In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deine Zeiterfassung rechtssicher konfigurierst und alle relevanten Einstellungen der Anwesenheitsrichtlinien überprüfst. Du lernst, welche Zeiterfassungsmethoden und Berechtigungen Du aktivieren oder deaktivieren solltest, um die tatsächliche Arbeitsrealität abzubilden und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Dieser Artikel ist für Dich relevant, wenn Du Dein HR-System so einrichten möchtest, dass es den gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung entspricht.
1. Allgemeine Empfehlungen umsetzen
Damit Deine Zeiterfassung rechtssicher ist, solltest Du die Konfigurationsmöglichkeiten so wählen, dass sie die tatsächliche Arbeitsrealität abbilden. Wenn Du Beginn, Ende und Pausen aktiv erfasst, stellst Du die notwendige Transparenz sicher.
Aktiviere die Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter.
Nutze Echtzeit-Methoden, indem Du die One-Click-Zeiterfassung einschaltest.
Aktiviere unter Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien > Zeiterfassungsmethoden die Methode PIN Code oder QR Code, wenn Du das Zeiterfassungsterminal verwendest.
Deaktiviere die Berechtigung zur Bearbeitung der Zeiterfassung, damit kein Mitarbeiter Einträge nachträglich verfälscht.
Tipp: Schule Deine Mitarbeiter darin, dass sie zu Beginn und am Ende ihres Arbeitstages ein- und auschecken sowie, dass sie die Pausen dann ein- und ausstempeln, wenn sie die Pausen auch tatsächlich einlegen.
2. Empfehlungen pro Abschnitt prüfen
Werfen wir einen Blick auf alle weiteren möglichen Konfigurationsoptionen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften. Wir werden die Einstellungsoptionen der Anwesenheitsrichtlinien einzeln durchgehen:
3. Zeiterfassungsmethoden
Stempeluhr (empfohlen): Bildet die Realität ab
Terminal Methoden (PIN und QR-Code) (empfohlen): Bildet die Realität ab
Bearbeitung der Zeiterfassungstabelle
4. Standorterfassung
Die Standorterfassung hilft Dir zu verstehen, von welchen Standorten aus Dein Mitarbeiter den Check-in/-out begonnen hat, hat aber keinen Einfluss auf die Einhaltung der Vorschriften.
5. Berechtigungen
Erlauben von Einträgen in der Zukunft
Achtung! Vermeide das Erlauben von Einträgen in der Zukunft. Wir empfehlen Stechuhr-Methoden, um gesetzeskonform zu bleiben.
6. Ruheregeln
Nutze die Pausenerinnerung, damit Mitarbeiter an das Eintragen vergessenere Pausen erinnert werden.
Setze Pausenvorgaben, um gesetzliche Pausenregelungen einzuhalten. Lege eine Arbeitszeit und die erwartete Pausenzeit fest.
Falls Du zusätzliche Pausenregeln einrichtest, muss jede eine höhere Pausendauer haben als die vorherige, um Fehlermeldungen zu vermeiden.
Nutze den Automatischen Pausenabzug (Connect-Plan), falls Pausen vergessen wurden (funktioniert nur für einzelne Einträge).
7. Schichtregeln
Um die Gesetze zur Arbeitszeitregelung einzuhalten, musst Du zwei Dinge tun:
Lege die maximalen Stunden pro Tag für alle Mitarbeiter fest.
Richte Limitierungen für das Einchecken ein, damit sich Mitarbeiter nicht vor ihrer geplanten Arbeitszeit einstempeln können.
Beispiel: Eine Beschränkung des Eincheckens vor einer bestimmten Zeit kann das Tracking der tatsächlichen Arbeitszeit unmöglich machen, wenn der Mitarbeiter faktisch schon früher arbeitet.
