Opmerking: Afhankelijk van de instellingen van je admin of roosterplanner zie je mogelijk alleen de shifts van bepaalde medewerkers, bijvoorbeeld van personen met dezelfde rol. Admins: lees dit artikel om shifts ruilen te activeren.
Bekijk onze video en schakel ondertitels in het Nederlands in.
Ruilverzoek via de shift van een collega
Open de Kenjo app op je mobiele apparaat.
Ga naar Dienstrooster.
In het horizontale menu bovenaan vind je het tabblad Bedrijf.
Selecteer de dag en een specifieke shift waarvoor je een ruilverzoek wilt versturen.
Tik op SHIFT RUILEN.
Selecteer onder Jouw shift de shift die je wilt afstaan.
Tik op RUILVERZOEK VERSTUREN.
Ruilverzoek via je eigen shift
Ga naar Dienstrooster.
Selecteer je eigen shift die je wilt ruilen.
Tik onderaan op SHIFT RUILEN.
Tik in het veld Shift van teamlid om een shift van een collega te zoeken. Je komt terecht in de Bedrijfsweergave met alle aankomende shifts van collega's.
Selecteer een datum en een passende shift.
Optioneel: Voeg een opmerking toe.
Tik op RUILVERZOEK VERSTUREN.
Ruilverzoek via het ruilpictogram
Ga naar Dienstrooster.
Tik op het pictogram met twee pijlen.
Selecteer je eigen shift die je wilt ruilen.
Tik in het veld Shift van teamlid om een shift van een collega te zoeken.
Selecteer een datum en een passende shift.
Optioneel: Voeg een opmerking toe.
Tik op RUILVERZOEK VERSTUREN.
Ruilverzoek accepteren of weigeren
Je kunt ruilverzoeken op twee manieren beheren:
Via meldingen
Je ontvangt een pushmelding met het ruilverzoek.
Tik op de melding.
Controleer de tijd, datum, locatie, rol en duur van het verzoek.
Tik op WEIGEREN om het verzoek te weigeren en je oorspronkelijke shift te behouden.
Tik op ACCEPTEREN om het verzoek te accepteren. Je bent dan volledig verantwoordelijk voor de nieuwe shift.
Via het ruilpictogram
Tik op het pictogram met twee pijlen. Een geel punt geeft aan dat er nieuwe verzoeken zijn.
Er opent zich een overzicht van alle actieve verzoeken die je hebt verstuurd of ontvangen en die nog open staan.
Tik op een verzoek.
Accepteer het verzoek, weiger het of annuleer je eigen verstuurde verzoek.
Minimale aanvraagtermijn respecteren
Je kunt een shift alleen ruilen als die later begint dan de minimale aanvraagtermijn die je bedrijf heeft ingesteld. De minimale aanvraagtermijn is de kortste tijd tussen het versturen van je verzoek en het begin van je shift, bijvoorbeeld 1 uur of 2 dagen.
Als je shift binnen de minimale aanvraagtermijn begint, blokkeert Kenjo het verzoek en toont een melding dat het verzoek eerder moet worden gedaan.
Als je shift na de minimale aanvraagtermijn begint, kun je het verzoek zoals gewoonlijk versturen.
Voorbeeld met een minimale aanvraagtermijn van 1 uur en de huidige tijd 12:00:
Begin van de shift | Ruilverzoek mogelijk? |
12:15 | Nee |
14:15 | Ja |
Als je een shift moet ruilen die te kort van tevoren begint, neem dan contact op met je roosterplanner. Die kan de shift naar een latere starttijd verplaatsen of opnieuw toewijzen.
Verzoek annuleren
Opmerking: Je kunt alleen verstuurde verzoeken annuleren die nog niet door je collega zijn geaccepteerd.
Ga naar Dienstrooster.
Zoek je oorspronkelijke shift via het paarse pictogram met twee pijlen.
Tik op het ruilverzoek.
Tik op VERZOEK ANNULEREN.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn collega het verzoek weigert?
Je ontvangt een pushmelding over de weigering. Je oorspronkelijke shift blijft ongewijzigd. Je kunt daarna een nieuw verzoek naar een andere collega sturen.
Moet een manager de ruil goedkeuren?
Dat hangt af van de instellingen van je bedrijf. In sommige gevallen is de ruil direct afgerond zodra je collega accepteert. In andere gevallen is ook de goedkeuring van een manager vereist.
Kan ik een al geaccepteerd verzoek ongedaan maken?
Nee. Zodra een ruilverzoek is geaccepteerd, kan het niet meer via de app worden geannuleerd. Neem in dat geval contact op met je manager.
Hoe lang is een ruilverzoek geldig?
Verlopen of geweigerde verzoeken worden niet meer weergegeven in het ruilpictogram. Alleen open, actieve verzoeken zijn zichtbaar.
Ik zie het tabblad "Bedrijf" niet. Waarom?
Het tabblad is alleen zichtbaar als je admin toegang tot bedrijfsshifts heeft geactiveerd. Neem contact op met je roosterplanner of admin als het tabblad ontbreekt.
Waarom wordt mijn ruilverzoek niet toegestaan?
Je bedrijf heeft een minimale aanvraagtermijn ingesteld en je shift begint eerder. Verstuur ruilverzoeken vóór het begin van die termijn of neem contact op met je roosterplanner.
Wie bepaalt hoe vroeg ik een ruil moet aanvragen?
Je admin stelt de minimale aanvraagtermijn in Shiftplan in. Die kan in uren of dagen zijn opgegeven. Vraag je admin of roosterplanner welke termijn voor jou geldt.