Werklogboeken begrijpen
Een Werklogboek is een formulier dat je medewerkers moeten invullen bij het in- of uitklokken. Elke inzending wordt voorzien van een tijdstempel en permanent gedocumenteerd in Kenjo, waardoor een audittrail ontstaat voor naleving en schadeclaims.
Werklogboeken hebben twee doeleinden:
Zelfstandige checklists: Gebruik Werklogboeken voor dagelijkse veiligheidscontroles, apparatuurinspecties of procesverificatie zonder ze te koppelen aan een asset.
Inspectiegeschiedenis voor assets: Koppel Werklogboeken aan specifieke bedrijfseigendommen (voertuigen, gereedschap, uitrusting) zodat elke inspectie is gekoppeld aan een specifiek stuk uitrusting met een volledige geschiedenis.
Opmerking: Werklogboeken en assets zijn onafhankelijke modules. Je kunt elk afzonderlijk gebruiken of beide samen.
Werklogboeksjablonen aanmaken en publiceren
Een Werklogboeksjabloon is een herbruikbaar formulier. Eenmaal gepubliceerd, is het sjabloon vergrendeld en kan het niet worden bewerkt. Om een sjabloon te wijzigen, dupliceer je het, bewerk je de kopie en deactiveer je het origineel.
Een sjabloon aanmaken
Ga naar Werklogboeken > Sjablonen.
Klik op WERKLOGBOEKSJABLOON AANMAKEN.
Voer een sjabloonnaam in het veld Naam van het sjabloon in (bijvoorbeeld "Voertuig inklokken" of "Veiligheidsinspectie").
Voer een beschrijving in. (Optioneel)
Beslis of je dit sjabloon wilt koppelen aan assets. Schakel de schakelaar Assetselectie vereist in als medewerkers het asset moeten selecteren dat ze inspecteren. Als ingeschakeld, kies een assetcategorie uit het vervolgkeuzemenu. (Optioneel)
Schakel de schakelaar Koppelen aan tijdregistratie in en kies Inklokken of Uitklokken als je wilt dat medewerkers automatisch in- of uitklokken na het invullen van het Werklogboek. (Optioneel)
Klik op Aanmaken.
Formuliervelden configureren en groeperen
Vul je Werklogboeksjabloon met inhoud. Maak een veld aan voor elke individuele actie of taak en groepeer opeenvolgende velden om duplicatie later te vergemakkelijken. Volledige Werklogboeksjablonen kunnen ook worden gedupliceerd.
Klik op (+) Veld toevoegen om een nieuw veld toe te voegen.
Voer een Veldnaam (verplicht) en een Beschrijving (optioneel) in.
Selecteer het Veldtype uit het vervolgkeuzemenu — bijvoorbeeld een taak, tekst of foto die aan de medewerker wordt getoond.
Schakel Dit veld als verplicht markeren in als het veld moet worden ingevuld. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een rood sterretje (*).
Klik op Veld toevoegen.
Veldtypen
Veldtype | Gebruik | Kan verplicht zijn? |
Tekst | Korte invoer zoals een naam, referentie of code | Ja |
Tekstgebied | Langere notities of observaties | Ja |
Nummer | Numerieke waarden zoals kilometerstand of uren | Ja |
Taak | Selectievakje: "Is dit gedaan?" | Ja |
Lijst | Vervolgkeuzemenu (enkelvoudige of meervoudige selectie) | Ja |
Foto | Live camera-opname (geen uploads vanuit galerij) | Ja |
Volgorde is belangrijk: Sleep velden omhoog of omlaag om de weergavevolgorde in te stellen. Medewerkers zien ze precies in de volgorde die jij instelt.
Groepen aanmaken
Een groep bestaat uit meerdere velden en werkt goed voor terugkerende processen die uit verschillende onderdelen bestaan, zoals instructies. Groepen kunnen binnen hetzelfde sjabloon worden gedupliceerd.
Velden en groepen beheren in een niet-gepubliceerd sjabloon
Zodra je velden of groepen hebt toegevoegd, kun je velden dupliceren of verwijderen, en groepen bewerken, dupliceren of verwijderen. Beweeg de muis over de rechterhoek van een veld of groep totdat het dupliceerpictogram, het prullenbakpictogram en — voor groepen — het potloodpictogram voor bewerken verschijnen.
Klik op Publiceren.
Belangrijk: Gepubliceerde sjablonen kunnen niet meer worden bewerkt. Als je wijzigingen wilt aanbrengen, dupliceer je het sjabloon en bewerk je de kopie. Verwijder het origineel indien nodig.
Sjablonen beheren
Klik op het driepuntenmenu (⋮) naast een sjabloon in de lijst om de volgende opties te zien:
Sjabloon bekijken: Bekijk de details en individuele velden en groepen van het sjabloon.
Medewerkers beheren: Voeg de medewerkers toe die dit sjabloon moeten gebruiken.
Dupliceren: Maak een kopie van het sjabloon. Geef het een nieuwe naam om verwarring te voorkomen. Om een gepubliceerd sjabloon te bewerken, moet je het eerst dupliceren.
Deactiveren: Pauzeer het sjabloon tijdelijk. Het wordt niet aan medewerkers getoond, maar je kunt het later opnieuw activeren. De geschiedenis blijft bewaard.
Verwijderen: Verwijder het sjabloon permanent. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Medewerkers toewijzen aan een sjabloon
Medewerkers kunnen een sjabloon alleen zien als je ze eraan toewijst. Je kunt medewerkers voor of na publicatie toewijzen.
Ga naar Werklogboeken > Sjablonen en klik op een sjabloonnaam.
Klik op het aantal medewerkers onder Toegewezen aan.
Klik op (+) Medewerker toewijzen en selecteer één of meer medewerkers uit de lijst.
Klik op Bevestigen.
Medewerkers kunnen op elk moment worden toegevoegd of verwijderd. Ze zullen alle toegewezen sjablonen zien bij hun volgende in- of uitklokking.
Tip over de indieningsvolgorde: Als een medewerker meerdere Werklogboeken zijn toegewezen, verschijnen ze allemaal samen bij het in- of uitklokken, alfabetisch gesorteerd. We raden aan sjablonen zo te benoemen dat het eerste dat voltooid moet worden ook alfabetisch als eerste komt (bijvoorbeeld "1. Ochtend inklokken" en "2. Ochtend uitklokken").
Werklogboeken bekijken en exporteren
Als beheerder kun je alle voltooide Werklogboeken bekijken, filteren op datum of medewerker en inzendingsgegevens exporteren voor naleving of schadedocumentatie.
Inzendingen bekijken en filteren
Ga naar Werklogboeken > Vermeldingen.
De standaardweergave toont alle inzendingen georganiseerd per medewerker, met de sjabloonnaam en de inzendingsdatum. Als een asset is gekoppeld aan het Werklogboek, wordt ook de assetnaam weergegeven.
Gebruik de filters Sjabloon, Asset, Assetcategorie en Datum om specifieke inzendingen te vinden. Filters werken samen — je kunt bijvoorbeeld alle inzendingen voor een specifiek sjabloon binnen een specifieke periode bekijken.
Inzendingsdetails bekijken
Klik op de pijl aan het einde van een rij om de inzendingsdetails te zien:
MEDEWERKER: Naam en ID van de medewerker.
SJABLOON: De naam van het sjabloon.
ASSET: Het geïnspecteerde asset (indien van toepassing).
INGEDIEND: Datum en tijd van de inzending.
VELDEN: Alle antwoorden of vinkjes voor voltooide taken voor elk veld.
FOTO'S: Foto's in galerieweergave (klik om te vergroten of te downloaden).
Inzendingen exporteren naar Excel
Pas de gewenste filters toe (bijvoorbeeld datumbereik of assetcategorie).
Klik op EXPORTEREN rechtsboven.
De spreadsheet bevat alle gefilterde inzendingen met kolommen voor elk formulierveld, naam van de medewerker, datum en tijd van inzending, asset en fotominiaturen (vergroot- en downloadbaar).