Als DSP-Inhaber oder Personalverantwortliche ist das korrekte Aufsetzen von Anwesenheits- und Abwesenheitsrichtlinien entscheidend, damit Zeiterfassung, Überstunden und Urlaubsverwaltung reibungslos funktionieren. Dieser Artikel führt Dich durch die wichtigsten Einstellungen: Anwesenheitsrichtlinien, Abwesenheitsrichtlinien, Überstunden und Analytics.
Schau Dir gerne unser Video zu Anwesenheits- und Abwesenheitsrichtlinien an – dort lernst Du alles, was für Schritt 2 Deines Onboardings wichtig ist:
Anwesenheitseinstellungen
Zeiterfassungsübersicht aktivieren
Navigiere zu Einstellungen > Anwesenheit > Übersicht und aktiviere die Zeiterfassungsübersicht. Diese gibt Dir als Admin einen schnellen Überblick darüber, bei welchen Mitarbeitern die Zeiterfassung aktiv ist – und ermöglicht es Dir, direkt über die linke Menüleiste Deine eigene Stempeluhr zu nutzen.
Tagesansicht & Zeiten korrigieren
In der Tagesansicht kannst Du Anwesenheitszeiten Deiner Mitarbeiter direkt einsehen und bei Bedarf korrigieren. Kenjo erkennt automatisch Konflikte – zum Beispiel wenn ein Eintrag die zulässige Arbeitszeit überschreitet.
Wichtig für DSPs: Kenjo setzt automatisch ein Limit von 9 Stunden 59 Minuten pro Tag. Einträge, die dieses Limit überschreiten, werden als Konflikt markiert und müssen manuell geprüft und korrigiert werden.
Du kannst außerdem den sogenannten Log eines Anwesenheitseintrags einsehen – dieser zeigt Dir genau, wie die Zeiten zustande gekommen sind und wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
Anwesenheitsrichtlinien erstellen
Unter Einstellungen > Anwesenheit > Richtlinien legst Du fest, wie Zeiterfassung für Deine Mitarbeiter funktioniert. Erstelle eine neue Richtlinie und vergib zunächst einen Namen und optional eine Beschreibung (nur intern sichtbar).
Wichtig: Ohne eine zugewiesene Anwesenheitsrichtlinie können Deine Mitarbeiter keine Zeiten erfassen. Die Zuweisung der Richtlinie ist ein Pflichtschritt!
Methode zur Zeiterfassung wählen
Kenjo bietet vier Methoden zur Zeiterfassung an:
One-Click-Zeiterfassung: Der Mitarbeiter stempelt über den Desktop oder die App – immer in Echtzeit, nicht rückwirkend oder in der Zukunft. Optional kann die Standorterfassung (Geolocation) aktiviert werden.
PIN oder QR-Code: Ideal in Kombination mit der kostenlosen Kenjo Kiosk App (erhältlich im Google Play Store und Apple App Store). Mitarbeiter melden sich vor Ort am Tablet oder Terminal per PIN oder QR-Code an.
Standorterfassung (Geolocation): Mitarbeiter können nur einstempeln, wenn sie sich im definierten Radius um einen hinterlegten Standort befinden. Standorte werden mit Name, Adresse und einem Radius von 100, 500 oder 1000 Metern konfiguriert.
Manuelle Zeiterfassung: Mitarbeiter oder Admins tragen Zeiten nachträglich ein.
Empfehlung für DSPs: Die One-Click-Zeiterfassung ist die einfachste Lösung für den Einstieg. Falls Du ein gemeinsames Gerät an der Station hast, bietet sich die Kenjo Kiosk App mit PIN oder QR-Code an.
Schichtregeln
Unter Schichtregeln kannst Du Mindest- und Höchstarbeitszeiten pro Schicht definieren. Einträge, die diese Grenzen überschreiten, werden automatisch als Konflikt markiert.
Ruheregeln
Hier legst Du fest, wie viel Ruhezeit zwischen zwei Schichten mindestens liegen muss. Werden Schichten zu kurz hintereinander eingetragen, erkennt Kenjo dies als Konflikt.
Automatische Pause
Du kannst eine automatische Pause konfigurieren, die ab einer bestimmten Arbeitszeit automatisch von der erfassten Zeit abgezogen wird – ohne dass der Mitarbeiter aktiv eine Pause stempeln muss.
Überstunden konfigurieren
In Deiner erstellten Anwesenheitsrichtlinie legst Du fest, wie Mehrarbeit berechnet und vergütet wird.
Überstunden zulassen: Damit Arbeitszeiten als Überstunden erfasst werden können, musst Du die Funktion Überstunden zulassen aktivieren. Lege danach eine Berechnungsmethode fest:
Berechnungsmethode wählen
Kenjo bietet zwei empfohlene Methoden zur Überstundenberechnung:
Monatlich erwartet: Überstunden werden auf Basis der monatlich erwarteten Sollstunden berechnet.
Verstetigt / Durchschnitt: Die Berechnung erfolgt auf Basis eines Durchschnittswerts über einen definierten Zeitraum.
Zusätzlich kannst Du einstellen, ob Feiertage und Abwesenheiten bei der Berechnung der Sollstunden abgezogen werden sollen.
Vergütungsregeln
Du kannst festlegen, ob und wie Überstunden vergütet werden – zum Beispiel als Auszahlung oder als manuelle Anpassung in der Lohnabrechnung. Diese Einstellungen sind je nach Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) relevant.
Abwesenheitsrichtlinien erstellen
Unter Einstellungen > Abwesenheit > Richtlinien legst Du fest, wie Urlaub und andere Abwesenheiten für Deine Mitarbeiter funktionieren.
Wichtig: Ohne eine zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie können weder Du noch Deine Mitarbeiter Abwesenheiten einreichen. Die Zuweisung der Richtlinie ist ein Pflichtschritt!
Abwesenheitsrichtlinien am Beispiel Bezahlte Abwesenheitsart / Urlaub
Grundanspruch definieren
Lege den jährlichen Grundanspruch (z. B. 24 Urlaubstage) für die Richtlinie fest. Dieser gilt als Basis für alle zugewiesenen Mitarbeiter.
Kontostand & negativer Saldo
Du kannst festlegen, ob Mitarbeiter einen negativen Urlaubskontostand haben dürfen:
Negativen Saldo erlauben (unbegrenzt)
Negativen Saldo auf ein Maximum begrenzen (z. B. maximal minus 10 Tage)
Negativen Saldo nicht erlauben
Übertrag & Verfall
Nicht genommener Urlaub kann ins nächste Jahr übertragen werden. Du kannst den Übertrag auf folgende Weisen konfigurieren:
Maximaler Übertrag: Nur ein festgelegtes Maximum wird übertragen.
Verbleibendes Guthaben: Der gesamte Restanspruch wird übertragen.
Mit Verfall: Nicht genutzter Übertrag verfällt nach einem definierten Datum automatisch.
Tipp: Wenn Du einen Verfall aktivierst, läuft dieser am Jahresende automatisch ab – ohne manuellen Eingriff.
Abzugsregel festlegen
Die Abzugsregel bestimmt, wie Urlaubstage gezählt werden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter (Vollzeit Mo–Fr) reicht Urlaub von Montag bis Sonntag ein – das sind 7 Kalendertage, aber es sollten nur 5 Arbeitstage abgezogen werden.
Wichtig: Wähle als Abzugsregel immer Arbeitsplan – nicht Kalendertage! Die Option „Kalendertage" zieht jeden Tag ab, auch Wochenenden, was zu einer falschen Berechnung führt.
Weitere Einstellungen
Selbstständiges Einreichen: Du kannst festlegen, ob Mitarbeiter Abwesenheiten selbst einreichen können oder ob dies ausschließlich durch den Admin oder Dispatcher erfolgt.
Probezeit: Während der Probezeit kann die Einreichung von Abwesenheiten gesperrt werden.
Halbtägige Freistellung: Wenn gewünscht, können auch halbe Urlaubstage aktiviert werden.
Richtlinie den Mitarbeitern zuweisen
Sobald die Richtlinie erstellt ist, muss sie jedem Mitarbeiter zugewiesen werden, damit das System weiß, welche Regeln für wen gelten.
Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheit > Richtlinien.
Wähle die entsprechende Richtlinie aus.
Klicke auf Mitglieder und füge die gewünschten Mitarbeiter hinzu.
Wichtiger Hinweis: Ohne zugewiesene Richtlinie können weder Du noch Deine Mitarbeiter Abwesenheiten einreichen oder einsehen. Die Zuweisung ist zwingend erforderlich.
Analytics
Unter Analytics > Dashboards findest Du Berichte zu Anwesenheit und Abwesenheit Deiner Mitarbeiter. Diese helfen Dir, einen Überblick über Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Urlaubsguthaben zu behalten.
Nächste Schritte & Checkliste
Sobald Du die Anwesenheits- und Abwesenheitseinstellungen abgeschlossen hast, empfehlen wir Dir folgende Punkte zu prüfen:
Ist die Zeiterfassungsübersicht aktiviert?
Ist eine Anwesenheitsrichtlinie mit der richtigen Methode erstellt und allen Mitarbeitern zugewiesen?
Sind Schicht- und Ruheregeln sowie ggf. eine automatische Pause konfiguriert?
Sind die Überstunden korrekt definiert (Berechnungsmethode, Feiertage, Vergütung)?
Ist eine Abwesenheitsrichtlinie erstellt und allen Mitarbeitern zugewiesen?
Ist die Abzugsregel auf „Arbeitsplan" gestellt (nicht Kalendertage)?
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Onboarding Session 3: Vorbereitende Lohnabrechnung