Créer et gérer les équipements
Créez un registre des biens de l'entreprise et suivez leur état dans le temps. Les équipements peuvent être gérés indépendamment ou liés aux modèles de Journaux de travail.
Comprendre les équipements
Un équipement est tout bien de l'entreprise que vos employés utilisent ou entretiennent, comme des véhicules, des outils, des appareils, du matériel ou des machines. En enregistrant des équipements dans Kenjo, vous pouvez :
Suivre les informations d'identification et le statut de chaque équipement
Lier les équipements aux modèles de Journaux de travail afin que les inspections soient associées à des équipements spécifiques
Consulter un historique consultable de toutes les inspections pour chaque équipement
Retrouver rapidement les rapports d'inspection en cas de réclamation pour dommages
Les Équipements et les Journaux de travail sont des modules indépendants. Vous pouvez gérer les équipements sans Journaux de travail liés, ou utiliser les Journaux de travail sans équipements.
Activer les équipements
Pour voir le module Équipements, vous devez d'abord activer les Journaux de travail.
Allez dans Paramètres > Activer les Journaux de travail
Allez à nouveau dans Paramètres > Activer les Équipements
Enregistrer un nouvel équipement
Ajouter un équipement
Allez dans Équipements.
Cliquez sur (+) Nouvel équipement.
Remplissez les informations suivantes :
Nom de l'équipement : Un nom descriptif (par exemple, « Camionnette 12 », « Chariot élévateur 03 » ou « Ordinateur portable A »).
ID de l'équipement : Un identifiant unique (par exemple, plaque d'immatriculation, numéro de série, code interne ou code-barres). Cet ID aide les employés à sélectionner rapidement le bon équipement lors de la saisie des Journaux de travail.
Catégorie : Attribuez l'équipement à une catégorie (par exemple, « Véhicules », « Équipements informatiques », « Outils »). Les catégories vous aident à organiser et filtrer les équipements.
Statut : Définissez le statut actuel. Exemples : « Actif », « En réparation », « Maintenance », « Retraité ».
Cliquez sur Enregistrer.
Un code QR sera généré, que vous pouvez imprimer et fixer sur l'équipement physique. Vous pouvez scanner ce code QR via l'application mobile Kenjo.
Cliquez sur Ok.
L'équipement est maintenant enregistré et peut être lié à des modèles de Journaux de travail ou utilisé pour le suivi de l'inventaire.
Gérer les équipements
Filtrer et rechercher des équipements
Vous pouvez filtrer les équipements par :
Catégorie : Afficher tous les équipements d'une catégorie spécifique (par exemple, « Véhicules »).
Statut : Afficher tous les équipements avec un statut spécifique (par exemple, tous les équipements au statut « Actif » ou tous ceux « En réparation »).
Recherche : Utilisez la barre de recherche pour trouver un équipement par nom ou ID.
Afficher le code QR
Mes équipements > [Sélectionner un équipement] > (⋮) Menu à trois points
Cliquez sur Code QR.
Le code QR reste le même que lors de la création de l'équipement. Vous pouvez le fixer sur l'équipement physique et le scanner via l'application mobile.
Modifier ou supprimer des équipements
Mes équipements > [Sélectionner un équipement] > (⋮) Menu à trois points
Cliquez sur Supprimer ou Modifier.
Modifiez le nom, l'ID de l'équipement, la Catégorie et/ou le Statut.
Cliquez sur Enregistrer.
Important : La suppression d'un équipement ne supprime pas son historique d'inspections. Tous les Journaux de travail liés à cet équipement restent dans le système et peuvent toujours être recherchés et exportés.
Remarque : Les modifications de statut ne s'appliquent pas aux inspections déjà soumises.
Lier des modèles de Journaux de travail aux équipements
Lorsque vous créez un modèle de Journal de travail, vous pouvez choisir de le lier à des équipements. Cela signifie que :
Les employés verront un menu déroulant lors de la saisie du formulaire avec la question Quel équipement inspectez-vous ?
Ils doivent sélectionner l'équipement spécifique avec lequel ils travaillent.
Chaque soumission est liée à cet équipement, créant un historique d'inspections consultable.
Pour lier un modèle aux équipements :
Allez dans Journaux de travail > Modèles et créez ou modifiez un modèle.
Activez le bouton Associer à un équipement.
Ajoutez vos champs de formulaire.
Publiez le modèle.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser les équipements sans les Journaux de travail ?
Oui. Les équipements peuvent être gérés indépendamment comme registre d'inventaire sans les lier à des modèles de Journaux de travail.
Un équipement peut-il être lié à plusieurs modèles de Journaux de travail ?
Oui. Un seul équipement peut être inspecté à l'aide de différents modèles. Toutes les soumissions apparaîtront dans l'historique des inspections de cet équipement.
Que se passe-t-il avec l'historique d'un équipement si je le supprime ?
L'équipement est retiré de votre liste, mais tous les Journaux de travail liés restent dans le système. Vous pouvez y accéder et les exporter via Journaux de travail > Entrées.
Les employés peuvent-ils voir tous les équipements ?
Lors de la saisie d'un Journal de travail lié aux équipements, les employés voient tous les équipements enregistrés dans le menu déroulant et sélectionnent celui qu'ils inspectent actuellement.
Comment savoir quel équipement a été le plus inspecté ?
Allez dans Journaux de travail > Entrées et filtrez par nom d'équipement. Toutes les soumissions pour cet équipement apparaîtront consécutivement dans la liste avec les employés impliqués et les dates.
Que faire si le statut d'un équipement change fréquemment ?
Vous pouvez mettre à jour le statut à tout moment via Mes équipements > [Sélectionner un équipement] > (⋮) Menu à trois points > Modifier le statut. Il n'y a pas de limite au nombre de modifications de statut.
Je ne vois pas le module Journaux de travail ou Équipements. Que dois-je faire ?
Les deux modules doivent être activés dans les Paramètres. Allez d'abord dans Paramètres > Activer les Journaux de travail, puis à nouveau dans Paramètres > Activer les Équipements.