Assets begrijpen
Een asset is elk bedrijfseigendom dat je medewerkers gebruiken of onderhouden, zoals voertuigen, gereedschap, apparaten, uitrusting of machines. Door assets te registreren in Kenjo kun je:
De identificatiegegevens en status van elk asset bijhouden
Assets koppelen aan werklogboeksjablonen zodat inspecties worden gekoppeld aan specifieke apparatuur
Een doorzoekbare geschiedenis van alle inspecties per asset bekijken
Inspectierapporten snel vinden bij schadeclaims
Assets en werklogboeken zijn onafhankelijke modules. Je kunt assets beheren zonder gekoppelde werklogboeken, of werklogboeken gebruiken zonder assets.
Assets activeren
Om de module Assets te zien, moet je eerst Werklogboeken activeren.
Ga opnieuw naar Instellingen > Assets activeren
Een nieuw asset registreren
Een asset toevoegen
Ga naar Assets.
Klik op (+) Nieuw asset.
Vul de volgende informatie in:
Assetnaam: Een beschrijvende naam (bijvoorbeeld "Bestelbus 12", "Heftruck 03" of "Laptop A").
Asset-ID: Een unieke identificator (bijvoorbeeld kenteken, serienummer, interne code of barcode). Dit ID helpt medewerkers snel het juiste asset te selecteren bij het invullen van werklogboeken.
Categorie: Wijs het asset toe aan een categorie (bijvoorbeeld "Voertuigen", "IT-apparatuur", "Gereedschap"). Categorieën helpen je assets te organiseren en te filteren.
Status: Stel de huidige status in. Voorbeelden: "Actief", "In reparatie", "Onderhoud", "Buiten gebruik".
Klik op Opslaan.
Er wordt een QR-code gegenereerd die je kunt afdrukken en op het fysieke asset kunt bevestigen. Je kunt deze QR-code scannen via de mobiele Kenjo-app.
Klik op Ok.
Het asset is nu geregistreerd en kan worden gekoppeld aan werklogboeksjablonen of worden gebruikt voor voorraadbeheer.
Assets beheren
Assets filteren en zoeken
Je kunt assets filteren op:
Categorie: Alle assets in een specifieke categorie bekijken (bijvoorbeeld "Voertuigen").
Status: Alle assets met een specifieke status bekijken (bijvoorbeeld alle "Actieve" assets of alle assets "In reparatie").
Zoeken: Gebruik de zoekbalk om een asset op naam of ID te vinden.
QR-code weergeven
Mijn assets > [Asset selecteren] > (⋮) Driepuntenmenu
Klik op QR-code.
De QR-code blijft hetzelfde als bij het aanmaken van het asset.
Je kunt hem op het fysieke asset bevestigen en scannen via de mobiele app.
Assets bewerken of verwijderen
Mijn assets > [Asset selecteren] > (⋮) Driepuntenmenu
Klik op Verwijderen of Bewerken.
Wijzig de naam, asset-ID, categorie en/of status.
Klik op Opslaan.
Belangrijk: Het verwijderen van een asset verwijdert niet de inspectiegeschiedenis. Alle werklogboeken die aan dat asset zijn gekoppeld, blijven in het systeem en kunnen nog steeds worden doorzocht en geëxporteerd.
Opmerking: Statuswijzigingen zijn niet van toepassing op al ingediende inspecties.
Werklogboeksjablonen koppelen aan assets
Wanneer je een werklogboeksjabloon maakt, kun je ervoor kiezen deze te koppelen aan assets. Dit betekent dat:
Medewerkers een vervolgkeuzelijst zien bij het invullen van het formulier met de vraag Welk asset inspecteer je?
Ze het specifieke asset moeten selecteren waarmee ze werken.
Elke inzending wordt gekoppeld aan dat asset, waardoor een doorzoekbare inspectiegeschiedenis ontstaat.
Een sjabloon koppelen aan assets:
Ga naar Werklogboeken > Sjablonen en maak of bewerk een sjabloon.
Schakel Aan asset koppelen in.
Voeg je formuliervelden toe.
Publiceer het sjabloon.
Veelgestelde vragen
Kan ik assets gebruiken zonder werklogboeken?
Ja. Assets kunnen onafhankelijk worden beheerd als inventarisregister zonder ze te koppelen aan werklogboeksjablonen.
Kan een asset worden gekoppeld aan meerdere werklogboeksjablonen?
Ja. Een enkel asset kan worden geïnspecteerd met verschillende sjablonen. Alle inzendingen verschijnen in de inspectiegeschiedenis van dat asset.
Wat gebeurt er met de geschiedenis van een asset als ik het verwijder?
Het asset wordt uit je lijst verwijderd, maar alle gekoppelde werklogboeken blijven in het systeem. Je kunt ze nog steeds bekijken en exporteren via Werklogboeken > Vermeldingen.
Kunnen medewerkers alle assets zien?
Bij het invullen van een werklogboek dat is gekoppeld aan assets, zien medewerkers alle geregistreerde assets in de vervolgkeuzelijst en selecteren ze de asset die ze momenteel inspecteren.
Hoe weet ik welk asset het meest is geïnspecteerd?
Ga naar Werklogboeken > Vermeldingen en filter op assetnaam. Alle inzendingen voor dat asset verschijnen opeenvolgend in de lijst met de betrokken medewerkers en datums.
Wat als de status van een asset vaak moet veranderen?
Je kunt de status op elk moment bijwerken via Mijn assets > [Asset selecteren] > (⋮) Driepuntenmenu > Status bewerken. Er is geen limiet aan het aantal statuswijzigingen.
Ik zie de module Werklogboeken of Assets niet. Wat moet ik doen?
Beide modules moeten worden geactiveerd in Instellingen. Ga eerst naar Instellingen > Werklogboeken activeren, dan opnieuw naar Instellingen > Assets activeren.