In Kenjo basiert jede Abwesenheit auf zwei Ebenen:

Jede Abwesenheitsart benötigt mindestens eine Richtlinie, bevor sie für Mitarbeiter verfügbar ist. Du kannst mehrere Richtlinien pro Abwesenheitsart erstellen — zum Beispiel unterschiedliche Regeln für Vollzeit- und Teilzeitkräfte — aber jedem Mitarbeiter wird nur eine Richtlinie pro Abwesenheitsart zugewiesen.

Auswirkung auf die Anwesenheit: Aktiviere diese Option, wenn die Abwesenheitsart die erwarteten Arbeitsstunden des Mitarbeiters reduzieren soll (z.B. unbezahlter Urlaub). Bei Abwesenheitsarten, bei denen Mitarbeiter weiterhin als arbeitend gelten (z.B. Home Office), lass sie deaktiviert.

Sichtbarkeit:

Begründung: Bestimmt, wie die Abwesenheit im Abwesenheitsraten-Dashboard gewertet wird.

Dokumentenanhang: Erlaube oder verlange das Hochladen von Dokumenten. Du kannst festlegen, ab wie vielen Abwesenheitstagen ein Anhang verpflichtend ist — z.B. Attest ab dem 4. Krankheitstag.

Richtlinienname: Gib einen eindeutigen Namen ein.

Anspruch wird festgelegt in:

Hinweis: Ein Mitarbeiter kann nicht gleichzeitig einer tagesbasierten und einer stundenbasierten Richtlinie derselben Abwesenheitsart zugewiesen sein.

Art des Anspruchs:

Urlaubszyklus beginnt am: Wähle, wann der Jahreszyklus beginnt.

Grundanspruch: Gib die Anzahl der Tage oder Stunden ein.

Wie wird der Anspruch gebildet?

Wann wird der Anspruch dem Mitarbeiter gewährt? (nur bei monatlicher Gewährung)

Klicke Weiter.

Richte automatische Anspruchssteigerungen basierend auf der Betriebszugehörigkeit ein.

Beschäftigungsdauer (Jahre): Ab wie vielen Jahren gilt die Regel? Berechnet ab Eintrittsdatum.

Zusätzliche Anspruchstage/-stunden: Wie viele Tage oder Stunden kommen zum Grundanspruch hinzu?

Beispiel: Zyklusstart 1. Januar, Grundanspruch 24 Tage, wird zu Beginn des Zyklus gewährt.

Zeitachse für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 15. März 2024:

Hinweis: Die zusätzlichen Tage ergeben sich immer aus der Differenz zwischen zwei aufeinanderfolgenden Regeln — nicht aus dem absoluten Wert.

Lege fest, ob der Anspruch für bestimmte Mitarbeiter anteilig berechnet werden soll. Die folgenden Einstellungen sind möglich:

Die Abzugsregel legt fest, welche Tage bei einer Abwesenheitsanfrage vom Guthaben abgezogen werden. Wähle unter Abzug basierend auf eine der drei Optionen. Kurzübersicht über die Bedeutung der Auswahlmöglichkeiten:

Keine weitere Konfiguration nötig. Kenjo zieht automatisch nur die Tage ab, an denen der Mitarbeiter laut seines zugewiesenen Arbeitsplans arbeitet. Feiertage aus dem zugewiesenen Feiertagskalender werden nicht abgezogen.

Alle Kalendertage im Anfragezeitraum werden abgezogen — einschließlich Wochenenden und Feiertage.

Nur für stundenbasierte Richtlinien — wähle zusätzlich, wie die Stunden pro Tag berechnet werden:

Unter Arbeitsplan ist zusätzlich wählbar:

Lege manuell fest, welche Wochentage als Arbeitstage gelten und wie viele Stunden pro Tag gearbeitet werden. Abwesenheiten werden auf Basis dieses Zeitplans abgezogen.

Beispiel — 4-Tage-Woche (Mon–Do):

Bei einer Abwesenheitsanfrage von Montag bis Freitag werden 4 Tage abgezogen — nicht 5.

Jegliche Abwesenheitsarten erscheinen erst dann für Mitarbeiter unter Abwesenheit > Persönlich, wenn ihnen eine Abwesenheits-Richtlinie zugewiesen wurde.

Kenjo berechnet den Startsaldo automatisch auf Basis der Richtlinienregeln und des Mitarbeiterprofils.

Mit der zweistufigen Genehmigung wird eine Abwesenheitsanfrage erst nach zwei unabhängigen Genehmigungen bestätigt — zuerst durch den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dann durch einen zweiten Genehmiger.

Voraussetzung: Die Option Genehmigung erforderlich muss in der jeweiligen Richtlinie aktiviert sein (Schritt 6 unter Abwesenheitsrichtlinie einrichten).

Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung und klicke auf die entsprechende Regel:

Eine Genehmigungsregel lässt sich jederzeit über den Schalter neben Genehmigungsregel aktivieren aktivieren oder deaktivieren. Um eine Regel dauerhaft zu entfernen, klicke das Papierkorbsymbol und bestätige mit Genehmigungsregel löschen. ⚠️ Hinweis: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Feiertage werden in Kenjo über einen Feiertagskalender verwaltet, der separat unter Einstellungen > Feiertage konfiguriert und anschließend unter Einstellungen > Mein Unternehmen dem Unternehmen oder Büro zugewiesen wird.

Entscheide, welche benutzerdefinierten Profile welche Abwesenheits-Berechtigungen besitzen sollen.

Ja. Gehe zu Abwesenheit > Einstellungen, wähle die Richtlinie über das Drei-Punkte-Menü und klicke Bearbeiten. Beim Speichern fragt Kenjo, ab wann die Änderung gelten soll: ab dem aktuellen Zyklus, ab dem nächsten Zyklus oder ab einem benutzerdefinierten Datum. Beachte: Die Einheit (Tage oder Stunden) lässt sich nach der Erstellung nicht mehr ändern. Erstelle in diesem Fall eine neue Richtlinie und weise die Mitarbeiter neu zu.

Eine Abwesenheitsart erscheint nur dann unter Abwesenheit > Persönlich, wenn mindestens eine Richtlinie erstellt und dem Mitarbeiter zugewiesen wurde. Überprüfe beides unter Abwesenheit > Einstellungen und Abwesenheit > Unternehmen.

Das passiert, wenn die Richtlinie Kalendertage als Abzugsregel verwendet. In diesem Fall werden alle Kalendertage gezählt, unabhängig vom Feiertagskalender. Wechsle zu Arbeitsplan, damit Feiertage nicht abgezogen werden.

Der Menüpunkt erscheint nur, wenn mindestens eine Richtlinie mit aktivierter Option Genehmigung erforderlich vorhanden ist. Aktiviere diese Option zunächst in Schritt 6 der Richtlinienkonfiguration.

Nein. Pro Abwesenheitsart kann ein Mitarbeiter nur einer Richtlinie zugewiesen sein. Wenn Du die Richtlinie wechselst, wird die alte automatisch ersetzt.

Alle mit dieser Abwesenheitsart verbundenen Werte — Übertrag, verfügbare Tage, genommene Tage, geplante Tage — werden archiviert. Die Historie wird nicht wiederhergestellt, wenn Du die Richtlinie erneut zuweist.

Mitarbeiter werden nicht angezeigt, wenn sie bereits dieser Richtlinie zugewiesen sind oder einer anderen Richtlinie mit abweichender Einheit (Tage vs. Stunden) zugewiesen sind. Im letzten Fall musst Du zuerst die bestehende Richtlinie entfernen, bevor Du die neue zuweisen kannst.

Das Vertragsende im Mitarbeiterprofil alleine hat keinen Einfluss auf den Anspruch. Du musst in der Richtlinie unter Schritt 3 die Option Anteilig auf der Grundlage des Enddatums aktivieren. Standardmäßig ist dort Keine Anpassung eingestellt.

Änderungen an Anpassungsregeln gelten für bereits zugewiesene Mitarbeiter erst ab dem nächsten Zyklus oder der nächsten Anspruchserteilung. Passe die Salden betroffener Mitarbeiter manuell an, wenn eine sofortige Korrektur nötig ist.