So funktioniert die Zeiterfassung in Kenjo
Mit der Zeiterfassung erfassen Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital – per Klick, App oder Terminal. Du siehst alle Stunden zentral, kannst sie prüfen und für die Lohnabrechnung verwenden.
Wichtig ist zu verstehen, dass, bevor Deine MItarbeiter Zeiten erfassen können, das System aus Anweseheitsregeln von Dir konfiguriert werden muss. Du legst vorab fest, wer Zeiten erfasst und wie. Danach läuft die Erfassung für Deine Mitarbeiter automatisch.
Drei Dinge müssen zusammenpassen
Damit ein Mitarbeiter Zeiten erfassen kann, müssen drei Dinge gleichzeitig erfüllt sein:
Voraussetzung | Bedeutung |
Das Modul ist aktiviert | Die Anwesenheit ist für Dein Unternehmen eingeschaltet. |
Der Mitarbeiter ist aktiviert | Für diesen Mitarbeiter ist die Zeiterfassung eingeschaltet. |
Eine Richtlinie ist zugewiesen | Die Richtlinie legt fest, wie der Mitarbeiter erfasst – Methode, Pausen und Regeln. |
Sobald Arbeitszeit erfasst wird, vergleicht Kenjo sie mit einem Sollwert an Arbeitsstunden aus dem Arbeitsplan (oder Schichtplan oder den hinterlegten vertraglichen Stunden im Mitarbeiterprofil). Aus diesen Differenz entstehen Mehr- und Minusstunden.
Eine Anwesenheitsrichtlinie ist das Regelwerk, das für eine Gruppe von Mitarbeitern gilt. Ist keine zugewiesen, gilt die Standardrichtlinie.
Fehlt eines der drei Dinge, kann der Mitarbeiter nicht einchecken – auch wenn die anderen beiden stimmen. Das ist die häufigste Ursache, wenn die Zeiterfassung „nicht funktioniert".
Bevor Du startest
Deine Mitarbeiter sind bereits in Kenjo angelegt und aktiviert.
Das Anwesenheitsmodul ist aktiviert. Schalte es unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit für Dein Unternehmen ein.
Einige erweiterte Funktionen – etwa automatischer Pausenabzug, Konfliktregeln oder Limitierungen für das Einchecken – sind Premium-Funktionen und nicht in jedem Tarif enthalten.
Gut zu wissen: Die meisten Einstellungen kannst Du jederzeit ändern. Einige Regeln gelten jedoch nicht rückwirkend – sie wirken ab dem Tag der Änderung, frühere Einträge bleiben unverändert.
In wenigen Schritten zur ersten Zeiterfassung
So bringst Du einen ersten Mitarbeiter zum Einchecken. Erweiterte Einstellungen kannst Du zunächst überspringen.
Mitarbeiter anlegen: Stelle sicher, dass Deine Mitarbeiter unter Mitarbeiter in Kenjo angelegt und aktiviert sind.
Modul aktivieren: Gehe zu Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit und aktiviere den Regler, um die Anwesenheit für Dein Unternehmen einzuschalten. Danach findest Du die Einstellungen unter Anwesenheit > Einstellungen.
Eine einfache Richtlinie erstellen: Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien und klicke auf (+) Neue Richtlinie hinzufügen. Vergib einen Namen und wähle eine Erfassungsmethode – z. B. die Stempeluhr für die Erfassung per Klick.
Mitarbeiter zuordnen und aktivieren: Weise der Richtlinie Deine Mitarbeiter zu und aktiviere für sie die Zeiterfassung. Beides ist nötig – die Zuordnung allein genügt nicht. Du aktivierst Mitarbeiter für die Zeiterfassung über Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Persönlich > Zeiterfassung aktivieren.
Testen: Lass einen Mitarbeiter einchecken oder teste es selbst. Erscheint der Eintrag in der Übersicht, funktioniert die Zeiterfassung.
Was Du später einrichten kannst
Für den Start brauchst Du nur die Schritte oben. Diese Bereiche kannst Du jederzeit später ergänzen:
Bereich | Wofür |
Arbeitspläne und Sollstunden | vertragliche festgelegte Arbeitsstunden (z.B. 40h/Woche) und real erwartete Arbeitsstunden (z.B. 40h- 8h Abwesenheit/Woche), aus denen sich Minusstunden und Mehrarbeit ergeben |
Pausen-, Schicht- und Konfliktregeln | gesetzeskonforme Pausen, Schichtgrenzen und Warnungen |
Überstunden | Berechnung, Auszahlung und Ausgleich |
Lohnzuschläge | Zuschläge für Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit |
Zeiterfassungsterminal | Ein- und Auschecken über ein gemeinsames Gerät |
Du musst nichts davon einrichten, um mit der Zeiterfassung zu starten.
Häufige Fragen
Ich habe eine Richtlinie zugewiesen, warum kann der Mitarbeiter trotzdem nicht einchecken?
Die Zuordnung zu einer Richtlinie aktiviert die Zeiterfassung nicht automatisch. Aktiviere sie zusätzlich für den Mitarbeiter unter Anwesenheit > Einstellungen > Zeiterfassung aktivieren oder im Mitarbeiterprofil > Persönlich. Modul, Aktivierung und Richtlinie müssen alle drei stimmen.
Muss ich alle Einstellungen vornehmen, bevor meine Mitarbeiter starten können?
Nein. Für den Start genügen ein aktiviertes Modul, eine Richtlinie mit einer Erfassungsmethode sowie zugeordnete und aktivierte Mitarbeiter. Arbeitspläne, Überstunden und erweiterte Regeln kannst Du jederzeit später ergänzen.
Wo aktiviere ich die Zeiterfassung für mein Unternehmen?
Schalte die Anwesenheit unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit für Dein Unternehmen ein. Danach findest Du alle modulinternen Einstellungen unter Anwesenheit > Einstellungen – die allgemeinen Optionen unter Anwesenheit > Einstellungen > Allgemein.
Warum sehe ich bestimmte Funktionen wie den automatischen Pausenabzug nicht?
Einige Funktionen wie der automatische Pausenabzug, Konfliktregeln und Limitierungen für das Einchecken sind Premium-Funktionen und nicht in jedem Kenjo-Tarif enthalten. Sind sie ausgegraut oder nicht sichtbar, wende Dich an Dein Kenjo-Team.