Vuoi migrare i tuoi dati di assenza da un altro sistema a Kenjo? Questo articolo ti spiega come trasferire dati storici di assenza tramite un'esportazione TSM, una soluzione particolarmente utile se vuoi rispettare gli obblighi di legge, mantenere registrazioni corrette o rendere il cambio di sistema più semplice.
Comprendere le basi
Kenjo ti permette di importare dati storici di assenza tramite un'esportazione TSM. Questa funzione è particolarmente utile se vuoi rispettare gli obblighi di legge, mantenere registrazioni corrette o rendere il cambio di sistema più semplice.
Note importanti:
Le richieste di assenza trasferite vengono solo salvate: non potrai modificarle in seguito.
Se hai bisogno di richieste modificabili, crea nuove assenze, singolarmente o in blocco. LINK
Le richieste con date future non vengono importate dal sistema.
Il trasferimento di richieste passate tramite l'esportazione TSM non aggiorna automaticamente i giorni di ferie maturati attualmente da un dipendente. Per correggere questo, usa le modifiche manuali. Scopri di più LINK
Prima di iniziare la migrazione, è importante capire come trasformiamo i dati provenienti da TSM e come questi dati storici verranno visualizzati in Kenjo.
Nota:
Il file per i dati di assenza e i dati di presenza è identico. Puoi scoprire come scaricarlo qui.
Esempio di elaborazione dei dati:
Ecco come appaiono le informazioni nel file di esportazione TSM:
Il dipendente 2 ha un congedo retribuito orario accettato di 8 ore per venerdì 21 marzo 2025
La voce di assenza appartiene alla categoria congedo retribuito (PTO), tipo Ferie
Dopo la migrazione, Kenjo esegue le seguenti azioni:
Kenjo associa il numero dipendente all'ID dipendente e identifica i dipendenti corrispondenti.
Il sistema crea una categoria inattiva sotto la quale viene classificata la categoria di assenza.
Kenjo crea una voce di assenza con i seguenti dati:
Richieste per l'intera giornata: il numero di ore corrisponde al valore nella colonna PAID TIME OFF (congedo retribuito) del documento.
Stato: lo stato è Inviato (ad esempio già accettato).
Descrizione: corrisponde al valore nella colonna SITE NAME.
Richieste per l'intera giornata | Numero di ore = valore nella colonna PAID TIME OFF (congedo retribuito) del documento  |
Stato | è Inviato (ad es. già accettato) |
Descrizione | Valore nella colonna SITE NAME |
Selezionare il tipo di importazione
Segui questi passaggi per avviare il processo:
Vai su Impostazioni > Importazione dati.
Seleziona Ferie e permessi e fai clic su Importa.
Scegli l'opzione Migra con esportazione TSM e fai clic su AVANTI.
Prima di iniziare, verifica quanto segue:
Assicurati che tutti i dipendenti nel file siano già stati creati in Kenjo con l'ID dipendente corretto. Kenjo utilizza l'ID dipendente come identificativo univoco per associare i dati alle persone giuste.
Puoi aggiornare gli ID dipendente singolarmente nel profilo del dipendente oppure in blocco tramite la procedura guidata di importazione.
Il file di esportazione deve essere in una delle 6 lingue supportate da Kenjo.
Assicurati di utilizzare il file di esportazione TSM corretto.
Caricare il file
Carica i tuoi dati nel sistema:
Fai clic su Seleziona file e carica il file TSM.
Assicurati che il file abbia il formato corretto e contenga i dati pertinenti.
Fai clic su Avanti per continuare.
Associare i tipi di assenza
In questo passaggio colleghi le categorie di origine e di destinazione:
Associa i tipi di assenza di TSM alle categorie di Kenjo (esempio: PTO/Vacation diventa Congedo retribuito, tipo Ferie).
Puoi creare nuovi tipi di assenza in Kenjo, se necessario.
1 | Questo è il nome del tipo di assenza associato in Kenjo |
2 | Il segno di spunta verde indica che il campo corrispondente è stato associato correttamente |
3 | La X nera indica che il campo TSM non è stato associato
|
4 | Attiva questa casella per escludere le colonne non associate |
Fai clic su Conferma una volta completata l'associazione.
Completare l'importazione
Termina il processo come segue:
Controlla i dati nell'anteprima dell'importazione.
Fai clic su Avvia importazione per completare il processo.
I dati importati appaiono quindi nel modulo Ferie e permessi del rispettivo dipendente.