De Workspace openen
Ga naar Analytics > Workspaces > Payrollvoorbereiding.
De Workspace is beschikbaar als standaard-Workspace. Om hem te bewerken, dupliceer je hem door te klikken op Dupliceren om te bewerken.
De 4 standaardwidgets begrijpen
Widget | Beschrijving |
Verlofaanvragen per dag | Eén rij per verlofdag (niet per aanvraag): elke verlofaanvraag wordt per dag uitgesplitst voor de payrollvoorbereiding. Elke verlofdag bevat de status, het type, het beleid en de betalingsinstellingen van de aanvraag, plus een ja/nee-indicator of die dag volgens het beleid een werkdag was. |
Aanwezigheidsregistraties | Eén rij per aanwezigheidsregistratie (in-/uitcheckmoment), overgenomen uit de aanwezigheidstabel voor de payrollvoorbereiding. Kolommen: medewerker, bedrijf, kantoor, afdeling, leidinggevende, datum, in-/uitchecktijd, gewerkte uren, pauzeuren, opmerking, goedkeuring, categorie, subcategorie, coördinaten, adres, laatst gewijzigd, gewijzigd door. |
Medewerkersstamgegevens | Eén rij per medewerker. Startkolommen: medewerker, e-mail, startdatum, uren per week, werkschema, type werkschema, rapporteert aan, kantoor, bedrijf, afdeling, team. In totaal zijn 104 kolommen te selecteren. |
Aantal medewerkers | Eén rij per medewerker. Startkolommen: medewerker, e-mail, bedrijf, kantoor, afdeling, functietitel, startdatum, einddatum, rapporteert aan, FTE, uren per week. Dezelfde gegevensbron en dezelfde 104 selecteerbare kolommen als bij medewerkersstamgegevens. De twee widgets verschillen alleen in welke kolommen standaard zijn ingeschakeld. |
Het overzicht overuren als widget toevoegen
Het overzicht overuren hoort niet bij de vier standaardwidgets. Je kunt het zelf toevoegen. Bekijk de video om te zien hoe dat werkt:
Dupliceer de Workspace via Dupliceren om te bewerken.
Klik op Widget toevoegen.
Kies onder Metriek de optie Overzicht overuren uit de groep Payrollvoorbereiding.
Klik op Opslaan.
Het overzicht overuren toont één rij per medewerker en maand. Kolommen: medewerker, voornaam, achternaam, personeelsnummer, maand, overurensaldo in minuten, overurensaldo in uren, geregistreerde tijd, bedrijf, kantoor, afdeling, status en e-mail. Deze widget is alleen beschikbaar als tabel, niet als grafiek.
Kolommen beheren
Kolommen tonen of verbergen:
Klik rechtsboven in de tabel op het pictogram Kolommen beheren.
Er opent een paneel met een lijst van alle beschikbare kolommen.
Klik op het oogpictogram om een kolom te tonen, klik nogmaals om hem te verbergen.
Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Kolommen herschikken:
Open het paneel Kolommen beheren.
Klik op het pictogram met zes puntjes helemaal links, houd vast en sleep een kolom naar de gewenste positie (slepen en neerzetten).
Laat los en de nieuwe volgorde wordt automatisch opgeslagen.
Kolommen sorteren:
Klik op het pictogram met twee pijlen in de titel van een kolom in de tabel.
De tabel sorteert oplopend (A tot Z of van klein naar groot).
Klik nogmaals om aflopend te sorteren (Z tot A of van groot naar klein).
De actieve sortering is zichtbaar in de koptekst.
Gegevens filteren
De Workspace biedt de gebruikelijke filteropties.
Voor DSP-klanten: de filters Medewerkers-ID en Uit dienst zijn belangrijk voor jullie payrollvoorbereiding.
De Workspace op basis van jouw rol
Als je DSP bent:
Gebruik de Workspace voor de maandelijkse voorbereiding van de loonadministratie. Controleer verlofaanvragen, aanwezigheidsregistraties en medewerkersgegevens op één plek. Je hoeft niet meer te wisselen tussen meerdere dashboards.
Als je HR Admin of Admin bent:
Gebruik de Workspace om medewerkersgegevens te controleren. Vergelijk verlofaanvragen met aanwezigheidsregistraties en stamgegevens om afwijkingen te vinden of de gegevens vóór de payrollvoorbereiding te verifiëren.
FAQ
Waarom worden verlofaanvragen per dag getoond en niet per aanvraag?
Zodat je precies kunt zien welke dagen zijn afgetrokken. Een aanvraag van 24 tot en met 28 september levert 4 rijen op, één per verlofdag.
Worden mijn kolominstellingen opgeslagen?
Ja. Zodra je een kolom toont of verbergt of de volgorde wijzigt, wordt de wijziging automatisch opgeslagen.
Kan ik op meerdere kolommen tegelijk sorteren?
De Workspace sorteert op één kolom per klik. Klik op een andere kolomkop om op die kolom te sorteren.
Wat is het verschil tussen medewerkersstamgegevens en aantal medewerkers?
Beide lezen dezelfde gegevens en bieden dezelfde 104 kolommen. Ze verschillen alleen in de 11 startkolommen: medewerkersstamgegevens begint met werkschema en team, aantal medewerkers met functietitel, einddatum en FTE.
Is het overurensaldo hetzelfde als in de loonadministratie?
Nee. Het overzicht overuren toont het saldo uit de aanwezigheidsanalyse vóór de loonrun. De loonadministratie berekent het saldo volgens de regels van jouw aanwezigheidsbeleid en kan voor dezelfde medewerker en periode een ander getal tonen.
Wie kan deze Workspace zien?
Alleen Admins en HR Admins.
Zijn er meer widgets gepland?
Ja, er zijn meer widgets gepland en die worden stapsgewijs toegevoegd. We houden jullie op de hoogte van de voortgang.