Voordat je de diensten van medewerkers kunt plannen, moet je de locaties activeren waar Dienstenrooster gebruikt zal worden. Dienstenrooster haalt de locaties op uit de algemene bedrijfsinstellingen. Je kunt ze daar niet aanmaken, maar alleen selecteren welke actief moeten zijn.

Als een locatie die je nodig hebt niet in de lijst staat, moet je deze eerst aanmaken via Instellingen > Mijn bedrijf > Kantoren.

Werkgebieden (bijv. Keuken, Kassa, Magazijn) groeperen medewerkers binnen een locatie. Rollen (bijv. Ploegleider, Kassamedewerker) beschrijven de kwalificatie waarmee een medewerker ingeroosterd moet worden. Beide zijn optioneel, maar helpen bij capaciteitsplanning en het overzicht in Dienstenrooster.

Een werkgebied kan aan meerdere locaties worden toegewezen. In Dienstenrooster kun je later filteren en groeperen op werkgebied.

Klik op het potlood- of prullenbak-icoon om een werkgebied te bewerken of verwijderen.

Klik op het potlood- of prullenbak-icoon om een rol te bewerken of verwijderen. Een rol kan niet worden verwijderd zolang er medewerkers aan zijn gekoppeld.

Tags zijn vrije identificatoren die je aan medewerkers kunt toewijzen voor planning (bijv. Gecertificeerd, Rijbewijs B, Vloeiend Engels). Ze kunnen als filtercriterium worden gebruikt bij het aanmaken van diensten, net als rollen.

Elke medewerker die in Dienstenrooster moet verschijnen, moet individueel worden geactiveerd. Hiervoor doorloop je een korte wizard die de locatie, het werkgebied, de rollen en de tags voor die medewerker instelt.

Wat elke persoon kan zien en doen in Dienstenrooster wordt bepaald door het rechtenprofiel. Als je wilt dat een medewerker Dienstenrooster actief beheert, heb je twee opties:

Je vindt de Dienstenrooster-rechten in Instellingen > Profielen en rechten. Scroll naar beneden naar de sectie Dienstenrooster.

Dienstplanning beheer

Om de zichtbaarheid van een profiel te beperken tot specifieke teams, afdelingen of locaties, maak je een aangepast profiel aan en selecteer je bij Medewerkersprofiel bewerken de optie Geselecteerde medewerkers op basis van criteria.

Sommige acties kunnen niet worden geconfigureerd via Profielen en rechten, maar zijn vastgelegd op systeemniveau:

Een medewerker met het standaard managerprofiel ziet in Dienstenrooster alleen de medewerkers die, op basis van het veld Rapporteert aan, deel uitmaken van zijn of haar team: dat wil zeggen de medewerkers in wiens profiel hij of zij als directe leidinggevende/De medewerker rapporteert direct is geregistreerd.

Als een manager diensten moet plannen voor medewerkers die niet direct aan hem of haar rapporteren, moet hij of zij:

In Dienstenrooster > Instellingen vind je meer configuratieopties na de iniëele installatie. Stel de volgende tabbladen in op basis van jouw behoeften:

Zodra de basisfunctionaliteit actief is, raden we aan om Pauzes en Conflicten en automatiseringen als volgende stap in te stellen, zodat Kenjo automatisch planningsfouten detecteert zoals overlappingen of overtredingen van rusttijden. Dienstenruil, beschikbaarheid en capaciteitsplanning zijn optioneel en kunnen op elk gewenst moment worden toegevoegd.

Ga naar Dienstrooster > Instellingen > Beschikbaarheid. Wanneer je de functie activeert, kunnen werknemers hun voorkeurswerkdagen via de app indienen. Je kunt deze informatie direct in het dialoogvenster voor het aanmaken van shifts naast de naam van de werknemer zien tijdens het plannen.

Activeer de schakelaar Toon werknemersbeschikbaarheid in rooster.

Kies vervolgens wat je bij het plannen wilt zien:

Beide opties tonen een oranje symbool naast de naam van de werknemer in het shift-dialoogvenster wanneer de betreffende dag van toepassing is.

Stel een herinnering in (optioneel): Activeer het selectievakje Stuur een herinnering om beschikbaarheid in te vullen elke en bepaal hoe vaak de herinnering wordt verstuurd (bijv. elke 2 weken). Werknemers ontvangen dan een automatische pushmelding om hun beschikbaarheid actueel te houden.

Opmerking: De beschikbaarheidsfunctie is een premiumfunctie en niet beschikbaar in alle plannen. Werknemers voeren hun beschikbaarheid in de Kenjo app in onder Dienstrooster > Beschikbaarheid.

Ga naar Dienstrooster > Instellingen > Shifts ruilen. De functie bestaat uit twee schakelaars die op volgorde geactiveerd moeten worden.

Stap 1: Toegang tot bedrijfsshifts inschakelen

Activeer de schakelaar Medewerkers toestaan om bedrijfsshifts op mobiel te bekijken. Wanneer actief, zien medewerkers in de app een nieuw tabblad Bedrijf met de shifts van hun collega's, evenals een pictogram voor het ruilen van shifts in het overzicht. Deze stap is de vereiste voor Stap 2.

Geef onder Zichtbaarheidsinstellingen aan welke shifts van collega's zichtbaar zijn:

Activeer de schakelaar Medewerkers toestaan om shifts op mobiel te ruilen. Medewerkers kunnen dan ruilverzoeken versturen, accepteren of weigeren. Als Stap 1 wordt uitgeschakeld, schakelt deze schakelaar automatisch ook uit.

Hoe medewerkers ruilverzoeken gebruiken in de app wordt beschreven in het artikel Shifts ruilen.

Stel een minimale aanvraagtermijn in om ruilverzoeken te blokkeren die te kort voor het begin van de shift worden verstuurd. De minimale aanvraagtermijn is de kortste tijd tussen het versturen van een ruilverzoek en het begin van de shift die geruild moet worden. Je kunt de termijn in uren of dagen opgeven, bijvoorbeeld 1 uur of 2 dagen.

Voorbeeld met een minimale aanvraagtermijn van 1 uur en de huidige tijd 12:00:

Als je een geblokkeerde shift naar een latere starttijd verplaatst die de minimale aanvraagtermijn respecteert, is ruilen weer mogelijk.

Ga naar Dienstrooster > Instellingen > Dienstregels > Pauzes. Bepaal of pauzes van de dienstduur moeten worden afgetrokken.

Activeer de schakelaar Pauzes worden afgetrokken van de dienstduur als de totale duur van een dienst berekend moet worden door de ingevoerde pauzetijd af te trekken.

Voorbeeld: Een dienst van 08:00 tot 16:00 met 30 minuten pauze geeft:

Belangrijk: Het wijzigen van deze instelling heeft onmiddellijk invloed op alle bestaande en toekomstige diensten:

Informeer je medewerkers en dienstplanners voordat je deze instelling wijzigt.

Het standaard managerprofiel toont alleen medewerkers in wiens Rapporteert aan-veld die manager is geregistreerd. Controleer eerst het medewerkersprofiel op het tabblad Persoonlijk. Als de toewijzing correct is, kan een aangepast rechtenprofiel met uitgebreide zichtbaarheid de oplossing zijn.

Nee. Activering moet momenteel individueel per medewerker worden uitgevoerd via de wizard in Dienstenrooster > Instellingen > Dienst medewerkers.

Werkgebieden zijn fysieke of organisatorische eenheden binnen een locatie (bijv. Keuken, Receptie). Rollen beschrijven een kwalificatie of functie van de medewerker (bijv. Ploegleider). Een medewerker kan tegelijkertijd aan een werkgebied zijn toegewezen en meerdere rollen hebben.

Nee, beide zijn optioneel. Je kunt medewerkers inroosteren zonder werkgebied of rol. Ze zijn vooral nuttig voor capaciteitsplanning en gestructureerde filtermogelijkheden.

Controleer of de medewerker de status Actief heeft in Dienstenrooster > Instellingen > Dienst medewerkers. Als de status Inactief of Onvolledig is, moet de activering worden voltooid of opnieuw worden gestart.

Waarom kan een medewerker zijn of haar shift niet ruilen?
Als de shift begint binnen de minimale aanvraagtermijn, blokkeert Kenjo het ruilverzoek. Controleer de termijn in Dienstenrooster > Instellingen > Shifts ruilen. Als je de shift naar een latere starttijd verplaatst, kan de medewerker het verzoek versturen.