Het naleven van wettelijke eisen bij de tijdregistratie is zowel voor werknemers als werkgevers cruciaal. Ons systeem biedt uitgebreide functies voor het wettelijk beheren van aanwezigheid. Om je tijdregistratie wettelijk te maken, raden we je aan om via de beschikbare configuratiemogelijkheden de realiteit weer te geven. Dit betekent vooral dat het begin en einde van de dagelijkse werktijd en de pauzes actief geregistreerd moeten worden.
In het volgende artikel geven we je per optie de relevante informatie met betrekking tot de naleving van de wet.
Algemene aanbevelingen
We geven je een algemene aanbeveling voor een mogelijke configuratie van de instellingen om aan wettelijke eisen te voldoen. Allereerst:
Activeer de tijdregistratie voor iedere medewerker
Gebruik realtime-methoden: Activeer de tijdregistratiemethode One-Click Tijdregistratie
Als je het tijdregistratieterminal gebruikt of overweegt, activeer dan onder Aanwezigheid > Instellingen > Aanwezigheidsrichtlijnen > Tijdregistratiemethoden de methode PIN Code of QR Code.
Met deze methoden kun je ervoor zorgen dat begin-, eind- en pauzetijden actief worden geregistreerd en dus overeenkomen met de realiteit. Let op dat je de toestemming tot bewerken van de tijdregistratie deactiveert. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat geen van de geregistreerde inzendingen wordt gewijzigd en daarmee de realiteit vertekent.
Tip: Leid je medewerkers op zodat ze aan het begin en eind van hun werkdag in- en uitchecken, en dat ze hun pauzes in- en uitstempelen wanneer ze die daadwerkelijk nemen.
Aanbevelingen per sectie
Laten we eens kijken naar alle andere mogelijke configuratieopties en hun impact op de naleving van voorschriften. We zullen de instellingsopties voor aanwezigheid richtlijnen stuk voor stuk doornemen:
Tijdregistratiemethoden
Bewerken van tijdregistratietabel
Let op! Als je je medewerkers toestaat de tijd handmatig toe te voegen, komt dit niet overeen met de realiteit.
One-Click Tijdregistratie (aanbevolen): Weergave van de realiteit
Terminal methoden (aanbevolen): Weergave van de realiteit
Ontdek meer over de tijdregistratiemethoden hier.
Locatieregistratie
Dit heeft geen invloed op de naleving van de voorschriften, maar helpt je wel te begrijpen van welke locaties je medewerkers in- en uitgecheckt hebben.
Bevoegdheden
Toestaan van toekomstige registraties
Let op! Het toevoegen van registraties in de toekomst komt niet overeen met de realiteit. We raden aan om prikklokmethoden te gebruiken om de realiteit weer te geven en wettelijk compliant te zijn
Rustregels
Pauzeherinnering (aanbevolen)
Automatische pauzeaftrek: Pauzes kunnen automatisch worden afgetrokken als ze vergeten zijn. (BETA-versie, werkt alleen voor enkele registraties)
Medewerkers worden eraan herinnerd een pauze vast te leggen als ze dat vergeten zijn of als de geregistreerde pauzetijd korter is dan verwacht volgens jouw configuratie.
Meerdere pauzeregels kunnen worden ingesteld. Elke extra pauzeregel moet een langere pauzeduur hebben dan de vorige, anders verschijnt er een foutmelding
Stel werktijd en verwachte pauzetijd in
Helpt je de verschillende wettelijke pauzeregels na te leven.
Pauze-instellingen instellen (aanbevolen)
Dienstregels
Om te voldoen moet je Maximum uren per dag definiëren voor alle medewerkers en voorkom dat je medewerkers inchecken vóór hun geplande werktijd via Beperkingen voor inchecken.
Let op! Deze beperking is bedoeld om inchecken vóór een bepaalde tijd te beperken. In dit geval voorkom je dat je medewerkers in realtime inchecken, wat het onmogelijk maakt om de daadwerkelijke incheck te volgen.