Du möchtest wissen, wie Du Deine Arbeitszeit erfassen kannst? In diesem Artikel zeigen wir Dir die unterschiedlichen Methoden wie Stempeluhr, Arbeitszeittabelle, PIN-Code und QR-Code sowie deren Funktionsweise. Du erfährst auch, wie Du diese Methoden aktivierst und gleichzeitig nutzen kannst.
Du möchtest wissen, welche Möglichkeiten Dir zur Zeiterfassung zur Verfügung stehen? In diesem Artikel zeigen wir Dir die unterschiedlichen Methoden wie Stempeluhr, Arbeitszeittabelle, PIN-Code und QR-Code sowie deren Funktionsweise. Du erfährst auch, wie Du diese Methoden in Deinen Einstellungen aktivierst und verwaltest.
Du kannst mehrere Methoden gleichzeitig verwenden. Im Artikel Gesetzteskonforme Zeiterfassung finden Sie die empfohlenen Zeiterfassungsmethoden.
1. Überblick
Methode | Was? | Wie? | Standortverfolgung |
Stempeluhr | Erfassung der Arbeitszeit in Echtzeit durch Verschieben des grünen Pfeils zum Ein- und Ausstempeln | Desktop oder mobile Kenjo-App | ✅ bei Nutzung eines Smartphones |
Arbeitszeittabelle | Manuelle Eingabe und Bearbeitung der Anwesenheitszeiten | Desktop oder mobile Kenjo-App | ✅ bei Nutzung eines Smartphones |
PIN-Code | Verwende Deinen individuellen, sicheren PIN-Code, der an Deine Arbeits-E-Mail gesendet wurde, um ein- und auszustempeln | Kiosk | ❌ |
QR-Code | Scanne einen QR-Code mit Deinem mobilen Gerät über die Kenjo-App | Kiosk und Smartphone mit mobiler Kenjo-App erforderlich | ❌ |
Schau Dir die beiden Videos an, um zu sehen wie die Zeiterfassungsmethoden in Aktion aussehen:
Video 1: Kiosk PIN und Kiosk QR-Code
Video 2: Stempeluhr und Arbeitszeittabelle in der Kenjo App
Klicke auf Einstellungen im Video, um Untertitel in Deiner Sprache auszuwählen.
Hinweis: Du kannst natürlich die Zeiterfassung per Arbeitszeittabelle auch auf dem Desktop ausführen. Lies dazu nochmal diesen Artikel.
2. Zeiterfassungsmethoden anzeigen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien
Wähle eine Richtlinie aus
Klicke das drei-Punkte-Symbol, um die Richtlinie zu bearbeiten
Navigiere zu Methoden zur Zeiterfassung
Hinweis: Du musst mindestens eine Methode verwenden und kannst bis zu drei Methoden gleichzeitig nutzen. Die Stempeluhr und die Kiosk-Methoden (Kiosk-PIN/Kiosk-QR-Code) können nicht gleichzeitig aktiviert werden. Sobald Du den Kiosk aktivierst, ersetzt er die Stempeluhr.
3. Stempeluhr (One-Click-Zeiterfassung)
Wenn Du die Stempeluhr auswählst, können Deine Mitarbeiter die Stempeluhr in ihrem Desktop-Widget oder der Smartphone-App zum Ein- und Auschecken verwenden. Dies gilt für die Desktop-Version und die mobile App.
4. Mitarbeiter-Ansicht Desktop
Stempeluhr-Widget auf dem Desktop, wenn eingecheckt | Stempeluhr-Widget auf dem Desktop, wenn nicht eingecheckt |
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5. Verwaltung mit Arbeitszeittabellen
Wenn Du die Verwaltung der Arbeitszeittabellen auswählst, können Deine Mitarbeitenden ihre Zeiteinträge über den Desktop oder die mobile App erstellen und bearbeiten. Sie können die Zeiteinträge jederzeit hinzufügen. Abhängig von Deinen Einstellungen ist es ihnen jedoch nicht erlaubt, Einträge für die Zukunft zu erfassen. Erfahre hier mehr.
Desktop-Ansicht
Hinweis:
Hinweis: Die Arbeitszeittabelle beeinflusst das Verhalten des Anwesenheits-Widgets auf dem Startbildschirm. Wenn diese Option aktiviert ist, können Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit manuell eingeben und können am Widget nur ihre Arbeitszeit ablesen, damit aber nicht ein- oder ausstempeln.
Widget auf dem Desktop, wenn Mitarbeiter Startzeit bereits eingegeben hat | Widget auf dem Desktop, wenn Mitarbeiter Startzeit noch nicht eingegeben hat |
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6. Zeiteinträge von Mitarbeitern bearbeiten
Wenn Du einen Anwesenheitskonflikt lösen oder einen Zeiteintrag aus anderen Gründen ändern musst:
Gehe zu Mitarbeiter > Wähle die entsprechende Person aus
Gehe im horizontalen Menü auf Anwesenheit
Wähle einen Tag aus und bearbeite den Zeiteintrag (Start- oder Endzeit oder Pausenzeit(en) der Person
Kategorie hinzufügen, Eintrag kopieren oder löschen
Verwende die Symbole neben dem Kommentar-Feld, um eine Kategorie hinzuzufügen, einen Eintrag zu kopieren oder zu löschen. |  |
Erfahre hier alles über die Genehmigung von Zeiteinträgen Deiner Mitarbeiter.
7. Kiosk-PIN-Code
Deine Mitarbeiter erhalten einen einzigartigen PIN-Code, mit dem sie sich über das Kiosk-Terminal ein- und ausstempeln können.
Sobald Du Mitarbeiter einer Richtlinie mit der bevorzugten Zeiterfassungsmethode PIN-Code hinzufügst, erhalten sie eine Benachrichtigung mit ihrem PIN-Code per E-Mail, Push-Benachrichtigung oder Kenjo-Desktop-Benachrichtigung.
Lies diesen Artikel, um mehr über den Check-in per Kiosk zu erfahren.
Kiosk-QR-Code
Beachte, dass Mitarbeiter in einer Richtlinie mit aktiviertem Kiosk die Stempeluhr nicht mehr nutzen können. Wenn Du den QR-Code aktivierst, ersetzt der QR-Code-Scanner die Stempeluhr.
Mitarbeiter müssen den QR-Code am Kiosk mit ihrem Smartphone scannen, um den Ein- und Ausstempelvorgang zu starten.
8. Zeiterfassung über API
Wenn Du die Zeit nur über API oder Import erfassen möchtest, wähle einfach keine anderen Methoden aus. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter die über die API oder den Import erfassten Einträge nicht ändern können, und Konflikte mit anderen Zeiterfassungsmethoden vermeiden.
Weitere Informationen über die API-Integration findest Du im folgenden Artikel.