Definitie: Geplande uren en Vereiste uren
Om een duidelijk overzicht te behouden, is het belangrijk onderscheid te maken tussen deze twee concepten:
Opmerking: Activeer dienstroosters alleen voor medewerkers die er daadwerkelijk gebruik van maken. Zo zorg je ervoor dat de geplande uren correct worden berekend.
Geplande uren: geven aan hoeveel uren er vandaag van een medewerker worden verwacht.
Optie 1: Als je de Dienstroosterplanning hebt geactiveerd voor deze medewerker, komen de geplande uren uit de Dienstroosterplanning. Als er nog geen uren zijn ingepland voor een dag, wordt altijd Gepland 00u 00m weergegeven.
Optie 2: Als de medewerker niet is geactiveerd voor de dienstroosterplanning, worden de geplande uren berekend op basis van de contractuele werkweek en de werkdagen die zijn vastgelegd in het medewerkersprofiel.
Vereiste uren: Vormen de basis voor de loonberekening en het naleven van de wettelijke contractvereisten.
2. Urenoverzicht
Ga naar Medewerkers en selecteer een medewerker
Klik op Urenregistratie in het horizontale menu
Het grote grijze vak van het Urenoverzicht toont met een blauwe voortgangsbalk hoeveel van de geplande uren de medewerker al heeft bereikt. Hieronder leggen we elke aanduiding in detail uit.
Totale tijd (Blauwe balk) — Dit zijn de tot nu toe opgebouwde betaalde uren. Dit omvat: Geregistreerde uren + Betaalde afwezigheden + Betaalde officiële feestdagen.
Geplande uren (Doellijn) — Geeft aan hoeveel uren er tot de huidige datum zijn ingepland.
Overzicht (Cirkel) — Geeft aan of er sprake is van overwerkuren (meer gewerkte uren dan gepland) of een tekort aan uren.
Vereiste uren (linksonder) — Gecumuleerde contractuele netto-uren (contracturen − afwezigheden − feestdagen).
3. Praktisch voorbeeld
Voor een medewerker met 40 contractuele uren per week, 5 werkdagen en zonder actieve dienstroosterplanning:
Dagelijks gemiddelde: 8 uur (40 ÷ 5)
Op de 23e van de maand: Gecumuleerde geplande uren = 17 werkdagen × 8u = 136u
Met 2 feestdagen: Vereiste uren = 136u − (2 × 8u) = 120u
4. De prioriteitsketen: waar komen de geplande uren vandaan?
Het systeem gebruikt een strikte hiërarchie om de geplande uren te bepalen en zoekt in deze specifieke volgorde naar informatie:
Dienstroosterplanning (Hoogste prioriteit): Als het dienstroosterbeheer is geactiveerd voor de medewerker, houdt het systeem uitsluitend rekening met de gepubliceerde diensten in de dienstroosterplanning.
Contracturen: Als er geen dienstroosterplanning beschikbaar is, worden de contractuele weekuren gedeeld door de werkdagen om een dagelijks gemiddelde te bepalen.
5. Dienstroosterplanning activeren en deactiveren
Om een medewerker via de dienstroosterplanning te beheren in plaats van met een vast werkrooster, ga je als volgt te werk:
Dienstroosterplanning activeren:
Ga naar het medewerkersprofiel
Zoek Dienstroosterplanning activeren in het menu aan de rechterkant
Activeer de schakelaar Medewerker activeren voor dienstroosterplanning rechtsboven
⚠ Belangrijk: Zodra de medewerker is geactiveerd maar er geen dienstrooster voor hem is gepubliceerd, zijn de geplande uren 0u. Het systeem gaat ervan uit dat er niet van de medewerker wordt verwacht dat hij werkt als hij niet in het dienstrooster staat.
Dienstroosterplanning deactiveren:
Ga naar het medewerkersprofiel
Zoek Dienstroosterplanning deactiveren in het menu aan de rechterkant
Deactiveer de schakelaar Medewerker activeren voor dienstroosterplanning rechtsboven
6. Overuren bijhouden
Als medewerkers werken met vaste en regelmatige doeluren en het bijhouden van overuren is geactiveerd, ziet hun overzicht er iets anders uit: aan de rechterkant wordt een extra samenvatting van de overuren weergegeven, terwijl alle andere waarden gelijk blijven.
7. Dagelijkse weergave
De dagelijkse weergave van de urenregistratie kan door beheerders worden gebruikt als dashboard.
Ga naar Urenregistratie > Urenregistratie Overzicht > Dag
Hier zie je alle medewerkers met:
Daadwerkelijk geregistreerde begin- en eindtijden
Pauzes
Optionele locatie-informatie
Totaal gecumuleerde uren van de dag
Het verschil tussen de totale tijd en de geplande uren — of er die dag meer of minder uren zijn gewerkt dan gepland (overwerkuren of tekort aan uren)