Come titolare di un DSP o responsabile HR, i primi passi in Kenjo sono fondamentali per configurare correttamente il sistema fin dall'inizio. Questo articolo ti guida attraverso i tre passaggi di configurazione più importanti: la struttura aziendale, l'importazione dei dati dei dipendenti e i profili di autorizzazione.
Guarda il nostro video sulle impostazioni di base di Kenjo e sull'importazione dei dati dei dipendenti: trovi tutto ciò che ti serve sapere per i primi passaggi di configurazione:
Suggerimento: per attivare i sottotitoli in italiano, clicca sull'icona delle impostazioni nel lettore video, seleziona Lingua dei sottotitoli e scegli Italiano.
Configurazione dell'azienda
Verificare i dati dell'azienda
Vai su Impostazioni > La mia azienda e verifica che i dati registrati siano corretti:
Nome e iniziali dell'azienda
Indirizzo e dati di contatto
Creare e assegnare un calendario delle festività
Importante: il calendario predefinito impostato automaticamente alla creazione di un account Kenjo di solito non è corretto. Devi creare e assegnare un calendario delle festività regionale.
Creare un calendario delle festività:
Vai su Impostazioni > Feste pubbliche.
Clicca sul simbolo (+).
Assegna un nome al calendario (ad es. "Baviera" o "Renania Settentrionale-Vestfalia").
In Modello di calendario, seleziona la regione corrispondente, non "Germania", perché ti servono le festività regionali.
Clicca su Crea calendario delle festività.
Assegnare il calendario delle festività all'azienda:
Vai su Impostazioni > La mia azienda.
In Calendario delle festività, seleziona il calendario appena creato.
Salva la modifica.
Creare le sedi
In Impostazioni > Sedi puoi registrare le tue postazioni di lavoro (ad es. "Sede Baviera", "Sede NRW").
Nota: se operi in più sedi in regioni diverse, crea un calendario delle festività separato per ogni sede e assegnalo di conseguenza.
Divisioni, dipartimenti e team (facoltativo)
In Impostazioni puoi anche definire facoltativamente Divisioni, Dipartimenti e Team.
Importante da sapere:
Queste tre categorie sono indipendenti tra loro: i team non sono subordinati ai dipartimenti né i dipartimenti alle divisioni.
Non è necessario usarle tutte e tre. Scegli ciò che ha senso per la tua organizzazione.
Vantaggi:
Filtri migliori: puoi filtrare rapidamente i dipendenti per ruolo (ad es. Dispatcher, DA).
Controllo degli accessi più preciso: puoi limitare le autorizzazioni in modo ancora più specifico in base alla struttura aziendale.
Consiglio per i DSP: spesso è sufficiente registrare i ruoli sotto Team, ad es. "Dispatcher", "Delivery Associate", "Non-DA".
Importare i dati dei dipendenti
Una volta definita la struttura aziendale, puoi inserire i dati dei dipendenti in Kenjo, tramite importazione o manualmente. Guarda i nostri due video esplicativi.
Importare i dipendenti da TSM
Importare i dipendenti con modello
Avviare l'importazione dei dati
Vai su Impostazioni > Importazione dati.
Seleziona Dipendenti come argomento.
Clicca su Importa.
Scegliere il modello di importazione
Hai due opzioni:
Modello Kenjo locale: per i DSP che non hanno mai lavorato con TSM.
Modello TSM: per i DSP che passano da TSM. Trovi una guida dettagliata passo per passo per l'esportazione da TSM direttamente nel prodotto, come link nella finestra di importazione.
Caricare il file e mappare i campi
Scarica la tua esportazione CSV da TSM.
Trascina il file con il drag & drop nella finestra di importazione oppure selezionalo dalla tua cartella locale.
Mappa le colonne: a sinistra vedi le intestazioni delle colonne del file (come appaiono in TSM), a destra selezioni il campo Kenjo corrispondente (ad es. "Numero dipendente" → "Numero dipendente").
I campi non rilevanti in Kenjo (ad es. "Operatore di rete") possono essere ignorati. Attiva per questo l'opzione "Non importare i dati dalle colonne non mappate".
Completare l'importazione
Clicca su Conferma per avviare l'importazione.
L'importazione viene eseguita in background. Riceverai un'email automatica al termine.
Nota: per iniziare, è sufficiente importare prima i dati anagrafici dei dipendenti.
Assegnare i profili di autorizzazione
In Impostazioni > Profili e autorizzazioni stabilisci chi può vedere e modificare cosa nel sistema.
La gerarchia dei profili
I profili sono organizzati in una gerarchia, dall'Admin con i diritti più ampi fino all'accesso più limitato:
Admin – può vedere e modificare tutto.
Manager – accesso ai propri dipendenti e ai loro dati.
Dipendente (Delivery Associate) – accesso limitato al proprio profilo.
Dipendente (Non-DA) – come Dipendente (DA), ma per chi non guida.
Accesso limitato – autorizzazioni minime.
Consiglio per i DSP:
Admin: titolare del DSP o responsabile HR.
Manager: Dispatcher.
Dipendente (DA): autisti (Delivery Associate).
Dipendente (Non-DA): tutti gli altri dipendenti che non sono autisti.
Assegnare un profilo a un dipendente
Clicca sul profilo desiderato in Profili e autorizzazioni.
Seleziona la sezione Membri in alto a destra.
Cerca il dipendente e seleziona il suo nome.
Profili personalizzati (facoltativo)
Se i profili standard non sono sufficienti, puoi creare profili personalizzati e assegnare autorizzazioni precise in base alla struttura aziendale (ad es. per sede o dipartimento).
Suggerimento: per iniziare, i profili predefiniti sono già sufficienti.
Certificato dei primi passi
Al termine della configurazione, nella vista Primi passi puoi vedere a che punto sei con l'onboarding.
Accedi a Kenjo
Clicca sull'icona del razzo nel menu a sinistra per andare su Primi passi
Seleziona un percorso, ad esempio Configurazione dell'azienda (1)
Il percorso viene contrassegnato con un segno di spunta verde una volta completato
Segui i tuoi progressi tramite l'indicatore percentuale (2)
Puoi mettere in pausa la checklist di onboarding in qualsiasi momento; i tuoi progressi vengono salvati automaticamente
Al completamento dell'intera checklist di onboarding riceverai un certificato via email
Suggerimento: nei prossimi passaggi ti guideremo attraverso la checklist di onboarding. Qui trovi link utili di approfondimento.
Riceverai il certificato non appena avrai completato tutte le impostazioni di base.
Importante: il certificato viene inviato come email, non come PDF o documento. Devi caricare questa email su Amazon.
Prossimi passi e checklist
Una volta completata la configurazione, ti consigliamo di verificare i seguenti punti:
Il calendario delle festività corretto è assegnato all'azienda e alle sedi?
Tutti i dati dei dipendenti sono stati importati correttamente?
I Dispatcher hanno il profilo Manager e gli autisti il profilo Dipendente?
I primi tre punti nella vista Primi passi sono verdi?
Nota importante: se vuoi continuare a lavorare con Kenjo, informa assolutamente il tuo fornitore di payroll (ADP o SD Worx) del passaggio a Kenjo, in modo che possa configurare l'interfaccia in background.
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