In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Zeiterfassungsmethoden für Dein Unternehmen aktivierst und konfigurierst, sowie die One-Click-Zeiterfassung für PC-Arbeitsplätze, die Mobile App für den Außendienst und Geofencing-Radien einrichtest. Du lernst, wie Du die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten je nach Arbeitsort Deiner Mitarbeiter optimal nutzt. Dieser Artikel ist für Administratoren relevant, die die Arbeitszeiterfassung zentral im Unternehmen einführen möchten.
1. Zeiterfassungsmodul global aktivieren
Falls Du die Arbeitszeiterfassung für Dein Unternehmen nutzen willst, dann musst Du die Funktion in den Grundeinstellungen freischalten. Falls Du hier die Aktivierung vornimmst, dann stehen Dir alle weiteren Konfigurationsmöglichkeiten offen.
Navigiere zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Methoden der Zeiterfassung.
Aktiviere die gewünschten Zeiterfassungsmethoden.
Lege die Ruhe- und Schichtregeln für die Richtlinie fest
2. One-Click-Zeiterfassung für PC-Arbeitsplätze einrichten
Falls Deine Mitarbeiter hauptsächlich im Büro oder Homeoffice arbeiten, dann ist die One-Click-Zeiterfassung die effizienteste Methode. Falls der Mitarbeiter seinen Arbeitstag beginnt, dann startet er die Erfassung mit nur einem Klick in seinem Browser.
Wähle unter den Richtlinieneinstellungen die Option One-Click-Zeiterfassung aus.
Erlaube optional die manuelle Korrektur der gestempelten Zeiten durch Mitarbeiter.
Prüfe, ob das Widget auf dem Dashboard der Mitarbeiter korrekt angezeigt wird.
3. Mobile App für den Außendienst freischalten
Falls Dein Team viel unterwegs ist, dann bietet die Mobile App die nötige Flexibilität. Falls Du den mobilen Zugriff erlaubst, dann können Deine Mitarbeiter ihre Zeiten bequem per Smartphone erfassen.
Stelle sicher, dass die One-Click-Zeiterfassung oder Verwaltung der Arbeitszeittabellen in den Richtlinieneinstellungen aktiviert ist.
Informiere Deine Mitarbeiter, dass sie die Kenjo-App aus dem App Store oder Play Store herunterladen müssen.
Prüfe das die Anmeldung über die App für Deine Mitarbeiter funktioniert
Hinweis: Falls ein Mitarbeiter im Funkloch stempelt, dann speichert die App den Zeitstempel lokal. Falls die Verbindung wiederhergestellt ist, dann werden die Daten automatisch mit dem Server abgeglichen.
4. Geofencing-Radien für Standorte festlegen
Falls Du sicherstellen willst, dass die Zeiterfassung nur an einem bestimmten Arbeitsort erfolgt, dann nutzt Du die Geolocation-Funktion. Falls der Mitarbeiter den definierten Bereich verlässt, dann wird das Stempeln über die App blockiert.
Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen > Geolocation.
Erstelle einen neuen Standort oder wähle einen bestehenden aus.
Definiere einen Radius (z. B. 100 Meter) um die Adresse.
Speichere die Einstellungen, um den Standortschutz zu aktivieren.
5. GPS-Standorterfassung konfigurieren
Falls Du zwar keinen festen Radius erzwingen willst, aber dennoch wissen musst, wo die Arbeit begann, dann nutzt Du das reine GPS-Tracking. Falls der Mitarbeiter stempelt, dann speichert Kenjo die exakten Koordinaten zum jeweiligen Zeitstempel ab.
Aktiviere die Option Standort anfordern in den mobilen Einstellungen.
Prüfe später in der Zeiterfassungsübersicht die hinterlegte Karte für jeden Eintrag.
Beispiel: Falls ein Bauleiter auf verschiedenen Baustellen arbeitet, dann stempelt er sich an jedem neuen Ort ein. Falls Du den Eintrag prüfst, dann siehst Du in Kenjo sofort, auf welcher Baustelle er sich zu diesem Zeitpunkt befunden hat.
6. Kiosk-Modus für Gemeinschaftsgeräte aktivieren
Falls Deine Mitarbeiter keinen eigenen PC-Arbeitsplatz haben, dann ist der Kiosk-Modus die beste Wahl. Falls Du ein zentrales Tablet (Terminal) einrichtest, dann können sich alle Mitarbeiter nacheinander an demselben Gerät ein- und ausstempeln.
Navigiere zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen > Terminal & Sessions.
Aktiviere die Zeiterfassungsterminal-Funktion
Lege über die Richtlinieneinstellungen fest ob Mitarbeiter sich mit einer PIN oder einem QR-Code einloggen.
Lies diesen Artikel,[Link EInfügen] um mehr über den Check-in per Kiosk zu erfahren.
7. Digitale Terminals für Standorte erstellen
Falls Du den Kiosk-Modus nutzt, dann musst Du für jedes Tablet ein eigenes Terminal im System anlegen. Falls Du ein neues Terminal erstellst, dann generiert Kenjo einen spezifischen Aktivierungscode.
Nutze die URL um Dich auf dem jeweiligen Gerät anzumelden.
Gib dem Gerät einen eindeutigen Namen (z. B. "Haupteingang" oder "Pausenraum").
Verknüpfe das Terminal mit einem physischen Standort.
Speichere Deine Einstellungen
8. PIN-Management für Mitarbeiter steuern
Falls der Kiosk-Modus aktiv ist, dann identifiziert sich jeder Mitarbeiter über eine persönliche PIN. Falls Du die PIN verwaltest, dann stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher.
Weise Deine Mitarbeiter an, ihre PIN in ihrem persönlichen Profil unter Einstellungen > Zeiterfassung einzusehen.
Falls ein Mitarbeiter seine PIN ändern will, dann kann er dies dort selbstständig tun.
Falls Du als Admin eine PIN manuell vergeben willst, dann tue dies direkt in den Stammdaten des Mitarbeiters.
Vorschlag: Drucke eine kurze Anleitung für das Terminal aus und hänge sie daneben auf. Falls die Mitarbeiter wissen, wie sie ihre PIN eingeben müssen, dann vermeidest Du Staus am Eingang während des Schichtwechsels.
9. Manuelle Nacherfassung regulieren
Falls Du volle Kontrolle über die Echtheit der Daten willst, dann kannst Du die manuelle Nacherfassung einschränken. Falls ein Mitarbeiter eine Zeit vergessen hat, dann muss er diese nacherfassen; falls Du dies verbietest, dann kann nur ein Manager Korrekturen vornehmen.
Entscheide für jede Richtlinie einzeln, ob die manuelle Eingabe erlaubt ist.
Lege fest, wie viele Tage rückwirkend eine Korrektur durch den Mitarbeiter möglich sein soll.
10. Zeiterfassung über API
Wenn Du die Zeit nur über API oder Import erfassen möchtest, wähle einfach keine anderen Methoden aus. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter die über die API oder den Import erfassten Einträge nicht ändern können, und Konflikte mit anderen Zeiterfassungsmethoden vermeiden.