Whistleblower - Rahmenbedingungen und Kenjos Lösung

Dieser Artikel enthält die grundlegenden Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz, das jetzt auf Kenjo verfügbar ist.

Inhaltsübersicht

• Wichtiges zum Hinweisgeberschutzgesetz
  • Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
  • Welche Unternehmen sind betroffen?
  • Die unterschiedlichen Meldekanäle 
  • Die Anforderungen an den Meldekanal
  • Was kann gemeldet werden?
  • Reaktionspflichten bei Meldungen
  • Good to know
  • Sanktionen bei Verstößen
  • Umsetzungtipps
• Kenjo's Lösung
• Überblick über den Prozess

Wichtiger Hinweis: Das Ziel dieses Artikels ist es, den Leser*innen zu helfen, die Grundlagen der Whistleblower Richtlinie und seine Auswirkungen zu verstehen. Es handelt sich nicht um eine Rechtsberatung und sollte auch nicht als solche betrachtet werden. 
Der hier dargestellte Inhalt ist eine Auslegung bestimmter Aspekte der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019  [RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden], wird hier mit interpretiert. 
Wir empfehlen, einen Rechtsbeistand zu konsultieren, um spezifische Auslegungen und Hinweise für individuelle Fälle zu erhalten.  

Wichtiges zum Hinweisgeberschutzgesetz

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019 (auch das Hinweisgeberschutzgesetz genannt) schützt Personen, die Informationen über Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten und diese bei einer internen oder externen Meldestelle melden. 

Es hat zum Ziel, die Beschäftigten und Whistleblower vor Zwangsarbeit und Strafmaßnahmen zu schützen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Privat Unternehmen:

• ab 50 Beschäftigte = Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestellen
• ab 250 Beschäftigte = Sofortige Implementierung nach Verabschiedung des Gesetzes

Öffentliche Stellen: Es gilt für alle Kommunen, Behörden und öffentliche Organisationen 

Die unterschiedlichen Meldekanäle 

Bei den verschiedenen Kanälen hat der Hinweisgeber die Möglichkeit zu wählen, welchen Meldekanal er verwenden möchte. Hier unterscheidet man zwischen:

• Interne Meldekanäle: Durch das System ist es möglich, die Verantwortung entweder von Mitarbeitern, wie der Rechtsabteilung, von externen Anwälten oder Ombudspersonen zu übernehmen.
• Externe Meldestellen beim Bundesministerium für Justiz
• Weitere Meldestellen bei zuständigen Behörden

Die Anforderungen an den Meldekanal

• Meldung eines Ereignisses: Auf Wunsch des Whistleblowers kann ein persönlicher Austausch statt schriftlicher oder mündlicher Kommunikation stattfinden.

• Alle Personen, die mit dem Unternehmen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen (Beschäftigte, Geschäftspartner, Beschäftigte von Geschäftspartnern), sind berechtigt, teilzunehmen.

• Es ist erforderlich, Informationen über Meldemöglichkeiten zu geben (z.B. durch einen Link auf der Website des Unternehmens).

• Schutz der Vertraulichkeit und Datensicherheit

Was kann gemeldet werden?

Whistleblower haben die Möglichkeit eine Vielzahl an möglicher Meldungen zu melden. Einige dieser Situationen könnten in diese Kategorien fallen: 

• Strafrecht und bestimmte Ordnungswidrigkeiten 
• Die Bekämpfung von Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus
• Produktsicherheit
• Verbraucherschutz
• Datenschutz und personenbezogene Daten
• Netz- und Informationssicherheit

Reaktionspflichten bei Meldungen

• Innerhalb von sieben Tagen müssen die Verantwortlichen für die gemeldeten Fälle dem Whistleblower eine Eingangsbestätigung auf den eingegangenen Fall zukommen lassen. 
• Die Verantwortlichen müssen dann weitere erforderliche Maßnahmen ergreifen 
• Der Hinweisgeber muss spätestens nach drei Monaten informiert werden über den Fall, der gemeldet wurde
• Es ist erforderlich, dass alle Meldungen und nachfolgenden Maßnahmen gemäß der DSGVO dokumentiert werden

Good to know

• Beweislastumkehr: Im Falle einer Kündigung stehen Unternehmen in der Pflicht zu belegen, dass die Kündigung nicht im Zusammenhang mit gemeldeten Vorfällen oder Hinweisen steht.
• Das Betriebsrat hat das Recht mitzubestimmen über eine Kündigung 
• Interne Whistleblower-Richtlinie
• Wie ist der Umgang mit Falschmeldungen?

Sanktionen bei Verstößen

• Fehlender interner Meldekanal, kann ein Bußgeld mit sich bringen in Höhe von bis zu 20.000 €.
• Falls die Verantwortlichen Meldungen verhindern, Repressalien verüben oder gegen den Schutz der Vertraulichkeit der Identität hinweisgebende Personen verstoßen (jeweils bis zu 100.000 € Bußgelder möglich).

Umsetzungtipps

• Interne Meldestellen implementieren
• Autorisierten Personenkreis festlegen 
• Prozesse definieren: Annahme, Bearbeitung und geeignete Folgemaßnahmen
• Kommunikation und Information: Information der Mitarbeiter zum Hinweisgebersystem und Link auf Unternehmenswebsite 

Kenjo's Lösung

• 2 Websiten:

  • Portal für die Whistleblower, um Fälle einzureichen
  • Kanal für die Verantwortlichen, um Fälle zu bearbeiten
• Unsere Priorität ist der Datenschutz
• Es wird im Growth- und Connect Plan inkludiert sein

Überblick über den Prozess

1. Ein Fall wird vom Whistleblower über das Whistleblower-Portal erstellt. In diesem Artikel findest du eine genaue Anleitung wie das gemacht wird.
   
   
   
2. Der gemeldete Fall wird von den Verantwortlichen über das Whistleblower-Kanal bearbeitet. Wie das genau funktioniert, findest du in diesem Artikel.
   
   
   
   
3. Der Hinweisgeber kann den Fortschritt über den gemeldeten Fall im Portal jeder Zeit überprüfen.
   
   
   
   
4. Der gemeldete Fall wird über den Kanal von den Verantwortlichen gelöst, wenn das auch der Fall ist.