groupes d'un modèle non publié
Une fois que vous avez ajouté des champs ou des groupes, vous pouvez dupliquer ou supprimer les champs, et modifier, dupliquer ou supprimer les groupes. Passez la souris sur le coin droit d'un champ ou d'un groupe jusqu'à ce que l'icône de duplication, l'icône de corbeille et — pour les groupes — l'icône de crayon pour la modification apparaissent.
Cliquez sur Publier.
Important : Les modèles publiés ne peuvent plus être modifiés. Si vous souhaitez apporter des modifications, dupliquez le modèle et modifiez la copie. Supprimez l'original si nécessaire.
Gérer les modèles
Cliquez sur le menu à trois points (⋮) à côté d'un modèle dans la liste pour voir les options suivantes :
Voir le modèle : Consultez les détails et les champs et groupes individuels du modèle.
Gérer les employés : Ajoutez les employés qui doivent utiliser ce modèle.
Dupliquer : Créez une copie du modèle. Donnez-lui un nouveau nom pour éviter toute confusion. Pour modifier un modèle publié, vous devez d'abord le dupliquer.
Désactiver : Mettez le modèle en pause temporairement. Il ne sera pas affiché aux employés, mais vous pouvez le réactiver plus tard. L'historique est conservé.
Supprimer : Supprimez le modèle définitivement. Cette action ne peut pas être annulée.
Assigner des employés à un modèle
Les employés ne peuvent voir un modèle que si vous les y assignez. Vous pouvez assigner des employés avant ou après la publication.
Allez dans Journaux de travail > Modèles et cliquez sur un nom de modèle.
Cliquez sur le nombre d'employés sous Assigné à.
Cliquez sur (+) Assigner un employé et sélectionnez un ou plusieurs employés dans la liste.
Cliquez sur Confirmer.
Les employés peuvent être ajoutés ou supprimés à tout moment. Ils verront tous les modèles assignés lors de leur prochain pointage d'entrée ou de sortie.
Conseil sur l'ordre de soumission : Si un employé est assigné à plusieurs Journaux de travail, ils apparaîtront tous ensemble au pointage d'entrée ou de sortie, triés par ordre alphabétique. Nous recommandons de nommer les modèles de sorte que le premier à compléter apparaisse également en premier alphabétiquement (par exemple, « 1. Entrée du matin » et « 2. Sortie du matin »).
Consulter et exporter les Journaux de travail
En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter tous les Journaux de travail complétés, filtrer par date ou employé, et exporter les données de soumission pour la conformité ou la documentation des dommages.
Consulter et filtrer les soumissions
Allez dans Journaux de travail > Entrées.
La vue par défaut affiche toutes les soumissions organisées par employé, avec le nom du modèle et la date de soumission. Si un actif est lié au Journal de travail, le nom de l'actif est également affiché.
Utilisez les filtres Modèle, Actif, Catégorie d'actif et Date pour trouver des soumissions spécifiques. Les filtres fonctionnent ensemble — par exemple, vous pouvez afficher toutes les soumissions pour un modèle spécifique dans une période de temps spécifique.
Consulter les détails d'une soumission
Cliquez sur la flèche à la fin d'une ligne pour voir les détails de la soumission :
EMPLOYÉ : Nom et ID de l'employé.
MODÈLE : Le nom du modèle.
ACTIF : L'actif inspecté (le cas échéant).
SOUMIS : Date et heure de la soumission.
CHAMPS : Toutes les réponses ou coches pour les tâches complétées pour chaque champ.
PHOTOS : Photos en vue galerie (cliquez pour agrandir ou télécharger).
Exporter les soumissions vers Excel
Appliquez les filtres souhaités (par exemple, plage de dates ou catégorie d'actif).
Cliquez sur EXPORTER en haut à droite.
La feuille de calcul inclut toutes les soumissions filtrées avec des colonnes pour chaque champ du formulaire, le nom de l'employé, la date et l'heure de soumission, l'actif et les miniatures des photos (agrandissables et téléchargeables).