Per chi: Admin, Admin HR
Scopri come inviare il libro paga e risolvi le cause più frequenti se non può essere inviato.
Inviare il libro paga
Per inviare il libro paga al tuo fornitore:
Vai su Gestione stipendi > Anteprima libro paga e seleziona il periodo/mese di paga che vuoi inviare.
Controlla i valori nella tabella di anteprima prima di continuare. Tutti i periodi precedenti devono essere già chiusi.
Fai clic su Invia (per alcuni fornitori, Chiudi e invia) per trasmettere il libro paga al tuo fornitore.
Se necessario, apporta le correzioni e trasmettile di nuovo con Invia modifiche, finché il periodo è ancora aperto. Se usi SD Worx, puoi inviare il libro paga una sola volta. Per riaprirlo in seguito, contatta il supporto Kenjo.
Infine, chiudi il periodo con Chiudi. L'operazione è irreversibile e le tue ultime modifiche vengono trasmesse automaticamente al fornitore. Assicurati quindi che il libro paga non contenga errori.
Completare i dati mancanti dei dipendenti
Se mancano i dati di base di almeno un dipendente, il pulsante per inviare il libro paga è disattivato per l'intero periodo. Passandoci sopra con il mouse, Kenjo mostra il messaggio Vai alle impostazioni.
Paese / fornitore | Perché un dipendente sia considerato completo, ti serve anche: |
Tutti i paesi | Data di assunzione e ID dipendente |
DE (ADP, SD Worx) | in più, un record di stipendio completo (data di validità e tariffa oraria o stipendio base) |
NL, FR e altri paesi | nessun record di stipendio richiesto per questo stato |
Per completare i dati mancanti:
Filtra per lo stato Abilitato - dati incompleti.
Fai clic sul nome del dipendente e completa il campo evidenziato in rosso.
Conferma con Salva.
Chiudere un periodo precedente ancora aperto
Finché un periodo di paga precedente non è chiuso, il pulsante di invio resta bloccato per il periodo attuale. Fai clic su Vai al libro paga aperto oppure procedi così:
Seleziona il periodo più vecchio ancora aperto.
Chiudilo con Chiudi libro paga permanentemente.
Poi torna al periodo attuale e invialo di nuovo.
Correggere gli errori di calcolo nell'anteprima
Un'icona di avviso rossa accanto a un dipendente nell'anteprima del libro paga indica un errore di calcolo da risolvere prima dell'invio. Gli errori possibili variano in base al paese:
Paese | Errore tipico |
Tutti i paesi | Saldo negativo degli straordinari non ancora compensato |
DE, BE, ES | Sono presenti ore di recupero, ma non è assegnata alcuna politica corrispondente |
NL | Errore nella compensazione di ferie o ATV oppure nel tempo retribuito |
FR | Politica di riposo compensativo RCR/RCO mancante, oppure quota annuale di straordinari superata senza politica RCO |
Fai clic sull'icona rossa per aprire i dettagli. La politica corrispondente si imposta in Presenze > Impostazioni > Politiche.
Capire gli errori tecnici di invio per fornitore
Anche se tutti i dati dei dipendenti sono completi e l'anteprima non contiene errori, la trasmissione al fornitore può comunque non riuscire. Te ne accorgi da un messaggio di errore quando fai clic su Invia, non da un pulsante disattivato.
Fornitore | Paesi | Causa frequente |
Basato su SFTP (ad es. Hans & Huber) | AT e altri | Chiave SSH non valida, nome utente/password errati, caricamento del file o crittografia non riusciti. Contatta Hans & Huber. |
ADP | DE | Connessione al fornitore non riuscita, ID payroll non valido o non ancora attivato, errore del server del fornitore. Contatta ADP. |
Deel | FR, IT, AT | Accesso API scaduto o configurato in modo errato, oppure nessun dato disponibile per il periodo selezionato. Contatta Deel. |
Questi errori non si risolvono modificando i dati dei dipendenti. In questo caso, contatta direttamente il tuo fornitore del libro paga.
Domande frequenti
Perché il pulsante per inviare il libro paga è disattivato?
Di solito perché almeno un dipendente ha dati incompleti oppure un periodo precedente è ancora aperto. In entrambi i casi l'invio è bloccato per l'intero periodo.
Cosa significa il messaggio «Vai alle impostazioni»?
Indica che almeno un dipendente ha dati incompleti. Fai clic per andare direttamente all'elenco filtrato di questi dipendenti.
Ho già inviato il libro paga. Posso inviarlo di nuovo?
Dopo il primo invio, il pulsante Invia viene disattivato. Per trasmettere le modifiche usa invece il pulsante Invia modifiche nel secondo passaggio, prima di chiudere definitivamente il periodo.
Perché la data di inizio dello stipendio mi riguarda solo in Germania?
Solo i fornitori tedeschi ADP e SD Worx richiedono un record di stipendio completo perché un dipendente sia considerato completo. Negli altri paesi non è necessario per questo stato.
A chi mi rivolgo in caso di errore di connessione o API?
Questi errori dipendono dal fornitore e non si risolvono modificando i dati dei dipendenti. In questo caso, contatta il supporto Kenjo.
Qual è la differenza tra «Invia» e «Chiudi»?
Invia trasmette il libro paga attuale al tuo fornitore, ma consente ancora correzioni. Chiudi chiude definitivamente il periodo, trasmette automaticamente le ultime modifiche e non può essere annullato.