Zeiterfassung aktivieren
Zeiterfassung für das Unternehmen aktivieren
Gehe zu Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit.
Schiebe den Regler nach rechts, um das Anwesenheitsmodul für Dein Unternehmen zu aktivieren.
Zeiterfassung für einen Mitarbeiter aktivieren
Öffne das Mitarbeiterprofil unter Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Persönlich.
Aktiviere die Option Zeiterfassung aktivieren.
Sobald die Zeiterfassung aktiviert ist, sehen Du und der Mitarbeiter im Profil den zusätzlichen Reiter Anwesenheit.
Zeiterfassung per Sammelaktion aktivieren
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Zeiterfassung aktivieren.
Wähle über die Checkbox einen oder mehrere Mitarbeiter aus. Du kannst nach Richtlinie, Status, Büro und Abteilung filtern.
Klicke auf Aktionen und wähle Zeiterfassung aktivieren oder Zeiterfassung deaktivieren.
Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter keine aktivierte Zeiterfassung hat, kann er seine Anwesenheit nicht erfassen – unabhängig von der zugewiesenen Richtlinie.
Erfassungsmethoden im Überblick
Die Erfassungsmethode legt fest, wie Mitarbeiter ein- und auschecken – sie ist der Kern jeder Anwesenheitsrichtlinie. Du wählst die Methode(n) beim Erstellen der Richtlinie und kannst sie jederzeit im Bearbeitungsmodus ändern. Es gibt drei Methoden:
Verwaltung der Arbeitszeittabelle
Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten manuell ein und bearbeiten sie – sie erfassen Start, Ende und Pausen selbst, statt in Echtzeit zu stempeln. Geeignet für Mitarbeiter, die ihre Zeiten rückblickend eintragen. Funktioniert auf Desktop und in der App und unterstützt die Standorterfassung in der App.
Stempeluhr
Mitarbeiter checken in Echtzeit per Klick ein und aus – ein Klick startet die Arbeitszeit, ein weiterer beendet sie. Geeignet für Mitarbeiter, die zu Arbeitsbeginn und -ende aktiv stempeln. Funktioniert auf Desktop und in der App und unterstützt die Standorterfassung in der App.
Zeiterfassungsterminal
Mehrere Mitarbeiter checken über ein gemeinsames Gerät ein und aus, z. B. ein Tablet am Eingang. Mit PIN-Code-Methode geeignet für Standorte, an denen Mitarbeiter keine persönlichen Geräte nutzen. Du musst mindestens eine der beiden folgenden Check-in-Methoden aktivieren:
PIN-Code: Der Mitarbeiter checkt mit einem persönlichen, sicheren PIN-Code am Terminal ein. Kein Smartphone erforderlich.
QR-Code: Der Mitarbeiter scannt einen QR-Code, der auf dem Terminal angezeigt wird. Ein Smartphone ist erforderlich.
Methoden im Überblick
Methode | Gerät | Smartphone | Standorterfassung |
Verwaltung der Arbeitszeittabelle | Desktop & App | nein | ja (in der App) |
Stempeluhr | Desktop & App | nein | ja (in der App) |
Zeiterfassungsterminal – PIN-Code | gemeinsames Terminal | nein | nein |
Zeiterfassungsterminal – QR-Code | gemeinsames Terminal | ja | nein |
Die Standorterfassung funktioniert nur mit Verwaltung der Arbeitszeittabelle oder Stempeluhr. Wenn Du die Zeiterfassung über API oder Datenimport nutzt, wähle keine dieser Methoden aus.
Wichtig: Aktivierst Du zusätzlich zur Stempeluhr eine Terminal-Methode (PIN-Code oder QR-Code), werden Mitarbeiter beim Versuch einzuchecken automatisch zur Terminal-Methode weitergeleitet. Wenn du die Stempeluhr über simples Schieben zum Ein- und Ausstempeln ermöglich willst, musst Du die Terminal-Methode dafür deaktivieren.
Anwesenheitsrichtlinie erstellen
Eine Anwesenheitsrichtlinie ist das Regelwerk, das festlegt, wie eine Gruppe von Mitarbeitern Zeiten erfasst: welche Erfassungsmethoden erlaubt sind und welche Pausen- und Schichtregeln gelten. In jedem Unternehmen gibt es genau eine Standardrichtlinie. Ihr sind automatisch alle Mitarbeiter zugeordnet, die keiner anderen Richtlinie angehören. Du kannst die Standardrichtlinie nicht umbenennen, nicht löschen und nicht als Standard abwählen – ihre Einstellungen (Erfassungsmethoden, Pausen- und Schichtregeln usw.) lassen sich jedoch wie bei jeder anderen Richtlinie bearbeiten. Entfernst Du Mitarbeiter aus einer anderen Richtlinie, fallen sie automatisch wieder unter die Standardrichtlinie.
Beim Erstellen führt Dich ein Assistent durch die Grunddaten: Name, Erfassungsmethoden und Standort. Alle weiteren Einstellungen konfigurierst Du nach dem Erstellen.
Eine neue Richtlinie anlegen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien und klicke auf (+) Neue Richtlinie hinzufügen.
Richtliniendetails: Vergib einen eindeutigen Namen der Richtlinie (erforderlich) und optional eine Beschreibung. Klicke auf Weiter.
Methoden zur Zeiterfassung: Aktiviere die Kästchen der Methoden, die Mitarbeiter dieser Richtlinie nutzen sollen – Verwaltung der Arbeitszeittabelle, Stempeluhr oder Zeiterfassungsterminal (per PIN-Code oder QR-Code). Für die Erfassung über API oder Datenimport wähle keine Methode aus. Klicke auf Weiter.
Standort-Erfassung (optional): Aktiviere Standorterfassung erlauben, um zu prüfen, ob innerhalb eines definierten Radius erfasst wird. Das ist nur möglich, wenn Du Verwaltung der Arbeitszeittabelle oder Stempeluhr aktiviert hast.
Klicke auf Richtlinie erstellen.
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Nach dem Erstellen
Direkt nach dem Erstellen kannst Du wählen, ob Du Mitarbeiter zuordnen oder die Einstellungen weiter bearbeiten möchtest. Mitarbeiter lassen sich auch später zuweisen.
Die erweiterten Einstellungen konfigurierst Du, indem Du die Richtlinie öffnest. Sie sind in zwei Reiter unterteilt: Allgemein (Richtliniendetails, Methoden zur Zeiterfassung, Standort-Erfassung, Berechtigungen) und Regeln (Ruheregeln, Schichtregeln). Die folgenden Abschnitte beschreiben jeden Bereich im Detail.
Mitarbeiter einer Richtlinie zuweisen
Deine neu erstellte Richtlinie ist bereits teilweise einsatzbereit. Weise zuerst Deine Mitarbeiter zu und richte danach die Details ein (Schicht- und Ruheregeln ).
Du kannst Mitarbeiter direkt nach dem Erstellen einer Richtlinie zuordnen oder jederzeit später. Ein Mitarbeiter ist immer genau einer Richtlinie zugeordnet – weist Du einen Mitarbeiter zu, der bereits einer anderen Richtlinie angehört, wird er aus der alten entfernt.
So öffnest Du die Mitarbeiterverwaltung einer Richtlinie:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien.
Klicke beim gewünschten Eintrag auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Mitarbeiter verwalten (oder klicke auf den Link unter Mitarbeiter).
In der Mitarbeiterverwaltung siehst Du für jeden Mitarbeiter den Status der Zeiterfassung (Aktiv, Nicht aktiviert oder Deaktiviert). Die Zuordnung zu einer Richtlinie aktiviert die Zeiterfassung nicht automatisch – ist sie nicht aktiviert, kann der Mitarbeiter trotz Zuordnung keine Zeiten erfassen.
Mitarbeiter zuordnen
Klicke auf (+) Mitarbeiter zuordnen.
Filtere nach Unternehmen, Büro oder Abteilung oder suche den Namen im Suchfeld. Klicke beim gewünschten Mitarbeiter auf das blaue (+), um ihn auszuwählen; über das Papierkorb-Symbol entfernst Du eine Auswahl wieder.
Klicke auf Mitarbeiter zuweisen.
Sind ausgewählte Mitarbeiter bereits einer anderen Richtlinie zugeordnet, bestätige mit Ja, neu zuordnen. Die Einstellungen der neuen Richtlinie gelten ab dem heutigen Tag; für frühere Einträge gelten weiterhin die Regeln der alten Richtlinie.
Zuweisungen später verwalten
Sind einer Richtlinie bereits Mitarbeiter zugeordnet, kannst Du sie über Anwesenheit > Richtlinien > Drei-Punkte-Menü > Mitarbeiter verwalten (3) jederzeit neu zuordnen oder entfernen.
Im Screenshot siehst Du das unter Aktion 3.
Neu zuordnen verschiebt bereits zugewiesene Mitarbeiter auf eine andere Richtlinie:
Wähle die Mitarbeiter über die Checkbox aus – oder alle über die Checkbox in der Kopfzeile Vollständiger Name.
Klicke auf Aktionen > Neu zuordnen, wähle im Dropdown die Zielrichtlinie und bestätige mit Neu zuordnen.
Entfernen nimmt Mitarbeiter aus der Richtlinie:
Wähle die Mitarbeiter über die Checkbox aus.
Klicke auf Aktionen > Entfernen und bestätige mit Entfernen.
Entfernte Mitarbeiter werden automatisch der Standardrichtlinie zugewiesen. Das kann die Berechnung offener Lohnabrechnungsperioden für einige Mitarbeiter beeinflussen.
Bearbeitungsmodus einer Richtlinie öffnen
Deine Richtlinie funktioniert bereits mit den Grunddaten. Über den Bearbeitungsmodus richtest Du die Details ein – Du verfeinerst die Methoden und legst Pausen- und Schichtregeln fest. Diese Einstellungen kannst Du jederzeit anpassen.
Um eine bestehende Richtlinie anzupassen:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien.
Suche die Richtlinie, die Du anpassen möchtest, und klicke am Ende der Zeile auf das Drei-Punkte-Symbol.
Wähle Bearbeiten.
Im Screenshot siehst Du das unter Aktion 2.
Eine Richtlinie löschen
Über Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien > Drei-Punkte-Menü > Löschen entfernst Du eine Richtlinie. Die Standardrichtlinie kann nicht gelöscht werden. Sind der Richtlinie noch Mitarbeiter zugewiesen, musst Du diese zuerst einer anderen Richtlinie zuordnen oder entfernen.
Wenn Du Aktion 2 Bearbeiten wählst, wirst Du in den Bearbeitungsmodus der Richtlinie geführt mit den Reitern Allgemein und Regeln. Die folgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Einstellungen in diesen beiden Reitern.
Standort-Erfassung und Berechtigungen festlegen (Reiter Allgemein)
Standort-Erfassung
Aktiviere Standorterfassung erlauben, um zu prüfen, ob das Ein-/Auschecken innerhalb eines definierten Radius erfolgt. Die Standorterfassung funktioniert nur mit den Methoden Verwaltung der Arbeitszeittabelle oder Stempeluhr und nur, wenn die Mitarbeiter GPS aktiviert haben. Standorte selbst legst Du unter Anwesenheit > Einstellungen > Aktivierung & Standorte an.
Berechtigungen
Bearbeitungsrecht für Anwesenheitseinträge: Wenn Du Anwesenheitseinträge können nicht editiert werden auswählst, können die zugewiesenen Mitarbeiter ihre eigene Anwesenheit nicht manuell bearbeiten. Andernfalls gelten die Berechtigungen aus dem Profil.
Einträge in der Zukunft zulassen: Wenn aktiviert, können Mitarbeiter mit der Methode Verwaltung der Arbeitszeittabelle sowie Vorgesetzte zukünftige Zeiteinträge erstellen und bearbeiten. Einträge aus API oder Datenimport werden dabei nicht auf die Zeitzone geprüft.
Zeiterfassung gesetzeskonform einrichten
Bevor wir uns den eigentlichen Regeln zuwenden, wollen wir dafür sorgen, dass Deine Zeiterfassung gesetzeskonform ist. Dazu sollte sie die tatsächliche Arbeitsrealität abbilden: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen werden aktiv gestempelt – nicht nachträglich eingetragen.
Kenjo weist Dich direkt darauf hin. In jeder Richtlinie findest Du im Tab Regeln den Hinweis zur Gesetzeskonformität.
So unterstützt Dich Kenjo dabei:
Aktives Stempeln: Wähle Zeiterfassungsmethoden, bei denen Mitarbeiter Beginn, Ende und Pausen aktiv erfassen, wie die Stempeluhr oder den Terminal/Kiosk.
Regeln im Tab Regeln: Lege unter Schichtregeln und Ruheregeln fest, wie viele Stunden pro Tag zulässig sind und welche Ruhezeiten eingehalten werden müssen.
Konflikte: Verstöße gegen diese Regeln werden als Konflikt markiert, damit Du sie nachverfolgen kannst.
Wichtig: Kenjo markiert Verstöße als Konflikte, verhindert sie aber nicht automatisch, und Admins können Regeln übergehen. Welche konkreten Vorgaben für Dich gelten – etwa zu Höchstarbeitszeit, Mindestpausen und Ruhezeiten – hängt von Gesetzgebung, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung ab. Prüfe daher Deine eigenen Verpflichtungen.
Schichtregeln einrichten (Reiter Regeln)
Unter Schichtregeln legst Du Regeln für die Zeiteinträge Deiner Mitarbeiter fest. Admins können alle Regeln übergehen. Bei den meisten Regeln wählst Du, wie das System reagiert – zum Beispiel einen Konflikt in der Anwesenheitstabelle anzeigen, die Erstellung blockieren oder den Eintrag automatisch anpassen.
Regel | Wählbares Verhalten |
Maximale Stunden pro Tag | Konflikt anzeigen oder Checkout-Zeit automatisch an das Limit anpassen. Nur Admins können Stunden über das Limit hinaus hinzufügen. |
Limitierungen für das Einchecken | Einchecken vor der geplanten Arbeitszeit sperren (oder erst ab X Minuten davor). Gilt nur für feste Arbeitspläne bzw. zugewiesene Schichten. |
Automatisch erstellter Zeiteintrag | Fügt einen festen Zeiteintrag zur Arbeitszeit hinzu (nicht änderbar, ohne Pausen, optional mit Kategorie). |
Eintrag nicht vollständig | Bei fehlender Endzeit: Konflikt anzeigen oder Mitarbeiter nach einer bestimmten Arbeitszeit automatisch auschecken. |
Überschneidende Schichten | Aktiviert: Konflikt anzeigen. Deaktiviert: Erstellung des Zeiteintrags beim Einchecken blockieren. |
Überschneidung mit einer Abwesenheit | Konflikt anzeigen oder überschneidende Zeiteinträge verhindern. |
Überschneidung mit einem Feiertag | Konflikt anzeigen, wenn ein Zeiteintrag auf einen Feiertag fällt (an/aus). |
Überschneidung mit einem arbeitsfreien Tag | Konflikt anzeigen, wenn ein Zeiteintrag auf einen arbeitsfreien Tag fällt (an/aus). |
Fehlender vollständiger Eintrag | Konflikt anzeigen, wenn an einem Arbeitstag keine Zeit erfasst wurde (wird am Folgetag angezeigt). |
Wichtig: Limitierungen für das Einchecken und Automatisch erstellter Zeiteintrag schließen sich gegenseitig aus. Du kannst die eine Funktion nicht aktivieren, solange die andere aktiv ist.
Die Regeln gelten nicht rückwirkend: Ein neuer Wert gilt ab heute, und für frühere Einträge werden weiterhin Konflikte auf Basis des vorherigen Werts angezeigt.
Hinweis: Die Konflikt-basierten Regeln (Überschneidungen, fehlender bzw. unvollständiger Eintrag) und die Limitierungen für das Einchecken sind Premium-Funktionen und nicht in allen Kenjo-Tarifen enthalten. Sind diese Optionen nicht sichtbar oder ausgegraut, gehören sie nicht zu Deinem Tarif. In dem Fall kannst Du über Einstellungen > Abrechnung ein Upgrade anfragen.
Konflikte in der Anwesenheit verstehen
Mit Konflikten erkennst Du Zeiteinträge, die nicht zu den Regeln der zugewiesenen Richtlinie passen. Wenn Du z.B. in den Abwesenheitseinstellungen konfiguriert hast, dass die maximale Stunden pro Tag 10h betragen, und ein Mitarbeiter 11h Arbeitszeit einstempelt, wird Dir dieser und alle weiteren Konflikte in der Zeiterfassung Übersicht des Mitarbeiters angezeigt.
Hier siehst Du eine Übersicht über die Anwesenheitsregeln in einer Richtlinie, bei denen Du eine Konfliktanzeige einstellen kannst:
Pausen- und Ruheregeln einrichten (Reiter Regeln)
Unter Ruheregeln stellst Du sicher, dass gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden.
Pausen- und Ruheregeln einrichten (Reiter Regeln)
Unter Ruheregeln stellst Du sicher, dass gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden.
Regel | Verhalten / Wirkung |
Minimale tägliche Ruhezeit | Lege unter Pausen Anforderungen fest, wie viel Pause eine bestimmte Arbeitszeit erfordert (z. B. 6 h 1 m Arbeit erfordert 30 m Pause). Bei Nichterfüllung: Konflikt anzeigen oder Erinnerung für den Mitarbeiter. |
Pause zwischen zwei Schichten | Zeigt einen Konflikt, wenn die erforderliche Pausenzeit zwischen zwei Schichten nicht eingehalten wird. |
Bezahlte Pausen | Aktiviert: Pausenzeiten gelten als Arbeitszeit (optional mit Maximum pro Schicht). Deaktiviert: zählen nicht als Arbeitszeit. Wirkt nicht rückwirkend. |
Pausen automatisch abziehen
Mit Pausen automatisch abziehen als Option bei der Regel Minimale tägliche Ruhezeit wird eine Pause automatisch hinzugefügt, wenn die Arbeitszeit die definierte Schwelle überschreitet. Diese Funktion befindet sich in der BETA-Version und berücksichtigt nur einzelne Zeiteinträge.
Wenn ein Mitarbeiter den Tag in mehreren Zeiteinträgen erfasst, wird keine automatische Pause abgezogen. Beispiel: Ein einzelner Eintrag von 8:00–16:00 (8 h) erhält eine automatische Pause; zwei Einträge von 8:00–12:00 und 12:00–16:00 erhalten keine, da kein einzelner Eintrag länger als 6 Stunden ist.
In diesem Video siehst Du wie die Zeiterfassung mit aktiven Regeln zur Standort-Erfassung und minimaler täglicher Ruhezeit (mit beiden Optionen Mitarbeiter erinnern und Pause automatisch hinzufügen) für die Mitarbeiter in der Kenjo App aussieht:
Hinweis: Der automatische Pausenabzug ist eine Premium-Funktion und nicht in allen Kenjo-Tarifen enthalten. Ist die Funktion nicht sichtbar oder ausgegraut, gehört sie nicht zu Deinem Tarif – wende Dich an Dein Kenjo-Team, um sie freizuschalten.
Häufige Fragen
Warum kann ein neuer Mitarbeiter seine Zeit nicht erfassen?
Die Zeiterfassung ist für diesen Mitarbeiter nicht aktiviert oder seiner Richtlinie ist keine Erfassungsmethode zugewiesen. Aktiviere die Zeiterfassung unter Mitarbeiterprofil > Persönlich > Zeiterfassung aktivieren und prüfe die Methoden zur Zeiterfassung in der Richtlinie.
Warum funktioniert der automatische Pausenabzug nicht?
Die Funktion Pausen automatisch abziehen befindet sich in der BETA und berücksichtigt nur einzelne Zeiteinträge. Wenn der Tag in mehreren Einträgen erfasst wurde, wird keine Pause automatisch abgezogen.
Ich habe eine Regel geändert, warum sind alte Einträge weiterhin im Konflikt?
Ruheregeln, Schichtregeln und die maximale Tagesstundenregel gelten nicht rückwirkend. Der neue Wert gilt ab heute; für frühere Einträge zeigt Kenjo weiterhin Konflikte auf Basis des vorherigen Werts an.
Warum kann ich „Limitierungen für das Einchecken" nicht aktivieren?
Diese Funktion lässt sich nicht aktivieren, solange Automatisch erstellter Zeiteintrag aktiv ist – beide schließen sich gegenseitig aus. Deaktiviere zuerst die automatische Zeiteintragserstellung.
Wie weise ich vielen Mitarbeitern gleichzeitig eine Richtlinie zu?
Öffne die Richtlinie, gehe zu Mitarbeiter verwalten > Mitarbeiter zuordnen, filtere nach Büro, Abteilung oder Team und wähle die Mitarbeiter per Checkbox aus.