Zeiterfassung aktivieren
Bevor Mitarbeiter ihre Anwesenheit erfassen können, muss die Zeiterfassung für Dein Unternehmen und für die betroffenen Mitarbeiter aktiviert sein.
Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit.
Aktiviere die Zeiterfassung für Dein Unternehmen.
Öffne das Profil eines Mitarbeiters und aktiviere dort ebenfalls die Zeiterfassung, damit die Erfassungsfunktion in seinem Konto sichtbar wird.
Wenn Du die Einstellung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ändern möchtest, nutze im Mitarbeiterbereich die Sammelaktion anstatt jedes Profil einzeln zu öffnen.
Anwesenheitsrichtlinie erstellen und zuweisen
Die Anwesenheitsrichtlinie legt fest, wie Mitarbeiter ihre Zeit erfassen und welche Regeln dabei gelten. Jedes Unternehmen startet mit einer Standardrichtlinie, die nicht gelöscht oder umbenannt werden kann, aber angepasst werden darf.
Klicke auf Richtlinie erstellen und folge dem Assistenten.
Wähle die Erfassungsmethode: manuelle Zeittabelle, One-Click-Erfassung (Start/Stopp) oder Erfassung über ein Terminal (Kiosk-App oder Drittanbieter-Terminal per PIN/QR-Code).
Lege optional Schicht-, Pausen- und Ruhezeitregeln fest (siehe Abschnitt „Schicht- und Ruheregeln festlegen").
Weise die Richtlinie den betroffenen Mitarbeitern, Teams oder Standorten zu.
Ein Mitarbeiter kann jeweils nur einer Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein. Wenn Teams unterschiedliche Erfassungsmethoden oder Regeln benötigen (z. B. Terminal am Standort vs. mobile Erfassung im Homeoffice), erstelle für jede Gruppe eine eigene Richtlinie.
Arbeitspläne einrichten
Der Arbeitsplan definiert, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Tag oder Woche arbeiten soll (Sollstunden), und wird zusammen mit der Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen.
Verteilung | Wann verwenden |
Fest | Mitarbeiter mit identischen Arbeitstagen und -zeiten jede Woche (z. B. Mo–Fr, 9–17 Uhr). |
Flexibel | Mitarbeiter mit "Vertrauensarbeitszeit": nur die Gesamtstunden pro Tag sind fix, Beginn und Ende des Arbeitstages sind flexibel. |
Unregelmäßig | Unregelmäßige Arbeitspläne, bei denen nur ein Minimum und Maximum an Tagen und Stunden pro Woche oder Monat definiert wird (z. B. Schichtmodelle mit wechselnder Auslastung). |
Klicke auf Arbeitsplan erstellen.
Wähle zwischen einem regulären Arbeitsplan (feste Tage/Zeiten) oder einem unregelmäßigen Arbeitsplan (flexibel oder keine Verteilung) und lege die Werte fest.
Weise den Arbeitsplan den betroffenen Mitarbeitern zu.
Bei unregelmäßigen Arbeitsplänen gilt für die tägliche Sollstunden-Anzeige folgende Priorität: Schichtplan vor Arbeitsplan vor Vertrag. Ist für einen Tag keine Schicht geplant, zieht Kenjo die Werte aus dem Arbeitsplan bzw. ersatzweise aus dem Vertrag heran.
Schicht- und Ruheregeln festlegen
Innerhalb der Anwesenheitsrichtlinie kannst Du zusätzliche Regeln definieren, die Verstöße gegen Schicht-, Pausen- oder Ruhezeiten sichtbar machen.
Maximale Schichtdauer: legt fest, wie viele Stunden am Stück gearbeitet werden dürfen.
Pflichtpausen: definieren, ab welcher Arbeitsdauer eine Pause erforderlich ist.
Mindestruhezeit: legt die Erholungszeit zwischen zwei Schichten fest.
Automatischer Pausenabzug: zieht nach einer definierten Arbeitsdauer automatisch eine Pause ab (verfügbar je nach Tarif).
Beachte: Kenjo blockiert Zeiteinträge bei einer Regelverletzung nicht automatisch. Stattdessen wird ein Konflikt markiert, den ein Admin prüfen und manuell klären muss. Regeln gelten außerdem nicht rückwirkend: Änderst Du eine Regel, wirkt sie sich nur auf neue Zeiteinträge aus, nicht auf bereits erfasste.
Konflikte findest Du gesammelt in der Zeiterfassungsübersicht (siehe Abschnitt „Zeiterfassungsübersicht nutzen").
Überstundenkompensation einrichten
Anders als Anwesenheitsrichtlinien oder Arbeitspläne wird Überstundenmanagement in Kenjo nicht als zuweisbare Richtlinie verwaltet, sondern individuell pro Mitarbeiter konfiguriert (Mehrfachauswahl für Bulk-Bearbeitung möglich).
Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Überstunden.
Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus und klicke auf „Überstundenkompensation bearbeiten".
Aktiviere „Überstunden erfassen", um die Differenz zwischen erfassten und erwarteten Stunden ab einem festgelegten Datum („Berechnen ab") als Überstunden zu zählen.
Aktiviere optional „Übertragen in nächsten Monat", damit nicht ausgeglichene Überstunden in den Folgemonat mitgenommen werden.
Aktiviere optional „Minusstunden erlauben" (Überstundenbilanz = Startbilanz + erfasste Stunden − erwartete Stunden).Lege optional einen „Überstunden-Verzicht" fest (z. B. 30 Min/Tag) — erst danach beginnt die Überstundenzählung.
Bei Mehrfachauswahl mit unterschiedlichen bestehenden Einstellungen: Hake nur die Felder an, die Du überschreiben möchtest — nicht angehakte Felder bleiben je Mitarbeiter unverändert.
Beachte: Änderungen lösen eine Neuberechnung aus, die nachts läuft — das Ergebnis ist erst am Folgetag in der Zeiterfassungsübersicht sichtbar. Für Mitarbeiter mit unregelmäßigem Arbeitsplan (Keine Verteilung) ist die Überstundenberechnung aktuell nicht verfügbar. Überstundenkompensation und die neue Zeitkonto-Sichtbarkeit schließen sich pro Mitarbeiter aus — ist Überstundenkompensation aktiv, kann für diesen Mitarbeiter kein Zeitsaldo angezeigt werden.
Kategorien für die Zeiterfassung einrichten (optional)
Mit Kategorien kannst Du erfasste Zeit näher beschreiben, zum Beispiel Homeoffice, Kundentermin oder interne Meetings. Kategorien dienen der Auswertung, nicht der Genehmigung — anders als Abwesenheiten benötigen sie keine Freigabe.
Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Kategorien und aktiviere die Funktion.
Klicke auf Kategorie erstellen, vergib einen Namen und eine Farbe.
Lege fest, welche Mitarbeiter oder Teams die Kategorie sehen und auswählen können.
Lohnzuschläge einrichten
Lohnzuschläge berechnen automatisch einen prozentualen Aufschlag (z. B. 125 % oder 150 %) auf den Stundenlohn, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Diese Bedingungen kannst du in den folgenden Schritten konfigurieren.
Klicke auf Zuschlag hinzufügen und vergib einen Namen sowie den Prozentsatz.
Lege die Bedingung fest, unter der der Zuschlag greift: eine bestimmte Anwesenheitskategorie, Feiertage oder bestimmte Wochentage und Uhrzeiten.
Weise den Zuschlag den betroffenen Mitarbeitern zu.
Beachte: Kenjo berechnet Zuschläge aktuell nur anhand der oben genannten Bedingungen (Kategorie, Feiertag, Wochentag/Uhrzeit). Ein automatischer Zuschlag ab einer bestimmten Anzahl geleisteter Überstunden (z. B. „ab der 9. Stunde") ist derzeit nicht möglich und muss manuell nachgehalten werden.
Zeiteinträge genehmigen
Bevor Zeiterfassungen an die Lohnabrechnung übergeben werden, solltest Du sie prüfen und genehmigen — danach können sie von Mitarbeitern nicht mehr verändert werden.
Gehe im Mitarbeiterprofile in den Reiter Anwesenheit
Wähle den gewünschten Zeitraum (Woche, Monat oder individuellen Zeitraum).
Prüfe die Einträge einzeln oder nutze die Sammelaktion in Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht > Auswahl des Zeitraums > Aktion > Alle Einträge genehmigen, um mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu genehmigen.
Tipp: Genehmige Zeiteinträge regelmäßig vor der Lohnabrechnung. Nicht genehmigte Einträge können weiterhin bearbeitet werden, was zu Abweichungen in der Abrechnung führen kann.
Zeiterfassungsübersicht nutzen
Die Zeiterfassungsübersicht zeigt Dir auf einen Blick, ob Mitarbeiter ihre Sollstunden erreichen und wo Konflikte offen sind.
Gehe zu Anwesenheit > Übersicht.
Wechsle zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
Vergleiche Sollstunden und Iststunden je Mitarbeiter; Abweichungen werden als Konflikt hervorgehoben.
Nutze die Monatsprognose, um frühzeitig zu erkennen, ob ein Mitarbeiter seine Sollstunden bis Monatsende voraussichtlich erreicht.
Häufige Fragen - Anwesenheit einrichten
Warum kann ein Mitarbeiter seine Zeit nicht erfassen?
Prüfe, ob die Zeiterfassung im Mitarbeiterprofil aktiviert ist und ob dem Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen wurde. Ohne beides ist die Erfassungsfunktion für ihn nicht sichtbar.
Können wir Überstundenzuschläge automatisch ab einer bestimmten Stundenzahl berechnen lassen?
Nein. Zuschläge lassen sich aktuell nur an eine Kategorie, einen Feiertag oder bestimmte Wochentage/Uhrzeiten knüpfen, nicht an eine Überstundenschwelle. Diese Fälle müssen derzeit manuell nachgehalten werden.
Warum wird die Pause nicht automatisch von der Arbeitszeit abgezogen?
Der automatische Pausenabzug muss in der Anwesenheitsrichtlinie aktiv konfiguriert sein und steht je nach Tarif zur Verfügung. Ist er nicht aktiviert, müssen Mitarbeiter Pausen manuell erfassen.
Warum sehe ich einen Konflikt, obwohl ich die Regel gerade erst geändert habe?
Regeländerungen wirken sich nur auf neue Zeiteinträge aus. Bereits bestehende Einträge, die vor der Änderung erfasst wurden, behalten ihren ursprünglichen Status und ausgelöste Konflikte bleiben bestehen.
Wie genehmige ich die Zeiteinträge mehrerer Mitarbeiter auf einmal?
Nutze in der Genehmigungsübersicht die Sammelaktion, um alle ausgewählten Einträge eines Zeitraums gleichzeitig zu genehmigen, statt jeden Eintrag einzeln zu öffnen.